Mengirim permintaan tanda tangan & menandatangani dokumen dengan tanda tangan elektronik

Fitur tanda tangan elektronik untuk Google Dokumen dan PDF tersedia bagi:

• Akun Workspace Individual.
• Paket Workspace berikut jika administrator Anda mengaktifkan fitur ini:
  • Business Standard dan Plus
  • Enterprise Starter, Standard, dan Plus
  • Enterprise Essentials dan Enterprise Essentials Plus
  • Pengguna Education Plus

Jika tidak memiliki paket langganan Workspace, Anda dapat memperoleh akses ke fitur ini sekarang dengan Mendaftar ke paket Workspace Individual.

Penting: Fitur ini hanya tersedia untuk pengguna tertentu yang memenuhi syarat.

1. Buka panel samping tanda tangan elektronik.
   • Jika Anda memulai dari file PDF di Google Drive:
     1. Di komputer, buka drive.google.com.
     2. Upload file PDF baru atau cari file yang sudah ada dan ingin Anda gunakan.
     3. Buka file PDF dalam mode tampilan.
     4. Di kanan atas, klik Menu eSignature.
   • Jika Anda memulai dari Google Dokumen:
     1. Di komputer, buka drive.google.com.
     2. Buat Dokumen Google baru atau buka dokumen yang sudah ada.
     3. Di bagian atas, klik Alat Tanda tangan elektronik.
2. Jika Anda memiliki beberapa penanda tangan, di bagian “Sisipkan kolom untuk”, pilih penanda tangan tertentu yang ingin Anda masukkan kolom tanda tangan elektroniknya.
   • Untuk memperbarui daftar penanda tangan yang tersedia di menu dropdown, pilih Kelola penanda tangan. Tindakan ini akan membuka dialog Kelola penanda tangan.
   • Di dialog Kelola penanda tangan, Anda dapat menambahkan hingga 10 penanda tangan dan menetapkan label bagi setiap penanda tangan untuk mengidentifikasi penanda tangan dalam dokumen.
3. Tarik satu atau beberapa kolom berikut untuk ditambahkan ke dokumen Anda:
   • Tanda Tangan
   • Inisial
   • Nama
   • Kolom teks
   • Tanggal ditandatangani
4. Untuk menemukan kepada siapa kolom ditetapkan, klik kolom tersebut.
   • Jika ingin memperbarui penetapan penanda tangan untuk kolom ini, gunakan menu dropdown Ditetapkan ke pada pop-up.
   • Untuk memperbarui daftar penanda tangan di Dokumen Google dan membuka dialog yang sama seperti di atas, klik Kelola penanda tangan di menu dropdown.
   • Saat memilih ”Kolom Teks”, Anda dapat menambahkan deskripsi dan memilih ukuran font di pop-up.
     • Deskripsi memberi tahu penanda tangan informasi apa yang Anda perlukan di kolom ini, seperti “Jabatan” atau “Alamat email”.
     • Ukuran font yang Anda tetapkan akan menjadi ukuran font nilai yang dimasukkan penanda tangan untuk kolom teks ini.
5. Untuk menambahkan semua penanda tangan dan kolom tanda tangan elektronik bagi penanda tangan dalam dokumen, ulangi langkah-langkah ini.

Tips:

• Anda dapat menambahkan maksimum 200 kolom dari jenis apa pun per dokumen.
• Anda dapat menambahkan maksimum 10 penanda tangan ke permintaan tanda tangan elektronik.
• Untuk penanda tangan dalam dokumen, label penanda tangan hanyalah ID placeholder dan bukan bagian dari PDF penandatanganan yang dibuat kemudian.
• Tidak ada persyaratan untuk menggunakan alamat email penanda tangan sebagai label penanda tangan untuk saat ini karena belum ada email yang dikirim. Hal ini akan dilakukan nanti di bagian "Kirim permintaan tanda tangan elektronik" di bawah tempat label placeholder untuk penanda tangan dipetakan ke alamat email yang sebenarnya.
• Untuk membedakan kolom yang ditetapkan kepada penanda tangan yang berbeda dengan mudah, setiap penanda tangan dalam dokumen diberi warna yang unik. Semua kolom yang ditetapkan kepada penanda tangan yang sama ditampilkan dalam warna yang sama.

1. Setelah menambahkan semua kolom yang sesuai, klik Minta tanda tangan di sebelah kanan.
   • Hanya kolaborator yang memiliki akses edit ke dokumen yang dapat menemukan tombol ini. Jika tidak, tombol ini tidak akan tersedia.
2. Masukkan judul untuk file PDF yang dihasilkan.
3. Masukkan alamat email untuk setiap penanda tangan.
   • Anda juga dapat menambahkan pesan yang akan dikirim ke penanda tangan di email permintaan tanda tangan elektronik.
4. Anda dapat memilih lokalitas jejak audit dalam dialog permintaan. Nilai ini menentukan lokalitas jejak audit yang dihasilkan di akhir.
5. Tinjau dan setujui Persyaratan Layanan jika ditampilkan dalam dialog permintaan.
6. Klik Minta tanda tangan.
   • Setelah permintaan tanda tangan elektronik berhasil dibuat:
     • Dari dokumen, file PDF akan dibuat dan dibagikan kepada penanda tangan yang memiliki akses lihat. Anda dapat menemukan file yang dihasilkan di Drive Saya.
     • Notifikasi email dikirim ke penanda tangan dengan link ke dokumen.

Tips:

• Setelah Anda mengklik Minta tanda tangan, file PDF akan dikunci untuk menghindari perubahan apa pun sebelum penanda tangan dapat memenuhi permintaan tanda tangan elektronik. File yang digunakan untuk membuat permintaan tanda tangan tetap tidak terkunci dan tidak otomatis dibagikan kepada penanda tangan sebagai bagian dari permintaan tanda tangan elektronik.
• Untuk melihat progres permintaan tanda tangan elektronik:
  • Buka file PDF di Drive atau melalui link di notifikasi email.
  • Untuk membuka panel samping kanan dan melihat detail tanda tangan elektronik, klik Lihat detail di kanan atas PDF.

Untuk menyimpan file PDF dengan kolom tanda tangan elektronik sebagai template, di kanan atas, klik Simpan perubahan. Untuk penggunaan pada masa mendatang, Google Dokumen akan menyimpan kolom tanda tangan elektronik secara otomatis.

1. Buka akun email yang menerima permintaan tanda tangan elektronik.
2. Buka notifikasi email.
3. Klik link tersemat.
   • Jika Anda membuka file PDF langsung dari Drive, klik Tanda tangani untuk menandatangani dokumen.
4. Dokumen Anda mungkin berisi kolom teks yang perlu Anda isi, seperti “Jabatan” atau “Email”. Jika ya, klik dan lengkapi kolom tersebut.
5. Klik dan lengkapi kolom berwarna, yang menunjukkan bahwa kolom tersebut adalah kolom yang harus Anda tanda tangani.
   • Sebuah dialog akan muncul dan meminta Anda untuk memasukkan nama lengkap serta inisial Anda. Tindakan ini akan menghasilkan tanda tangan elektronik untuk Anda gunakan. Klik Gunakan dan tanda tangani.
     • Tips: Jika ada beberapa instance dari kolom tersebut, Anda dapat menggunakan kembali informasi ini di seluruh dokumen.
   • Kolom yang ditetapkan untuk penanda tangan lain yang belum login akan berwarna abu-abu.
   • Nilai tanda tangan yang diberikan oleh penanda tangan lain yang telah login dapat dilihat di PDF.
6. Setelah Anda melengkapi semua kolom tanda tangan yang wajib diisi, klik Tandai Selesai di bagian atas halaman.
   • Setelah mengklik "Tandai Selesai", Anda akan mendapatkan pemberitahuan pada dialog yang menampilkan:
     • Nilai email persis yang dicatat untuk Anda dan dapat dilihat oleh orang lain yang memiliki akses ke PDF tanda tangan elektronik setelah Anda mengklik untuk melanjutkan.
     • Jika memiliki beberapa email di Akun Google Anda, email yang telah dimasukkan pemohon dalam dialog permintaan akan digunakan.
7. Tinjau dan setujui Persyaratan Layanan.
8. Klik Setuju & Lanjutkan.

Tips:

• Jika Anda satu-satunya penanda tangan: Anda dan pemohon akan mendapatkan email yang memberitahukan bahwa permintaan telah selesai.
• Jika permintaan memiliki beberapa penanda tangan: Permintaan tidak lengkap hingga semua penanda tangan memberi tanda tangan. Saat semua telah menandatangani, semua penanda tangan serta pemohon akan mendapatkan email yang memberitahukan bahwa permintaan telah selesai.

1. Di komputer, buka akun email yang menerima permintaan tanda tangan elektronik.
2. Buka notifikasi email.
3. Klik link tersemat.
4. Klik Tolak.
   • Opsional: Berikan alasan penolakan.
5. Klik Tolak.
   • Pemohon menerima email yang menyatakan bahwa permintaan tersebut ditolak.

1. Di komputer, buka akun email yang menerima permintaan tanda tangan elektronik.
2. Buka notifikasi email.
3. Klik link tersemat.
4. Klik Lihat detail.

Setelah permintaan tanda tangan elektronik selesai, salinan dokumen akhir atau link ke dokumen akhir akan dikirim ke semua penanda tangan dan kotak masuk email pemohon, dan salinan dokumen akhir akan disimpan di Drive setiap pihak. 

Jika Anda tidak dapat menemukan dokumen final:

• Periksa folder spam.
• Hubungi pihak lain yang terlibat dalam permintaan tanda tangan elektronik untuk mendapatkan salinannya.
• Kirim masukan tentang Gmail atau Hubungi dukungan Google Drive.
• Untuk memastikan Anda dapat menerima dokumen tanda tangan elektronik di masa mendatang:
  • Jika Anda memiliki akun Google Drive, periksa setelan Drive agar Anda dapat menyimpan konten baru.
• Periksa setelan email agar Anda dapat menerima email dari [email protected].

Anda dapat memilih lokalitas jejak audit dalam dialog permintaan. Nilai ini menentukan lokalitas jejak audit yang dihasilkan di akhir.

Tips: Setelah semua penanda tangan menandatangani dokumen, file .pdf final akan dibuat. Bagian akhir .pdf berisi halaman jejak audit. Halaman ini dibuat dalam lokalitas yang dipilih pemohon saat memulai permintaan tanda tangan elektronik. Halaman ini berisi log berbagai peristiwa yang terjadi selama siklus proses permintaan tanda tangan elektronik dengan stempel waktu, seperti:

• Tanda tangan elektronik diminta
• Ditandatangani dengan tanda tangan elektronik
• Penyelesaian tanda tangan elektronik
• Informasi identitas untuk pemohon dan penanda tangan, seperti nama dan emailnya

Untuk memberikan masukan kepada Google:

1. Buka file PDF untuk permintaan tanda tangan yang ingin Anda beri masukan.
2. Klik Lihat detail Menu   Kirim masukan fitur .

Anda juga dapat mengirim masukan melalui produk:

• Mengirim masukan tentang Gmail
• Menghubungi dukungan Google Drive