Premiers pas avec les fichiers chiffrés dans Drive, Docs, Sheets et Slides

• L'administrateur de votre domaine détermine les groupes et les utilisateurs autorisés à utiliser le chiffrement. Si vous souhaitez déplacer des fichiers vers des emplacements où le chiffrement est désactivé ou activer cette fonctionnalité pour de nouveaux emplacements, contactez votre administrateur.
• Votre administrateur a également la possibilité de recommander que les nouveaux fichiers dans Drive, Docs, Sheets et Slides soient créés à l'aide du chiffrement côté client via des requêtes dans l'application. Si nécessaire, veuillez contacter votre administrateur pour vous assurer que les attentes de votre organisation sont comprises.
• Le chiffrement côté client offre un niveau de protection supplémentaire à votre organisation. Vos fichiers sont chiffrés de bout en bout et entre les clients, et Google ne peut pas les déchiffrer. À noter :
  • Il est possible que les applications installées sur votre ordinateur et disposant des autorisations suffisantes, comme les extensions Chrome, puissent afficher les fichiers chiffrés et récupérer leur contenu.
  • Le chiffrement ne protège pas vos fichiers contre les utilisateurs qui peuvent voir votre écran.
• C'est votre administrateur qui détermine la fréquence à laquelle vous devez vous reconnecter pour ouvrir des fichiers chiffrés côté client. Contactez-le si vous devez vous connecter souvent.

• Un cadenas s'affiche à côté des fichiers chiffrés.
• Les fichiers chiffrés peuvent être modifiés par une personne à la fois. Découvrez comment collaborer sur des fichiers chiffrés.
• Dans les fichiers chiffrés, l'enregistrement automatique se déclenche toutes les 30 secondes, sauf si votre appareil est inactif ou que vous effectuez une autre action (si vous partagez le fichier ou tentez de le quitter, par exemple).
  • Si vous tentez de quitter un fichier non enregistré, vous recevez un avertissement. Pour éviter de perdre les modifications non enregistrées, cliquez sur Annuler.
• Trois états sont possibles pour l'enregistrement automatique :
  • Enregistrement en attente : en attente d'un déclencheur de l'enregistrement automatique ou du minuteur de 30 secondes.
  • Enregistrement : un enregistrement est en cours. Vous pouvez continuer à modifier le fichier.
  • Enregistré dans Drive : vous n'avez effectué aucune modification. Votre version est à jour.
• Créer des fichiers chiffrés comporte différentes étapes. Découvrez comment créer ou copier des fichiers chiffrés.
• Votre administrateur peut vous demander de vous connecter à un service SSO supplémentaire deux fois pour accéder aux fichiers chiffrés : une fois pour le fournisseur d'identité de votre organisation, et une fois avec Google pour Drive, Docs, Sheets et Slides.
• Vous pouvez imprimer depuis Docs ou Sheets, mais pas Slides.
• Le correcteur orthographique pour les documents Docs et les diapositives Slides chiffrés est disponible en allemand, anglais américain, anglais britannique, espagnol, français et italien.
• Le correcteur orthographique n'est pas disponible dans Sheets.
• Vous pouvez exporter un fichier Sheets dans un fichier Excel. Accédez à Fichier Télécharger.
• L'historique des versions des fichiers chiffrés conserve jusqu'à 100 versions. Une fois que vous avez dépassé 100 versions, les versions les moins importantes sont automatiquement supprimées. Les versions nommées ne sont pas encore disponibles.
• La taille maximale des fichiers Docs, Sheets et Slides chiffrés est de 100 Mo. Les fichiers Drive chiffrés ne sont soumis à aucune limite.
• Un document peut comporter jusqu'à 3 000 images.
• La taille d'une seule image est de 1 Mo.
• Le téléchargement d'un dossier n'a aucune incidence sur les fichiers chiffrés côté client.

Avec les fichiers chiffrés, vous ne pouvez pas :

• ouvrir Microsoft Office en mode Édition pour Docs ou Slides ;
• ajouter des commentaires aux fichiers Drive ;
• utiliser l'application mobile pour modifier des fichiers Docs, Sheets et Slides ;
• utiliser des fonctions qui passent des appels externes dans Sheets ;
• importer des fichiers Microsoft Office dans Docs ou Slides ;
• utiliser certains outils, y compris les suivants :
  • Vérification de la grammaire
  • Traduction et comparaison de documents
  • Saisie vocale
  • Modules complémentaires
• télécharger des fichiers Docs ou Slides ;
• prévisualiser des fichiers Docs, Sheets ou Slides.

Pour créer un document, une feuille de calcul ou une présentation chiffrés, vous disposez de deux options :

Depuis Google Drive

1. Accédez à drive.google.com.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau .
3. Pointez sur la flèche à côté de Docs, Sheets ou Slides cliquez sur Document chiffré vierge/Feuille de calcul chiffrée vierge/Présentation chiffrée vierge.
4. Dans la fenêtre "Nouveau document chiffré", cliquez sur Créer.

Depuis Google Docs, Sheets ou Slides

1. Ouvrez un fichier Google Docs, Sheets ou Slides.
2. En haut de l'écran, cliquez sur Fichier.
3. Pointez sur Nouveau cliquez sur Nouveau document chiffré/Nouvelle feuille de calcul chiffrée/Nouvelle présentation chiffrée.
4. Dans la fenêtre "Nouveau document chiffré", cliquez sur Créer.

Conseils :

• Fichier Nouveau.
• Si vous créez un fichier chiffré dans un dossier partagé, ce fichier dispose des mêmes droits d'accès que le dossier.
• Si les options Document chiffré vierge/Feuille de calcul chiffrée vierge/Présentation chiffrée vierge ou Nouveau document chiffré/Nouvelle feuille de calcul chiffrée/Nouvelle présentation chiffrée ne sont pas disponibles, assurez-vous :
  • d'être connecté à votre compte professionnel ou scolaire ;
  • que votre administrateur a activé le chiffrement côté client ;
  • d'avoir validé votre identité. En savoir plus sur le chiffrement avec votre fournisseur d'identité

1. Accédez à drive.google.com.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau .
3. Pointez sur la flèche à côté de Importer un fichier cliquez sur Chiffrer et importer le fichier.

Conseils :

• Si votre administrateur active le CSE par défaut, l'option "Chiffrer et importer" est recommandée dans le menu "Nouveau".
• Si vous importez un fichier chiffré dans un dossier partagé, ce fichier dispose des mêmes droits d'accès que le dossier.
• Si l'option Chiffrer et importer le fichier n'est pas disponible, assurez-vous :
  • d'être connecté à votre compte Workspace ;
  • que votre administrateur a activé le chiffrement côté client ;
  • d'avoir validé votre identité. En savoir plus sur le chiffrement avec votre fournisseur d'identité

Depuis Google Docs, Sheets ou Slides

1. Ouvrez un fichier Google Docs, Sheets ou Slides chiffré.
2. En haut à gauche, cliquez sur Fichier Créer une copie.

Depuis Google Drive

1. Effectuez un clic droit sur le fichier chiffré.
2. Si le fichier chiffré :
   • Est un fichier Google Docs, Sheets ou Slides : sélectionnez Créer une copie.
   • N'est pas un fichier Google Docs, Sheets ou Slides : sélectionnez Créer une copie Créer une copie.

Conseil : Si vous souhaitez créer une copie sans chiffrement supplémentaire, supprimez le chiffrement supplémentaire d'un document.

Depuis Google Docs, Sheets ou Slides

1. Ouvrez un fichier Google Docs, Sheets ou Slides.
2. En haut de l'écran, cliquez sur Fichier Créer une copie.
   • S'il s'agit d'un fichier Google Slides, cliquez sur Présentation entière.
3. Sélectionnez Ajouter un chiffrement supplémentaire.

Depuis Google Drive

Important : Vous ne pouvez pas ajouter de chiffrement supplémentaire aux fichiers des éditeurs Google Workspace.

1. Effectuez un clic droit sur le fichier.
2. Sélectionnez Créer une copie Créer une copie chiffrée.

Conseil :

• Si vous ne trouvez pas la case à cocher "Ajouter un chiffrement supplémentaire" dans Google Docs, Sheets ou Slides, ni l'élément de menu "Créer une copie chiffrée" dans Drive :
  • Vérifiez que vous êtes connecté à votre compte professionnel ou scolaire.
  • Vérifiez si votre administrateur autorise le chiffrement côté client.
  • Confirmez que vous êtes le propriétaire du document dans Mon Drive ou l'administrateur du Drive partagé.
  • Validez votre identité. Découvrez comment vous connecter à votre fournisseur d'identité.

Important : Les fonctionnalités non compatibles avec le chiffrement supplémentaire ne sont plus modifiables ou sont supprimées.

• Fonctionnalités qui ne sont plus modifiables :
  • Checklists
  • Dessins, graphiques et tableaux intégrés
  • Formulaires associés
  • Fonctions de données externes comme GOOGLEFINANCE
  • Feuilles connectées
  • WordArt
• Fonctionnalités supprimées du document :
  • Champs de signature électronique
  • Commentaires et suggestions
  • Plages protégées
  • Apps Script et modules complémentaires

• Dans Drive, double-cliquez sur un fichier Excel chiffré.
• La feuille de calcul s'ouvre dans un autre onglet.
• Vous pouvez alors modifier et partager le document, consulter l'historique des versions, et plus encore. Toutes les modifications que vous apportez sont enregistrées dans le fichier Excel chiffré d'origine.

Conseils :

• Vous ne pouvez ouvrir que les fichiers Excel chiffrés portant l'extension .xlsx.
• La taille du fichier ne doit pas dépasser 100 Mo.
• La limite de mémoire des images est fixée à 90 Mo.
• Vous pouvez définir jusqu'à :
  • 10 millions de cellules
  • 3 000 images

Vous pouvez importer les données d'un fichier Excel dans un fichier Sheets chiffré disponible. Votre fichier Excel ne sera pas modifié, même si vous apportez des changements au fichier Sheets chiffré.

1. Dans Sheets, créez un fichier Excel chiffré disponible ou ouvrez-en un.
2. En haut à gauche, cliquez sur Fichier Importer.
3. Sélectionnez le fichier Excel.
4. Cliquez sur Sélectionner.
5. Sélectionnez une option d'importation :
   • Créer feuille de calcul
   • Insérer de nouvelles feuilles
6. Cliquez sur Importer les données.

Conseils :

• Vous ne pouvez importer que des fichiers Excel portant l'extension .xlsx.
• Lors de l'importation, les fonctionnalités Excel non compatibles avec Sheets sont ignorées.
• Taille maximale des fichiers : 100 Mo
• Nombre maximal de cellules : 10 millions
• Nombre maximal d'images : 3 000

Au lieu d'importer des données, vous pouvez convertir un fichier Excel chiffré au format Sheets pendant que vous continuez à travailler dessus. Le fichier chiffré ne sera pas modifié.

1. Dans Drive, double-cliquez sur un fichier Excel chiffré.
   • La feuille de calcul s'ouvre dans un autre onglet.
2. Cliquez sur Fichier Enregistrer au format Google Sheets.

Vous trouverez le fichier Excel chiffré et les nouvelles feuilles de calcul Sheets chiffrées dans Drive. Vous pouvez conserver ou supprimer le fichier Excel. Si vous le conservez, vous pouvez par exemple le renommer {ARCHIVE}...xlsx pour éviter toute confusion.

Vous pouvez télécharger une copie d'un fichier Sheets chiffré au format Excel.

1. Dans Sheets, en haut à gauche, cliquez sur Fichier Télécharger et déchiffrer.
2. Cliquez sur Microsoft Excel (.xlsx).