Anda dapat membuat aturan agar Anda menerima notifikasi email ketika sel berubah di Google Spreadsheet.
- Anda dapat memilih perubahan nilai sel mana yang memicu notifikasi ini.
- Anda dapat memilih alamat email yang akan menerima notifikasi.
- Notifikasi akan dikirimkan atas nama pengguna yang menyiapkan atau terakhir kali mengedit aturan.
Menyiapkan notifikasi bersyarat
Anda dapat menyiapkan aturan di Google Spreadsheet yang akan mengirimkan notifikasi email saat nilai sel berubah dalam rentang atau kolom kustom.
Penting: Notifikasi bersyarat hanya tersedia untuk akun sekolah atau kerja tertentu. Jika Anda tidak dapat menemukan opsi untuk menggunakan Notifikasi bersyarat, hubungi administrator Anda.
- Di komputer, buka spreadsheet di Google Spreadsheet.
- Di bagian atas, klik Alat
Notifikasi bersyarat.
- Tips: Klik kanan di sel mana pun untuk mengakses Notifikasi bersyarat langsung dari sel tersebut.
- Klik Tambahkan Aturan.
- [Opsional] Untuk memberi nama aturan, masukkan nama di editor teks.
- [Opsional] Di bagian “Dalam tabel ini”, pilih tabel.
- Di bagian "Dalam kolom ini", pilih kolom atau rentang kustom.
- [Opsional] Untuk menetapkan kriteria tambahan pada aturan, klik Tambahkan kondisi.
- Misalnya, untuk membuat aturan yang mengirimkan notifikasi saat nilai sel berubah menjadi “Selesai”, pilih Teks sama persis dan masukkan “Selesai” di kotak teks.
Tips: Anda juga dapat memilih kolom atau rentang lain untuk kondisi. Notifikasi dikirim hanya jika pemicu aturan dan kondisi terpenuhi.
- Misalnya, untuk membuat aturan yang mengirimkan notifikasi saat nilai sel berubah menjadi “Selesai”, pilih Teks sama persis dan masukkan “Selesai” di kotak teks.
- Untuk menambahkan alamat email yang akan dikirimi notifikasi, di bagian "Lalu lakukan tindakan berikut", pilih salah satu opsi:
- Ketik setiap email secara manual, lalu pada kotak teks di bawah, masukkan nama atau alamat email.
- Pilih kolom berisi email, lalu pilih kolom yang berisi alamat email atau orang.
Tips:
- Jika Anda memilih rentang kustom untuk aturan, ukuran rentang email harus sama dengan ukuran rentang kustom dengan perubahan nilai sel. Misalnya, jika memilih satu sel untuk perubahan nilai sel, Anda harus memilih satu sel untuk rentang email.
- Anda hanya dapat menambahkan email Gmail atau Workspace satu per satu.
Notifikasi bersyarat.
Contoh pengaturan aturan dan notifikasi:
- Anda memiliki spreadsheet pemantau progres untuk “Perencanaan acara”, dan menyiapkan notifikasi bersyarat untuk memberi tahu orang di kolom “Penerima tugas” saat nilai kolom “Status” berubah. Pilih yang berikut di bagian Tambahkan aturan:
- Untuk saat nilai sel berubah, pilih kolom “Status”.
- Untuk penerima email, pilih kolom yang berisi email.
- Untuk mengirim notifikasi email, pilih kolom “Penerima tugas”.
- Penerima (dalam contoh ini, di kolom “Penerima”) akan menerima notifikasi. Berdasarkan tingkat akses penerima ke spreadsheet, email notifikasi dapat mencakup:
- Nilai baris pertama kolom pemicu dan sel yang bersebelahan
- Nilai sel yang berubah dan sel yang bersebelahan
- Nama pengguna yang melakukan perubahan
- Nilai sebelumnya dan nilai baru
- Rentang yang memicu notifikasi dan kolom yang bersebelahan
Tips: Notifikasi email mungkin tidak langsung muncul dan beberapa perubahan dapat digabungkan menjadi satu email.
Menemukan histori pemicu
Setelah kondisi pemicu terpenuhi, histori pemicu akan mencatat statusnya. Histori pemicu akan tersedia selama 30 hari.
- Berhasil dijalankan: Aturan dipicu, tetapi notifikasi mungkin tidak langsung dikirim atau tidak dikirim sama sekali jika perubahan diurungkan
- Gagal dan berjalan sebagian: Menunjukkan masalah pada proses notifikasi.
Untuk menemukan histori notifikasi bersyarat dari spreadsheet Anda dalam 30 hari terakhir:
- Di spreadsheet, klik Alat
- Klik Lihat histori pemicu.
Untuk memecahkan masalah, Anda dapat memfilter berdasarkan status atau nama aturan.
Notifikasi mungkin tidak terpicu seperti yang diharapkan jika:- Format nilai berubah: Hal ini mencakup perubahan pada titik desimal (misalnya, dari 2,5 menjadi 2,50).
- Data eksternal berubah: Jika data Anda berasal dari sumber di luar organisasi, seperti Sheet yang Terhubung atau dokumen lainnya, perubahan tersebut tidak akan memicu notifikasi. Misalnya, jika Anda memiliki kolom yang terhubung ke kolom file lain (dengan formula IMPORTRANGE).
- Fungsi yang tidak stabil digunakan: Fungsi ini dihitung ulang seiring dengan perubahan lembar kerja, sehingga berpotensi menyebabkan notifikasi melewatkan pembaruan yang terjadi saat dokumen ditutup. Misalnya, jika Anda memiliki sel dengan formula TODAY() (mis. =TODAY()+1)), dan nilainya berubah saat Anda menutup dokumen, notifikasi tidak akan terpicu.
Berhenti berlangganan Notifikasi bersyarat
Guna berhenti berlangganan notifikasi bersyarat untuk spreadsheet tertentu:
- Anda dapat membuka:
- Footer notifikasi email: Klik Ubah info yang dikirim Google kepada Anda.
- Dari spreadsheet, klik Alat
- Di bagian “Notifikasi bersyarat”, pilih Tidak ada.
Tips: Untuk melaporkan spreadsheet sebagai penyalahgunaan di email notifikasi yang Anda terima, klik Laporkan.