Bruk betingede varsler

Du kan opprette regler for å sende e-postvarsler når en celle endres i Google Regneark.

• Du kan velge hvilke typer endringer i celleverdier som skal utløse disse varslene.
• Du kan velge hvilke e-postadresser som skal motta varsler.
• Varselet sendes på vegne av brukeren som konfigurerte eller sist endret regelen.

Konfigurer betingede varsler

Du kan konfigurere regler i Google Regneark som sender e-postvarsler når celleverdier endres i et egendefinert område eller en kolonne.

Viktig: Betingede varsler er bare tilgjengelige for enkelte jobb- eller skolekontoer. Hvis du ikke finner alternativet for å bruke betingede varsler, kan du kontakte administratoren din.

1. Åpne et regneark i Google Regneark på en datamaskin.
2. Øverst klikker du på Verktøy Betingede varsler.
   • Tips: Høyreklikk i en hvilken som helst celle for å få tilgang til de betingede varslene direkte fra cellen.
3. Klikk på Legg til regel.
4. [Valgfritt] Gi regelen et navn ved å skrive inn navnet i tekstbehandleren.
5. [Valgfritt] Velg tabellen under «I denne tabellen».
6. Velg en kolonne eller et egendefinert område under «I denne kolonnen».
7. [Valgfritt] Angi flere kriterier for regelen ved å klikke på Legg til vilkår.
   • Hvis du for eksempel vil opprette en regel som sender et varsel når en celleverdi endres til «Fullført», velger du Tekst er nøyaktig og skriver inn «Fullført» i tekstboksen.

     Tips: Du kan også velge en annen kolonne eller et annet område for vilkåret. Varselet sendes bare når både utløseren for regelen og vilkåret er oppfylt.

8. For å legge til e-postadressene du vil sende varsler til, velger du et alternativ under «Utfør deretter denne handlingen»:
   • Skriv inn hver e-postadresse, og skriv deretter inn navn eller e-postadresser i tekstfeltet nedenfor.
   • Velg en kolonne med e-postadresser, og velg deretter kolonnen som inneholder e-postadresser eller personer.

     Tips:

     • Hvis du velger et egendefinert område for regelen, må størrelsen på e-postområdet være den samme som størrelsen på det egendefinerte området med endringer i celleverdier. Hvis du for eksempel velger én enkelt celle for endringer i celleverdier, må du velge én enkelt celle for området med e-postadresser.
     • Du kan bare legge til enkeltstående Gmail- eller Workspace-e-postadresser.

Eksempel på konfigurering av regler og varsler:

1. Du har et informasjonsregneark for «Aktivitetsplanlegging», og du konfigurerer et betinget varsel for å varsle folk i kolonne «Tildelt til» når verdien i «Status»-kolonnen endres. Velg følgende under Legg til regel
   • Velg «Status»-kolonnen for når celleverdien endres.
   • For e-postmottakere velger du en kolonne med e-postadresser.
   • For å sende et e-postvarsel, velg «Tildelt til»-kolonnen.

     

2. Mottakerne (i «Tilordnet»-kolonnen i dette eksempelet) mottar et varsel. Basert på mottakerens tilgangsnivå til regnearket kan e-postvarselet inneholde
   • verdien i første rad av utløserkolonnen og tilstøtende celler
   • celleverdien som ble endret, og cellene ved siden av
   • navnet på brukeren som gjorde endringen
   • forrige verdi og ny verdi
   • området som utløste varslene, og tilstøtende kolonner

Tips: E-postvarsler sendes ikke alltid umiddelbart, og flere endringer kan samles i én e-post.

Finn utløserloggen

Når vilkårene for utløseren er oppfylt, registreres statusen i utløserloggen. Utløserloggen er tilgjengelig i 30 dager.

• Vellykkede kjøringer: Regelen ble utløst, men varselet sendes kanskje ikke umiddelbart eller i det hele tatt hvis endringene angres
• Mislykkede og delvise kjøringer: tyder på problemer med varselprosessen.

Slik finner du loggen for betingede varsler i regnearket fra de siste 30 dagene:

1. Klikk på Verktøy Betingede varsler i regnearket.
2. Klikk på Se utløserloggen.

For å feilsøke kan du filtrere etter regelnavn eller status.

Det kan hende at varsler ikke utløses som forventet, for disse verdiendringene:

Meld deg av betingede varsler

Slik melder du deg av betingede varsler for et bestemt regneark:

1. Du kan gå til
   • I bunnteksten av e-postvarselet: Klikk på Endre på hva Google sender deg.
   • I regnearket klikker du på Verktøy Varslingsinnstillinger Betingede varsler.
2. Velg Ingen under «Betingede varsler».

Tips: For å rapportere regnearket som uriktig bruk i e-postvarselet du mottar, klikk på Rapporter.

Relatert ressurs

• Administrer varslene dine