Korzystanie z powiadomień warunkowych

Możesz utworzyć reguły, aby wysyłać e-maile z powiadomieniami o zmianach w komórce w Arkuszach Google.

• Możesz wybrać, które zmiany wartości komórki mają powodować wysyłanie tych powiadomień.
• Możesz wybrać, na które adresy e-mail mają być wysyłane powiadomienia.
• Powiadomienie zostanie wysłane w imieniu użytkownika, który skonfigurował regułę lub ostatnio ją edytował.

Konfigurowanie powiadomień warunkowych

W Arkuszach Google możesz skonfigurować reguły, które będą powodować wysyłanie e-maili z powiadomieniami, gdy zmienią się wartości komórek w niestandardowym zakresie lub kolumnie.

Ważne: powiadomienia warunkowe są dostępne tylko na niektórych kontach służbowych i szkolnych. Jeśli nie widzisz opcji korzystania z powiadomień warunkowych, skontaktuj się z administratorem.

1. Na komputerze otwórz plik w Arkuszach Google.
2. U góry kliknij Narzędzia Powiadomienia warunkowe.
   • Wskazówka: kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę, aby uzyskać dostęp do Powiadomień warunkowych bezpośrednio z komórki.
3. Kliknij Dodaj regułę.
4. [Opcjonalnie] Aby nadać regule nazwę, wpisz ją w edytorze tekstu.
5. [Opcjonalnie] W sekcji „W tej tabeli” wybierz tabelę.
6. W sekcji „W tej kolumnie” wybierz kolumnę lub zakres niestandardowy.
7. [Opcjonalnie] Aby skonfigurować dodatkowe kryteria reguły, kliknij Dodaj warunek.
   • Aby na przykład utworzyć regułę, która wysyła powiadomienie, gdy wartość w komórce zmieni się na „Gotowe”, wybierz Tekst to dokładnie i wpisz „Gotowe” w polu tekstowym.

     Wskazówka: możesz też wybrać inną kolumnę lub zakres dla warunku. Powiadomienie jest wysyłane tylko wtedy, gdy zostanie spełniony zarówno warunek, jak i wyzwalacz reguły.

8. Aby dodać adresy e-mail, na które mają być wysyłane powiadomienia, w sekcji „Następnie wykonaj to działanie” wybierz opcję:
   • Wpisz ręcznie każdy adres e-mail, a następnie w polu tekstowym poniżej wpisz nazwy lub adresy e-mail.
   • Wybierz kolumnę z adresami e-mail, a następnie wybierz kolumnę zawierającą adresy e-mail lub osoby.

     Wskazówki:

     • Jeśli wybierzesz zakres niestandardowy dla reguły, rozmiar zakresu adresów e-mail musi być taki sam jak rozmiar niestandardowego zakresu ze zmianami wartości komórek. Jeśli na przykład wybierzesz jedną komórkę, której wartość będzie się zmieniać, musisz zaznaczyć tylko jedną komórkę z zakresu adresów e-mail.
     • Możesz dodawać tylko pojedyncze adresy e-mail w Gmailu lub Workspace.

Przykład konfiguracji reguły i powiadomienia:

1. Masz arkusz „Planowanie wydarzenia” i chcesz skonfigurować powiadomienie warunkowe, które informuje osoby w kolumnie „Przypisana osoba”, gdy zmieni się wartość w kolumnie „Stan”. W sekcji Dodaj reguły wybierz:
   • W przypadku zmiany wartości komórki wybierz kolumnę „Stan”.
   • W przypadku odbiorców e-maila wybierz kolumnę z adresami e-mail.
   • Aby wysłać e-maila z powiadomieniem, wybierz kolumnę „Przypisana osoba”.

     

2. Odbiorcy (w tym przykładzie w kolumnie „Przypisana osoba”) otrzymują powiadomienie. W zależności od poziomu dostępu odbiorcy do arkusza kalkulacyjnego e-mail z powiadomieniem może zawierać:
   • wartość pierwszego wiersza kolumny reguły i sąsiednie komórki;
   • zmienioną wartość komórki oraz sąsiednie komórki;
   • nazwę konta użytkownika, który wprowadził zmianę;
   • poprzednią i nową wartość;
   • zakres, który spowodował wysłanie powiadomienia, i sąsiadujące kolumny.

Wskazówka: e-maile z powiadomieniami mogą nie być wysyłane natychmiast, a wiele zmian może być konsolidowanych w jednym e-mailu.

Znajdowanie historii reguły

Po spełnieniu warunków wywołania historia wywołań zarejestruje stan. Historia wywołań będzie dostępna przez 30 dni.

• Uruchomienia z pomyślnym wynikiem: reguła została uruchomiona, ale powiadomienie może nie zostać wysłane od razu lub w ogóle (jeśli zmiany zostały cofnięte).
• Nieudane i częściowe uruchomienia: wskazują na problemy z procesem powiadomień.

Aby wyświetlić historię powiadomień warunkowych z arkusza kalkulacyjnego z ostatnich 30 dni:

1. W arkuszu kalkulacyjnym kliknij Narzędzia Powiadomienia warunkowe.
2. Kliknij Wyświetl historię reguły.

Aby rozwiązać problemy, możesz filtrować według nazwy lub stanu reguły.

Powiadomienia mogą nie działać zgodnie z oczekiwaniami, jeśli:

Anulowanie subskrypcji powiadomień warunkowych

Aby anulować subskrypcję powiadomień warunkowych dotyczących określonego arkusza kalkulacyjnego:

1. Wykonaj te czynności:
   • W stopce e-maila z powiadomieniem kliknij Zmień powiadomienia wysyłane przez Google.
   • W arkuszu kalkulacyjnym kliknij Narzędzia Ustawienia powiadomień Powiadomienia warunkowe.
2. W sekcji „Powiadomienia warunkowe” wybierz Brak.

Wskazówka: aby zgłosić arkusz kalkulacyjny jako naruszający zasady, w e-mailu z powiadomieniem kliknij Zgłoś.

Przydatne materiały

• Zarządzanie powiadomieniami