Handtekeningverzoeken sturen en documenten ondertekenen met een e-handtekening

De e-handtekeningfunctie voor Google Documenten en pdf's is beschikbaar voor:

• Workspace Individual-accounts.
• De volgende Workspace-abonnementen als je beheerder de functie aanzet:
  • Business Standard en Plus
  • Enterprise Starter, Standard en Plus
  • Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus
  • Education Plus-gebruikers

Als je geen Workspace-abonnement hebt, kun je deze functie vandaag nog gebruiken. Meld je aan voor een Workspace Individual-abonnement.

Belangrijk: Deze optie is beschikbaar voor bepaalde in aanmerking komende gebruikers.

1. Open het zijvenster voor e-handtekeningen.
   • Als je begint vanuit pdf-bestanden in Google Drive:
     1. Ga op je computer naar drive.google.com.
     2. Upload een nieuw pdf-bestand of zoek een bestaand bestand dat je wilt gebruiken.
     3. Open het pdf-bestand in de weergavemodus.
     4. Klik rechtsboven op Menu eSignature.
   • Als je begint vanuit Google Documenten:
     1. Ga op je computer naar drive.google.com.
     2. Maak een nieuw Google-document of open een bestaand document.
     3. Klik bovenaan op Extra E-handtekening.
2. Als je meerdere ondertekenaars hebt, selecteer je onder 'Velden invoegen voor' de specifieke ondertekenaar waarvoor je een e-handtekeningveld wilt invoegen.
   • Selecteer Ondertekenaars beheren om de lijst met beschikbare ondertekenaars in het dropdownmenu te updaten. Het dialoogvenster Ondertekenaars beheren wordt geopend.
   • In het dialoogvenster Ondertekenaars beheren kun je maximaal 10 ondertekenaars toevoegen en labels aan hen toewijzen om ze te kunnen herkennen in het document.
3. Voeg een of meer van de volgende velden toe aan je document door ze te slepen:
   • Handtekening
   • Initialen
   • Naam
   • Tekstveld
   • Ondertekeningsdatum
4. Klik op het veld om te weten te komen aan wie het is toegewezen.
   • Gebruik het dropdownmenu Toegewezen aan in de pop-up om de toegewezen ondertekenaar voor het veld te updaten.
   • Als je de lijst met ondertekenaars in het Google-document wilt updaten en hetzelfde dialoogvenster als hierboven wilt openen, klik je in het dropdownmenu op Ondertekenaars beheren.
   • Als je een Tekstveld selecteert, kun je een beschrijving toevoegen en in de pop-up de lettergrootte selecteren.
     • De beschrijving laat ondertekenaars weten wat je in dit veld verwacht, zoals Functie of E-mailadres.
     • De lettergrootte die je instelt, wordt de lettergrootte van de waarde die de ondertekenaar invoert voor dit tekstveld.
5. Als je alle ondertekenaars en e-handtekeningvelden voor ondertekenaars aan het document wilt toevoegen, herhaal je deze stappen.

Tips:

• U kunt per document maximaal 200 velden van elk type toevoegen.
• U kunt maximaal 10 ondertekenaars toevoegen aan een e-handtekeningverzoek.
• Voor een ondertekenaar in het document is het ondertekenaarlabel slechts een tijdelijke aanduiding en geen deel van de ondertekenings-pdf die later wordt gemaakt.
• Het is op dit moment niet vereist om het e-mailadres van de ondertekenaar te gebruiken als label, omdat er nog geen e-mails worden gestuurd. Dat gebeurt later in het gedeelte Een e-handtekeningverzoek sturen hieronder. Daarbij worden de tijdelijke labels voor ondertekenaars toegewezen aan echte e-mailadressen.
• Aan elke ondertekenaar in het document wordt een unieke kleur toegewezen, zodat velden die aan verschillende ondertekenaars zijn toegewezen makkelijk van elkaar kunnen worden onderscheiden. Alle velden die aan dezelfde ondertekenaar zijn toegewezen, krijgen dezelfde kleur.

1. Nadat u alle toepasselijke velden heeft toegevoegd, klikt u rechts op Handtekening aanvragen.
   • Bijdragers die eigenaar zijn van het document of er bewerkingsrechten voor hebben, vinden deze knop. Anders is deze knop niet beschikbaar.
2. Voer een titel in voor het gemaakte pdf-bestand.
3. Voer de e-mailadressen van alle ondertekenaars in.
   • U kunt ook een bericht toevoegen dat naar de ondertekenaars wordt gestuurd in de e-mail met het e-handtekeningverzoek.
4. U kunt de landinstelling van het audittrail selecteren in het dialoogvenster voor verzoeken. Deze waarde bepaalt in welk land het audittrail aan het eind wordt gemaakt.
5. Lees en accepteer de Servicevoorwaarden als die in het dialoogvenster voor verzoeken worden getoond.
6. Klik op Verzoeken om handtekening.
   • Nadat het e-handtekeningverzoek is gemaakt, gebeurt er het volgende:
     • Van het document wordt een pdf-bestand gemaakt dat wordt gedeeld met de ondertekenaars met weergaverechten. U vindt het gegenereerde bestand in Mijn Drive.
     • De ondertekenaars krijgen een e-mailmelding met een link naar het document.

Tips:

• Nadat je op Handtekening aanvragen hebt geklikt, wordt het pdf-bestand vergrendeld om te voorkomen dat het wordt gewijzigd voordat de ondertekenaars aan het e-handtekeningverzoek kunnen voldoen. Het bestand dat wordt gebruikt om het handtekeningverzoek te maken, blijft ontgrendeld en wordt niet automatisch gedeeld met de ondertekenaars als onderdeel van het e-handtekeningverzoek.
• De voortgang van een e-handtekeningverzoek checken:
  • Open het betreffende pdf-bestand in Drive of via de link in de e-mailmelding.
  • Als je het rechterzijvenster wilt openen om de e-handtekeninggegevens weer te geven, klik je rechtsboven in het pdf-bestand op Details weergeven.

Als je een pdf-bestand met e-handtekeningvelden als template wilt opslaan, klik je rechtsboven op Wijzigingen opslaan. Google Documenten slaat de e-handtekeningvelden automatisch op voor toekomstig gebruik.

1. Open het e-mailaccount waarnaar het e-handtekeningverzoek is gestuurd.
2. Open de e-mailmelding.
3. Klik op de ingesloten link.
   • Als je het pdf-bestand rechtstreeks vanuit Drive opent, klik je op Ondertekenen om het document te ondertekenen.
4. Je document kan tekstvelden bevatten die je moet invullen, zoals Functie of E-mail. Als dat het geval is, klik je op de betreffende velden en vul je deze in.
5. Vul de gekleurde velden in. Een gekleurd veld betekent dat je dit veld kunt ondertekenen.
   • Er verschijnt een dialoogvenster waarin je je volledige naam en initialen moet invoeren. Er wordt dan een elektronische handtekening voor je gemaakt. Klik op Gebruiken en ondertekenen.
     • Tip: Als deze velden meerdere keren voorkomen, kun je deze informatie hergebruiken in het hele document.
   • Velden die zijn toegewezen aan andere ondertekenaars die nog niet hebben ondertekend, worden grijs weergegeven.
   • Handtekeningwaarden die zijn verstrekt door andere ondertekenaars die al hebben ondertekend, staan in de pdf.
6. Nadat je alle vereiste handtekeningvelden hebt ingevuld, klik je bovenaan de pagina op Markeren als afgerond.
   • Nadat je op Markeren als afgerond hebt geklikt, wordt er in het dialoogvenster een melding getoond met het volgende:
     • De exacte e-mailwaarde die voor je wordt geregistreerd en die zichtbaar is voor anderen met toegang tot de e-handtekening-pdf's nadat je hebt geklikt om door te gaan.
     • Als je meerdere e-mailadressen in je Google-account hebt, wordt het e-mailadres gebruikt dat de aanvrager voor je heeft ingevoerd in het dialoogvenster met verzoeken.
7. Neem de Servicevoorwaarden door en accepteer ze.
8. Klik op Akkoord en doorgaan.

Tips:

• Als je de enige ondertekenaar bent: Jij en de aanvrager krijgen een e-mail waarin staat dat het verzoek is afgerond.
• Als het verzoek meerdere ondertekenaars omvat: Het verzoek is pas afgerond als alle ondertekenaars hebben ondertekend. Op dat moment krijgen alle ondertekenaars en de aanvrager een e-mail dat het verzoek is afgerond.

1. Open op een computer het e-mailaccount waar het e-handtekeningverzoek naartoe is gestuurd.
2. Open de e-mailmelding.
3. Klik op de ingesloten link.
4. Klik op Afwijzen.
   • Optioneel: Geef een reden op voor de afwijzing.
5. Klik op Afwijzen.
   • De aanvrager krijgt een e-mail met de mededeling dat het verzoek is afgewezen.

1. Open op een computer het e-mailaccount waar het e-handtekeningverzoek naartoe is gestuurd.
2. Open de e-mailmelding.
3. Klik op de ingesloten link.
4. Klik op Gegevens bekijken.

Nadat het e-handtekeningverzoek is afgerond, sturen we een definitieve kopie van het document of een link naar het definitieve document naar de e-mailinbox van alle ondertekenaars en die van de aanvrager. Een laatste kopie van het document wordt opgeslagen in de Drive van elke partij.

Als u het definitieve document niet kunt vinden:

• Kijk in je spammap.
• Neem contact op met andere partijen die betrokken zijn bij het e-handtekeningverzoek om een kopie te krijgen.
• Stuur feedback over Gmail of neem contact op met Google Drive-support.
• Zo zorgt u dat u in de toekomst e-handtekeningdocumenten kunt krijgen:
  • Als u een Google Drive-account heeft, checkt u uw Drive-instellingen, zodat u nieuwe content kunt opslaan.
• Check uw e-mailinstellingen om e-mails te kunnen krijgen van [email protected].

Je kunt de landinstelling van het audittrail selecteren in het dialoogvenster voor verzoeken. Deze waarde bepaalt in welk land het audittrail aan het eind wordt gemaakt.

Tip: Nadat alle ondertekenaars het document hebben ondertekend, wordt er een definitieve pdf gemaakt. Het einde van het pdf-bestand bevat een pagina met het audittrail. De pagina wordt gemaakt met de landinstelling die de aanvrager selecteerde toen die het e-handtekeningverzoek maakte. Deze pagina bevat een logboek met tijdstempels van verschillende gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden tijdens de levenscyclus van een e-handtekeningverzoek, zoals:

• E-handtekening aangevraagd
• Ondertekend met e-handtekening
• E-handtekening afgerond
• Gegevens van de aanvrager en de ondertekenaars, zoals hun e-mailadres en naam

Zo geeft u feedback aan Google:

1. Open het pdf-bestand voor het handtekeningverzoek waarvoor u feedback wilt geven.
2. Klik op Details bekijken  Menu  Feedback over functies sturen.

U kunt ook feedback sturen via het product.

• Feedback over Gmail verzenden
• Contact opnemen met de support van Google Drive