Reter arquivos do Drive com o Vault

No seu plano de governança da informação, é possível definir regras de retenção e especificar por quanto tempo os arquivos do Google Drive serão mantidos. Por exemplo, você pode decidir manter alguns arquivos por 7 anos e excluir outros no fim de um período.

Neste artigo, você vai aprender sobre o funcionamento das regras de retenção com itens do Drive, como escolher os dados que serão mantidos, como definir o período e muito mais.

Nesta página

Informações importantes sobre o Drive e a retenção
Sobre escopo, condições e duração
Criar uma regra de retenção personalizada do Drive
Criar a regra de retenção padrão do Drive
Excluir uma regra de retenção personalizada do Drive
Excluir a regra de retenção padrão do Drive

Informações importantes sobre o Drive e a retenção

Antes de definir regras, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e os dados do Drive que podem ser mantidos no Vault.

AVISO: se as regras de retenção forem configuradas incorretamente, dados de contas de usuário poderão ser excluídos de modo permanente e imediato. Tenha cuidado ao criar ou mudar regras de retenção. Recomendamos que você teste as novas regras com alguns usuários antes de aplicá-las a toda a organização.

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O que é possível manter

Dados que são retidos:

Arquivos no Drive e nos drives compartilhados dos usuários
Layouts de e-mail
Arquivos com a criptografia do lado do cliente Google Workspace
Dados do Google Meet (a menos que a retenção do Meet esteja ativada)

Dados que não são retidos:

Pastas e atalhos do Drive
Google Sites (a menos que a retenção do app Sites esteja desativada)
Arquivos vinculados
Arquivos externos compartilhados com os usuários
Sites criados no Google Sites clássico

Observação: por padrão, as regras de retenção do Drive se aplicam aos dados do Meet, mas não aos do Google Sites. Para redefinir quais dados as regras do Drive abrangem, ative as regras específicas do Meet e mude as configurações de retenção do Google Sites.

Veja mais detalhes nas seções dos apps Drive, Meet e Sites em Tipos de serviços e dados compatíveis.

Possíveis atrasos nas regras de retenção

Quando você cria ou atualiza uma regra, a propagação pode levar até 24 horas. Os arquivos excluídos pelos usuários durante esse período não são retidos.
Quando há uma regra definida para excluir arquivos permanentemente depois do período de retenção, a remoção dos arquivos afetados do Drive pode levar até 15 dias. Os itens que não foram excluídos e permanecem no Drive ou em um drive compartilhado de um usuário ficam disponíveis para ele durante esse período.

Retenção em serviços que armazenam dados no Drive

Alguns Serviços do Google armazenam dados no Drive. Esses dados são cobertos pelas regras de retenção do Drive da seguinte maneira:

Produto	Retenção
Jamboard	O Vault retém os Jams salvos nos Drives dos usuários de acordo com as regras de retenção do Drive. Os Jams que não foram salvos são descartados quando a sessão do Jamboard termina e ficam indisponíveis para o Vault.
Google Meet	As gravações do Meet, as observações feitas pelo Gemini e os registros de chat, perguntas e respostas e enquetes no Meet são cobertos pelas regras de retenção do Drive por padrão. Se você quiser gerenciar a retenção de gravações do Meet de forma diferente, configure regras de retenção para o Google Meet. Quando essas regras são ativadas, as regras de retenção do Drive não são válidas para as gravações do Meet.
Google Sites	Por padrão, os Sites seguem as regras de retenção dos Sites. Para reter sites de maneira diferente de outros itens do Drive, configure regras de retenção para os Sites. Quando essas regras são ativadas, as regras de retenção do Drive não são válidas para sites. Se você quiser reter sites como os outros itens no Drive, altere as configurações de retenção para os sites serem retidos pelas regras do Drive.

Produto

Retenção

Jamboard

O Vault retém os Jams salvos nos Drives dos usuários de acordo com as regras de retenção do Drive. Os Jams que não foram salvos são descartados quando a sessão do Jamboard termina e ficam indisponíveis para o Vault.

Google Meet

As gravações do Meet, as observações feitas pelo Gemini e os registros de chat, perguntas e respostas e enquetes no Meet são cobertos pelas regras de retenção do Drive por padrão.

Se você quiser gerenciar a retenção de gravações do Meet de forma diferente, configure regras de retenção para o Google Meet. Quando essas regras são ativadas, as regras de retenção do Drive não são válidas para as gravações do Meet.

Google Sites

Por padrão, os Sites seguem as regras de retenção dos Sites.

Para reter sites de maneira diferente de outros itens do Drive, configure regras de retenção para os Sites. Quando essas regras são ativadas, as regras de retenção do Drive não são válidas para sites.

Se você quiser reter sites como os outros itens no Drive, altere as configurações de retenção para os sites serem retidos pelas regras do Drive.

Comparação entre regras de retenção personalizadas e padrão

Para guardar os dados que atendem a condições específicas por determinado período, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter todos os dados de serviço por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.

Saiba mais sobre os dois tipos de regras de retenção.

Sobre escopo, condições e duração

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Escopo: unidade organizacional ou drive compartilhado

Ao criar uma regra de retenção personalizada, você pode escolher o escopo: Unidade organizacional, Todos os drives compartilhados ou Drives compartilhados específicos.

Unidade organizacional

Quando você aplica uma regra de retenção personalizada a uma unidade organizacional, ela vale para os arquivos pertencentes aos usuários dessa unidade.

Além disso, se você selecionar Usar as regras de retenção do proprietário e dos colaboradores do item do Google Drive em RetençãoConfigurações, a regra também será aplicada aos arquivos no Meu Drive de outro usuário que forem compartilhados diretamente com um usuário na unidade organizacional selecionada. Veja mais informações na seção sobre as configurações da retenção abaixo.

Quando uma regra é definida para excluir dados permanentemente no fim do período, o Vault elimina apenas os dados que pertencem aos usuários daquela unidade organizacional. Os arquivos compartilhados fora da unidade organizacional não são excluídos.

Se você selecionar uma unidade organizacional e selecionar Incluir itens dos drives compartilhados, a regra será aplicada a qualquer item em um drive compartilhado da sua organização se um usuário na unidade organizacional selecionada:

Tiver acesso direto ao item.
For um participante ou convidado de um item compartilhado. Saiba mais sobre como compartilhar arquivos do Drive.
For um participante do drive compartilhado.
For um colaborador ou tiver acesso a uma subpasta do drive compartilhado que contém o item.

As regras não se aplicam a grupos, como os usuários de [email protected] ou Acesso geral.

Todos os drives compartilhados e drives compartilhados específicos

É possível definir uma regra de retenção personalizada que abranja drives compartilhados específicos ou todos eles.

Apenas os escopos Todos os drives compartilhados e Drives compartilhados específicos podem excluir arquivos porque esses drives pertencem à equipe, não a um usuário.

Condições e períodos de retenção de regras com base nos marcadores do Drive

Edições que têm esse recurso: Business Standard e Business Plus, Enterprise, Education Standard e Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus, G Suite Business.

Use os marcadores do Drive para criar regras de retenção personalizadas se você tiver uma dessas edições do Google Workspace. É possível usar as propriedades dos marcadores do Drive para ajustar as condições e o período de retenção de uma regra. Você pode criar regras baseadas em um marcador ou marcador com selo, como Sem definição ou Classificadas.

Por exemplo, vamos supor que um administrador crie uma regra para reter arquivos com base na condição de um marcador do Drive. Na imagem abaixo, o administrador criou a condição antes de 1º de março de 2023 para o marcador Data do contrato.

Em seguida, o administrador usou o marcador do Drive para definir o período de retenção da regra. O administrador definiu o número de dias do período de retenção (100). O início do período tem como base a Data definida no campo "Data do marcador" e o campo de data preferido a ser usado (Informações do contrato > Data do contrato).

Depois da propagação da regra personalizada, um usuário a quem ela se aplica criou um arquivo no Meu Drive. Ele fez isso em 8 de fevereiro de 2023 e aplicou o campo Informações do contrato > Data do contrato com a Data do contrato definida como 15 de fevereiro de 2023. O resultado foi este:

A regra de retenção foi aplicada. A data do contrato foi definida como 15 de fevereiro de 2023, antes de 1º de março de 2023, por isso a condição do marcador foi aprovada e a regra aplicada.
O período de retenção começou no dia que consta no campo "Data do contrato" definido no item. Nesse exemplo, como a data do contrato do marcador foi definida como 15 de fevereiro de 2023, o arquivo será mantido por 100 dias depois dela. O dia da criação, 8 de fevereiro, não afeta o período de retenção porque a Data de criação não foi selecionada em Início do período de retenção.

Saiba mais sobre os marcadores do Drive.

Período de retenção com base no carimbo de data/hora de um arquivo

Você pode definir o início da retenção como uma destas datas: criação original do arquivo, modificação, exclusão ou Marcador do Drive > Campo de data.

Quando um arquivo é enviado pela primeira vez para o Google Drive, são atribuídas uma data de criação e uma data de modificação. Essas datas correspondem à data de criação do arquivo local ou à data de upload, dependendo de como o arquivo foi adicionado ao Drive.

A tabela a seguir mostra qual tempo é usado em várias fontes:

Upload: o carimbo de data/hora é quando o arquivo foi enviado para o Drive
Local: o carimbo de data/hora do horário de criação do arquivo original no dispositivo ou serviço de origem

Origem do arquivo (cliente)	Horário da criação	Horário da modificação
App da Web	Upload	Antes de 8 de abril de 2020: Upload Depois de 8 de abril de 2020: Local
Google Drive para computador	Upload	Local
Backup e sincronização	Upload	Local
iOS	Upload	Upload
Android	Upload	Upload
G Suite Migrate	Local	Local
API do Drive	Pode ser definido pelo autor da chamada	Pode ser definido pelo autor da chamada

Período de retenção de arquivos movidos para a lixeira

Os arquivos na lixeira do Drive podem ser excluídos de duas formas. A primeira: por padrão, o Drive exclui os arquivos 30 dias depois que eles são colocados na lixeira. A segunda: os usuários podem excluir manualmente itens que estão na lixeira.

Observação: os arquivos excluídos da lixeira podem ser recuperados em até 25 dias por um admin do Google Workspace. Saiba mais sobre como recuperar arquivos.

É possível definir regras para controlar por quanto tempo os arquivos na lixeira ficam disponíveis para o Vault antes de serem excluídos. Essas regras são consideradas do tipo movidos para a lixeira.

Por exemplo, se você definir uma regra desse tipo com o período de retenção de 5 dias, os arquivos serão excluídos automaticamente 5 dias depois que forem movidos para a lixeira. Os admins ainda terão 25 dias para restaurar esses arquivos, que não estarão mais disponíveis no Vault. Um arquivo excluído da lixeira 2 dias depois de ter sido colocado nela ficará disponível para o Vault por mais 3 dias. Ele poderá ser recuperado por administradores em até 25 dias ou um período ainda maior se estiver em guarda de documentos.

Uma regra do tipo "movidos para a lixeira":

Afeta os arquivos do usuário ou do drive compartilhado a que ela se aplica.
É válida apenas para os arquivos movidos para a lixeira a partir de 1º de agosto de 2016.
Precisa ter um período de retenção definido.
Substitui outras regras de retenção do Drive, inclusive as personalizadas que expiram depois dela. Se várias regras do tipo "movidos para a lixeira" se aplicarem a um arquivo, a regra com data de validade mais recente é que será aplicada.
É substituída por guardas de documentos.
Não vale para itens restaurados da lixeira.

Para criar uma regra "movidos para a lixeira", defina o início do período de retenção como Data de exclusão na etapa 7 abaixo.

Selecionar configurações de retenção para os dados do Meu Drive de um usuário

Você escolhe como as regras de retenção são aplicadas aos dados do Meu Drive dos usuários. As regras podem ser aplicadas ao proprietário e a todos os colaboradores do item do Meu Drive (leitores, comentadores e editores) ou somente ao proprietário.

A aplicação da regra de retenção ao proprietário e a todos os colaboradores mantém a maior quantidade de dados e é a opção mais comum. Se ela for aplicada apenas ao proprietário, é possível que menos dados sejam retidos.

Aviso: mudanças nas configurações da regra de retenção podem resultar na exclusão permanente de dados. Confirme se é isso que você quer antes de continuar.

Faça login em vault.google.com.
Clique em RetençãoConfigurações.
Ao lado de Reter itens do Drive dos usuários usando as regras do proprietário e dos colaboradores, escolha uma opção:
- Usar as regras de retenção do proprietário e dos colaboradores do item do Google Drive: aplique as regras do proprietário e de todos os usuários com acesso direto ao item.
- Usar as regras de retenção apenas do proprietário do item do Drive: aplique só as regras do proprietário do item do Drive.
  
  Aviso: se o período de retenção do proprietário do item do Drive for menor que o de um colaborador, os dados talvez sejam excluídos de modo permanente e imediato.

Prioridade da regra do proprietário e do colaborador

Os admins do Vault podem criar regras de retenção para o proprietário ou colaborador de um item do Drive. As regras do proprietário do item do Drive são as únicas que podem fazer esse item expirar com a parte "ação".

As regras personalizadas do proprietário do item do Drive prevalecem sobre as regras padrão, mesmo quando a padrão expira depois da personalizada.

As regras de retenção do colaborador de um item do Drive só podem estender o período. Uma regra personalizada com período menor de um colaborador não substitui uma regra padrão com período maior do proprietário (que não tem regras personalizadas).

Criar uma regra de retenção personalizada do Drive

Observação: para definir a duração da retenção nos campos de data do marcador do Drive, primeiro crie uma condição com um campo de data. Saiba como criar marcadores do Drive para sua organização.

Faça login em vault.google.com.
Clique em RetençãoRegras personalizadasCriar.
Ao lado de Serviço, selecione Driveclique em Continuar.
Escolha o escopo da regra:
- Unidade organizacional: aplique a regra a uma unidade específica:
  1. Clique no campo e escolha uma unidade organizacional.
  2. (Opcional) Ative Incluir itens dos drives compartilhados se quiser que a regra seja aplicada a qualquer item em um drive compartilhado da sua organização e que um usuário na unidade selecionada seja um participante direto do drive ou tenha acesso direto ao item. Essa opção pode estender a retenção, mas não exclui arquivos. Saiba mais em Todos os drives compartilhados e drives compartilhados específicos.
- Todos os drives compartilhados: aplique a regra a todos os drives compartilhados na organização.
- Drives compartilhados específicos: aplique a regra a um ou mais drives compartilhados.
  Selecione os drives compartilhados e clique em Adicionar. Se você tiver muitos drives compartilhados e a lista for paginada, sua seleção será preservada quando você trocar de página. Se você marcar a caixa Selecionar tudo na parte superior da lista, apenas a página atual será selecionada. Também é possível pesquisar a lista pelo e-mail de um participante ou pelo nome do drive compartilhado.
  1. Para filtrar a lista por endereço de e-mail de um participante, faça o seguinte:
    
    Clique em Localizar por e-mail do participante.
    
    Insira uma ou mais contas.
    
    Clique em Localizar.
  2. Para filtrar a lista pelo nome do drive compartilhado (se a organização tiver menos de mil drives compartilhados), siga estas etapas:
    
    Clique em Filtrar por nome e digite as letras no nome do drive compartilhado. Por exemplo, pr corresponde a drives compartilhados chamados "Projetos de venda", "Projetos de marketing" e "Gerenciamento de produtos", mas não a "Reparos".
    A lista paginada é atualizada automaticamente quando você adiciona letras.
    
    Marque as caixas clique em Enter.
  3. Para encontrar o drive compartilhado pelo nome (se a organização tiver mais de mil drives compartilhados), siga estas etapas:
    
    Clique em Localizar por nome do drive compartilhado.
    
    Digite uma ou mais palavras no nome do drive compartilhado. Observação: as palavras precisam ser exatas e completas. Por exemplo, marketing, projetos corresponde aos drives compartilhados chamados "Projetos de marketing 1º trim. de 2022" e "Projetos para marketing". Ele não corresponde a um drive compartilhado chamado "Arquivo de projeto de marketing" porque "projeto" não termina com um "s". Da mesma forma, ma não corresponde a nenhum desses drives compartilhados porque é apenas parte de uma palavra, não a palavra completa.
    
    Clique em Localizar.
Clique em Continuar.
(Opcional) Adicione as condições do marcador do Drive:
1. Clique em Adicionar condição do marcador.
2. Selecione um título para o marcadorclique em Adicionar.
3. Selecione os valores.
4. (Opcional) Crie outra condição do marcador.
5. Clique em Continuar.
Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
- Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
- Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
  1. Selecione Período de retenção.
  2. Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
  3. Selecione quando iniciar o período de retenção do arquivo:
    
    Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retençãoselecione Data de criação, Data da modificação ou Data da migração para a lixeira.
    
    Para iniciar a retenção com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de retenção selecione Data definida no campo "Data da etiqueta". Em seguida, selecione um campo de data. O período de retenção de um item começa no valor desse campo de data.
  4. Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de retenção terminar:
    
    Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso aos eventos nem querem manter essas informações. Para limpar apenas os arquivos que já foram removidos da lixeira dos usuários, escolha esta opção.
    
    Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente: esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha esta opção.
    
    Aviso: o Vault permite que o Drive limpe imediatamente os arquivos que excederem o período de retenção quando você enviar a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.

Criar a regra de retenção padrão do Drive

A regra padrão é aplicável aos arquivos no Drive (inclusive nos drives compartilhados) que não são cobertos por regras personalizadas ou guardas de documentos.

Faça login em vault.google.com.
Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
Clique em Drive .
Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
- Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
- Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
  1. Selecione Período de retenção.
  2. Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
  3. Selecione quando iniciar o período de retenção do arquivo:
    
    Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retençãoselecione Data de criação, Data da modificação ou Data da migração para a lixeira.
    
    Para iniciar a retenção com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de retenção selecione Data definida no campo "Data da etiqueta". Em seguida, selecione um campo de data. O período de retenção de um item começa no valor desse campo de data.
  4. Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de retenção terminar:
    
    Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso aos eventos nem querem manter essas informações. Para limpar apenas os arquivos que já foram removidos da lixeira dos usuários, escolha esta opção.
    
    Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente: esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha esta opção.
    
    Aviso: o Vault permite que o Drive limpe imediatamente os arquivos que excederem o período de retenção quando você enviar a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
Clique em Criar. Marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.

Excluir uma regra de retenção personalizada do Drive

Faça login em vault.google.com.
Clique em RetençãoRegras personalizadas.
Aponte para a regra personalizadaclique em Excluir.

AVISO: os dados cobertos por esta regra que não são protegidos por guardas de documentos ou outras regras de retenção podem ser excluídos de modo permanente e imediato.
Para confirmar, clique em Excluir novamente.

Excluir uma regra de retenção padrão do Drive

Faça login em vault.google.com.
Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
Aponte para o Drive clique em Excluir.

AVISO: os dados cobertos por esta regra que não são protegidos por guardas de documentos ou outras regras de retenção podem ser excluídos de modo permanente e imediato.
Para confirmar, clique em Excluir novamente.

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