Meldingen met voorwaarden gebruiken

Je kunt regels maken om een e-mailmelding te laten sturen als de waarde van een cel in Google Spreadsheets verandert.

• Je kunt instellen welke wijzigingen in de celwaarde deze meldingen moeten triggeren.
• Je kunt instellen welke e-mailadressen een melding krijgen.
• De meldingen worden gestuurd namens de gebruiker die de regel heeft ingesteld of het laatst heeft bewerkt.

Meldingen met voorwaarden instellen

In Google Spreadsheets kun je regels instellen om een e-mailmelding te laten sturen als celwaarden in een aangepast bereik of aangepaste kolom veranderen.

Belangrijk: Voorwaardelijke meldingen zijn alleen beschikbaar voor bepaalde werk- of schoolaccounts. Als je de optie om voorwaardelijke meldingen te gebruiken niet kan vinden, neem je contact op met je beheerder.

1. Open op je computer een spreadsheet in Google Spreadsheets.
2. Klik bovenaan op Extra Voorwaardelijke meldingen.
   • Tip: Klik met de rechtermuisknop op een cel om rechtstreeks vanuit de cel toegang te krijgen tot Meldingen met voorwaarden.
3. Klik op Regel toevoegen.
4. [Optioneel] Als je de regel een naam wilt geven, typ je die in de teksteditor.
5. [Optioneel] Selecteer de tabel onder In deze tabel.
6. Selecteer onder 'In deze kolom' een kolom of een aangepast bereik.
7. [Optioneel] Als je meer criteria wilt toevoegen aan de regel, klik je op Voorwaarde toevoegen.
   • Als je bijvoorbeeld een regel wilt maken om een melding te sturen als een celwaarde verandert in 'Afgerond', selecteer je Tekst is exact en voer je 'Afgerond' in het tekstvak in.

     Tip: Je kunt ook een andere kolom of ander bereik selecteren voor de voorwaarde. De melding wordt alleen gestuurd als aan zowel de regeltrigger als de voorwaarde is voldaan.

8. Selecteer onder 'Doe dan het volgende' een optie om de e-mailadressen toe te voegen waarnaar de melding moet worden gestuurd:
   • Elk e-mailadres handmatig typen. Voer dan in het tekstvak daaronder namen of e-mailadressen in.
   • Kies een kolom met e-mailadressen. Selecteer dan de kolom met de e-mailadressen of mensen.

     Tips:

     • Als je een aangepast bereik voor de regel selecteert, moet de grootte van het e-mailbereik hetzelfde zijn als de grootte van het aangepaste bereik met wijzigingen in de celwaarde. Als je bijvoorbeeld één cel selecteert waarin de celwaarde wordt gewijzigd, moet je ook één cel selecteren voor het e-mailbereik.
     • Je kunt alleen individuele Gmail- of Workspace-mailadressen toevoegen.

Voorbeeld van de regelinstellingen en de melding:

1. Je hebt een tracker voor Evenementenplanning en je stelt een melding met voorwaarden in waarmee mensen in de kolom Toegewezen persoon een melding krijgen als de waarde in de kolom Status verandert. Selecteer onder Regels toevoegen het volgende:
   • Selecteer de kolom Status bij Als de celwaarde verandert.
   • Selecteer een kolom met e-mailadressen voor e-mailontvangers.
   • Als je een e-mailmelding wilt sturen, selecteer je de kolom Toegewezen persoon.

     

2. De ontvangers (in dit voorbeeld de mensen in de kolom Toegewezen persoon) krijgen een melding. Afhankelijk van het toegangsniveau van de ontvanger tot de spreadsheet kan de e-mailmelding het volgende bevatten:
   • De waarde van de eerste rij van de triggerkolom en de aangrenzende cellen
   • De celwaarde die is gewijzigd en de aangrenzende cellen
   • De naam van de gebruiker die de celwaarde heeft gewijzigd
   • De oude en de nieuwe waarde
   • Het bereik dat de meldingen en aangrenzende kolommen heeft getriggerd

Tip: E-mailmeldingen worden misschien niet meteen gestuurd. Ook kunnen meerdere wijzigingen worden samengevoegd in één e-mail.

De triggergeschiedenis zoeken

Als aan de triggervoorwaarden is voldaan, wordt de status geregistreerd in de triggergeschiedenis. De triggergeschiedenis is 30 dagen beschikbaar.

• Succesvolle uitvoeringen: de regel is getriggerd, maar de melding is misschien niet meteen gestuurd, of is helemaal niet gestuurd als de wijzigingen ongedaan zijn gemaakt.
• Mislukte en gedeeltelijke uitvoeringen: hier staan problemen met het meldingsproces.

Zo vind je de laatste 30 dagen van de geschiedenis voor meldingen met voorwaarden van een spreadsheet:

1. Klik in de spreadsheet op Extra Meldingen met voorwaarden.
2. Klik op Triggergeschiedenis bekijken.

Je kunt filteren op regelnaam of status om problemen op te lossen.

In de volgende situaties worden meldingen misschien niet getriggerd zoals verwacht:

Afmelden voor meldingen met voorwaarden

Zo meld je je af voor voorwaardelijke meldingen van een specifieke spreadsheet:

1. Je kunt gaan naar:
   • De voettekst van de e-mailmelding: klik op Wijzigen wat Google je stuurt.
   • Klik in de spreadsheet op Extra Meldingsinstellingen Voorwaardelijke meldingen.
2. Selecteer onder Voorwaardelijke meldingen de optie Geen.

Tip: Klik in de e-mailmelding die je krijgt op Melden om de spreadsheet te melden als misbruik.

Gerelateerde bron

• Je meldingen beheren