保持対象データを持つユーザーを削除する

Google Workspace アカウントを削除できるのは、そのアカウントが記録保持の対象でない場合のみです。Vault 権限（記録保持の管理、すべての案件の閲覧、監査の管理）を持つ管理者は、アカウントベースの記録保持からアカウントを解除できます。ユーザー管理権限を持つ管理者は、記録保持対象の組織部門からアカウントを削除できます。詳しくは、管理者の Vault 権限をご覧ください。

以下の手順には、Vault と Google Workspace 管理コンソールで行う手順が含まれています。

1. お客様のアカウントを法務チームに確認し、そのユーザーのデータを記録保持（リティゲーション ホールド）で保持する必要があるかどうかを判断してください。
2. データを保留状態にしておく必要がある場合は、次の対処方法があります。
   • ユーザーをアーカイブ ユーザー ライセンスに切り替えます。これにより、ユーザーの Google Workspace データは Google ストレージに保持されます。この場合、アカウントは削除されません。詳しくは、離職した従業員とそのデータを管理するをご覧ください。
   • ユーザーのデータを書き出して Google Workspace 外に保持してから、次のステップに進んで記録保持（リティゲーション ホールド）を解除し、アカウントを削除します。手順については、Vault からデータを書き出すをご覧ください。
3. データを削除できる場合は、vault.google.com にログインします。
4. [レポート] をクリックします。
5. アカウントに基づく記録保持からユーザーを解放します。
   1. [ユーザーの記録保持] をクリックします。
   2. 検索バーにアカウント名を入力します。
   3. アカウントを見つけます。アカウントが表示されない場合は、アカウントベースの記録保持（リティゲーション ホールド）の対象ではないことを意味します。次の手順に進んでください。
   4. アカウントの行をクリックします。パネルが開き、そのアカウントを含むアカウントベースの記録保持が一覧表示されます。
   5. 各記録保持をクリックし、適用範囲から対象のアカウントを解除します。
6. アカウントが属する組織部門の記録保持（リティゲーション ホールド）を特定し、その組織部門からアカウントを移動します。
   1. 管理者アカウントで Google 管理コンソール にログインします。

      管理者アカウントを使用していない場合は、管理コンソールにアクセスできません。

   2. メニュー アイコン  [ディレクトリ] > [ユーザー] に移動します。
   3. 該当するユーザーの行をクリックします。
   4. 左側で、ユーザーの組織部門と親組織部門を見つけます。
   5. Vault で [ドメインの記録保持（リティゲーション ホールド）] をクリックします。
   6. ユーザーの組織部門と親組織部門の記録保持のリストを検索します。組織部門が記録保持の対象となっている場合は、記録保持の対象ではない組織部門にアカウントを移動します。組織部門が記録保持（リティゲーション ホールド）の対象にならないようにするには、この目的のために組織部門を明示的に設定することをおすすめします。

      手順については、組織部門を追加すると組織部門にユーザーを移動するをご覧ください。

   7. リストに含まれる記録保持の範囲が [すべてのアカウント] の場合、記録保持は最上位の組織部門に設定されます。少なくとも 1 つの組織部門が記録保持の対象にならないように、ユーザーを少なくとも 2 つの子組織部門に再編成する必要があります。
      1. 組織部門を 2 つ以上追加してください。手順については、組織部門を追加するをご覧ください。
      2. データを保持する必要があるユーザーを 1 つ以上の組織部門に移動します。削除するユーザーを他の組織部門に移動します。手順については、組織部門へのユーザーの移動をご覧ください。
      3. Vault で、[すべてのアカウント] を適用範囲とする記録保持を、記録保持の必要なユーザーがいる組織部門のみに適用するように更新します。
7. ディレクトリと Vault の設定が完全に更新されるまで 24～48 時間ほど待ちます。
8. ユーザーを削除してください。 手順については、組織からユーザーを削除するをご覧ください。