Als Google Workspace-beheerder kunt u gebruikers in uw organisatie toestaan alle of bepaalde Vault-taken uit te voeren. U kunt bijvoorbeeld bepaalde gebruikers toestaan bewaarregels in te stellen en een andere groep toestaan gegevens te zoeken en te exporteren.
Voordat u gebruikers Vault-rechten geeft, bepaalt u in overleg met de juridische experts of leidinggevenden van uw organisatie welke gebruikers toegang moeten hebben tot Vault-tools. U kunt sommige Vault-rechten beperken, zoals het recht zoekopdrachten en exports te beheren, zodat gebruikers alleen kunnen werken met gebruikersgegevens in een bepaalde organisatie-eenheid.
U moet accounts met Vault-rechten behandelen als gevoelige accounts omdat ze toegang en controle hebben over de gegevens van andere gebruikers in uw organisatie.
Als u een gebruiker rechten wilt geven, moet u een beheerdersrol maken met een of meer Vault-rechten. Daarna wijst u die beheerdersrol toe aan de gebruiker.
Opmerking: U kunt een gebruiker Vault-rechten geven zonder deze ook een Vault-licentie te geven. Gebruikers hoeven geen Vault-licentie te hebben om Vault-rechten te kunnen krijgen.
In dit artikel vindt u informatie over het volgende:
- Stap 1: Een beheerdersrol maken met Vault-rechten
- Stap 2: Vault-rollen toewijzen aan gebruikers
- Informatie over rechten
- Voorbeelden van rechten
- Problemen met Vault-rechten oplossen
Stap 1: Een beheerdersrol maken met Vault-rechten
U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.
-
Log in met een hoofdbeheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.
Als u geen hoofdbeheerdersaccount gebruikt, kunt u deze stappen niet uitvoeren.
- Ga naar Menu
Account > Beheerdersrollen.
- Klik op Nieuwe rol maken.
- Voer een naam en een beschrijving in voor de rol. De naam kan bijvoorbeeld de naam zijn van het recht dat de gebruiker krijgt.
- Klik op Doorgaan.
- Zoek het gedeelte Google Vault en vouw het uit.
Tip: Typ Google Vault in het zoekvak.
- Selecteer de rechten voor de rol. Ga naar de informatie over Vault-rechten (later op deze pagina) voor meer informatie.
- Klik op Doorgaan.
- Controleer de geselecteerde rechten en klik op Rol maken.
Stap 2: Vault-rollen toewijzen aan gebruikers
U moet zijn ingelogd als hoofdbeheerder om deze taak te kunnen uitvoeren.
U kunt Vault-rollen toewijzen aan één gebruiker of aan meerdere gebruikers tegelijk.
Voor beide opties geldt het volgende:
- Gebruikers krijgen de nieuwe rol meestal binnen enkele minuten, maar dit kan 24 uur duren.
- Als de rol alleen Exports beheren, Zoekopdrachten beheren, Bewaarplichten beheren en Kwesties beheren bevat, kunt u het bereik van de rol beperken tot een specifieke organisatie-eenheid.
Zie Rollen toewijzen voor instructies.
Informatie over rechten
U kunt bepaalde Vault-rechten, zoals de mogelijkheid exports te beheren, beperken tot een organisatie-eenheid. Andere rechten gelden voor alle organisatie-eenheden.
Voorbeelden van rechten
Hier vindt u een overzicht van rechten die u zo nodig kunt combineren.
| Wat de gebruiker wil doen | Wat u moet selecteren |
|---|---|
|
Rechten voor zoeken en exporteren |
|
| Gegevens doorzoeken, resultaten bekijken en zoekopdrachten opslaan, maar geen zoekresultaten exporteren | Selecteer Zoekopdrachten beheren. Als u wilt dat een gebruiker in elke kwestie kan zoeken, niet alleen in kwesties die eigendom zijn van of zijn gedeeld met de gebruiker, selecteert u ook Alle kwesties bekijken. |
| Exports bekijken, downloaden en verwijderen, maar geen exports maken | Selecteer Exports beheren. Als u wilt dat een gebruiker in elke kwestie kan werken met exports, niet alleen in kwesties die eigendom zijn van of zijn gedeeld met de gebruiker, selecteert u ook Alle kwesties bekijken. |
| Exports maken, plus alle andere zoek- en exportacties | Selecteer Zoekopdrachten beheren en Exports beheren. Als u wilt dat een gebruiker alle kwesties kan doorzoeken en exporteren, niet alleen kwesties die eigendom zijn van of zijn gedeeld met de gebruiker, selecteert u ook Alle kwesties bekijken. |
| Bewaarplichten maken en verwijderen, lijsten met bewaarplichten bekijken |
Selecteer Bewaarplichten beheren. Als u wilt dat een gebruiker in elke kwestie bewaarplichten kan maken en verwijderen, niet alleen in kwesties die eigendom zijn van of zijn gedeeld met de gebruiker, selecteert u ook Alle kwesties bekijken. |
| Controlelogboeken voor alle kwesties bekijken, rapporten bekijken en vasthouden | Selecteer Toegang tot alle logboeken. |
| Controlelogboeken en bewaarplichten bekijken voor kwesties waartoe de gebruiker toegang heeft, alle rapporten over bewaarplichten bekijken | Selecteer Controles beheren. |
| Kwesties maken, delen, sluiten en verwijderen | Selecteer Kwesties beheren en minstens één van de volgende rechten: Bewaarplichten beheren, Zoekopdrachten beheren, Exports beheren of Controles beheren. |
|
Bewaarrechten |
|
| Bewaarregels bekijken, maken, bewerken en verwijderen | Selecteer Bewaarbeleid beheren. |
| Bewaarregels bekijken, maar niet maken, bewerken of verwijderen | Selecteer Bewaarbeleid bekijken. |
Problemen met Vault-rechten oplossen
Er staan geen kwesties op de pagina Kwesties van gebruikers
Als de beheerdersrol van de gebruikers niet het recht Alle kwesties bekijken heeft, kunnen ze alleen kwesties zien waarvan ze de eigenaar zijn en die met ze zijn gedeeld. Ze zien geen kwesties als ze niet de eigenaar zijn van kwesties of als er geen kwesties met ze zijn gedeeld.
Oplossing: Deel kwesties met de gebruiker. Zie Een kwestie delen voor instructies.
Gebruikers kunnen geen kwesties openen
Als de beheerdersrol van de gebruikers alleen het recht Alle kwesties bekijken heeft en geen andere rechten, kunnen ze alleen de lijst met kwesties bekijken, maar geen kwesties openen.
Oplossing: U heeft 2 opties:
- Geef de gebruikers een andere beheerdersrol die nog een Vault-recht heeft.
- Bewerk de toegewezen beheerdersrol van de gebruikers zodat deze nog een Vault-recht heeft.