Reter mensagens no Google Chat com o Vault

A regra de retenção padrão é válida para mensagens diretas, mensagens em grupo e espaços do Chat na sua organização.

É possível aplicar regras de retenção personalizadas a vários conjuntos de mensagens:

Quando duas ou mais regras de retenção personalizadas se aplicam a uma mensagem, ela é retida conforme a regra personalizada que expira por último.

Para reter todas as mensagens (diretas, em grupo e nos espaços) com regras de retenção personalizadas, é preciso criar pelo menos duas regras. Crie uma regra para todos os espaços do Chat que cubra as mensagens nas salas e em determinados chats em grupo e outra para a unidade organizacional principal que cubra as mensagens diretas e em grupo.

Saiba mais sobre as diferenças entre mensagens em grupo e espaços.

Observação: ao contrário das regras de retenção do Gmail e do Grupos, não é possível usar termos para direcionar as regras de retenção do Chat às mensagens associadas a contas específicas ou com palavras-chave específicas.

Mensagens diretas

As mensagens diretas (DMs) individuais pertencem à organização do participante do chat que cria a conversa. Geralmente, mas não necessariamente, é a pessoa que envia a primeira mensagem.

Quando os participantes de uma conversa estão na mesma organização, mas são cobertos por regras de retenção diferentes, a mais longa das duas regras de retenção é aplicada. Por exemplo, o participante 1 está em uma unidade organizacional sujeita a uma regra de retenção que limpa as mensagens diretas após sete dias. Ele conversa com o participante 2, que está em uma unidade organizacional sujeita a uma regra de retenção por tempo indeterminado para mensagens diretas. Os dois participantes vão ter acesso às mensagens diretas indefinidamente, e uma pesquisa no Vault para qualquer um dos participantes vai retornar mensagens para os dois usuários indefinidamente. 

Mensagens diretas com usuários externos

Independentemente da propriedade, quando os participantes pertencem a organizações diferentes, as mensagens diretas são retidas de acordo com as regras de retenção de cada organização.

Por exemplo, a Empresa A mantém as mensagens diretas por uma semana, e a Empresa B mantém por dois anos. O Vault vai manter as DMs dos administradores da Empresa A por uma semana e das da Empresa B por dois anos. O Chat tem um período de retenção de 30 dias, que mantém as mensagens por 30 dias após a exclusão por uma política de retenção ou de exclusão automática. Durante esse período, as mensagens continuam disponíveis no Vault. Quando o período de retenção do Chat termina, as mensagens diretas não ficam mais disponíveis no Vault para nenhuma das empresas.

Observação: a política de retenção da organização proprietária é aplicada às conversas na interface do produto, enquanto a política de cada organização é aplicada às mensagens no Vault. Em alguns casos, os usuários têm mais visibilidade das mensagens do que o administrador, como quando o usuário da organização proprietária tem uma política de retenção mais longa do que o administrador convidado. Nesses casos, vamos estender a visibilidade do Vault para corresponder pelo menos à visibilidade do usuário.

Espaços do Chat

Quando você define uma regra de retenção padrão ou cria uma personalizada para o Chat, o Vault retém as mensagens apenas nos espaços do Chat com o histórico ativado. As regras de retenção do Chat definidas para unidades organizacionais não são válidas para as mensagens nos espaços.

Usuários externos nos espaços do Chat

Quando os participantes pertencem a organizações diferentes, a conversa é retida conforme as regras da organização do criador do espaço. Se os usuários da sua organização participarem de espaços de outra organização, as mensagens não ficarão disponíveis no Vault para retenção, guardas de documentos, pesquisa ou exportação.

As regras de retenção do Chat não têm a opção de limpar apenas as mensagens excluídas pelos usuários. Se a regra tiver um período de retenção definido, todas as mensagens serão limpas quando ele expirar.

Se você estiver usando o modo de migração para transferir mensagens para o Chat, todos os espaços precisarão ser migrados em até 30 dias. Se a migração demorar mais de 30 dias, ela será excluída de 

Os espaços no modo de migração têm um ttl de 30 dias, durante o qual um app de migração precisa importar todo o conteúdo para o espaço e sair do modo de migração. Se um espaço não sair do modo de migração em 30 dias, ele será excluído automaticamente do armazenamento. Quando um espaço sai do modo de migração, as regras de retenção padrão do Vault são aplicadas.