Penting: Untuk menambahkan ruang rapat dan fasilitas lain ke acara, Anda harus memiliki akun kantor atau sekolah. Pelajari cara menambahkan ruang ke acara.
Ruang rapat Google Kalender mungkin akan menolak pemesanan ruang untuk acara karena berbagai alasan, baik pada saat pemesanan maupun setelahnya.
Tips:
- Saat pemesanan ruang ditolak, penyelenggara acara akan menerima email. Tamu tidak menerima email, tetapi dapat melihat status penerimaan ruang di acara.
- Jika acara berada di kalender sekunder, tidak ada siapa pun yang akan menerima email. Namun, Anda dapat menemukan persetujuan atau penolakan pemesanan ruang di acara tersebut.
- Jika Anda memperbarui acara yang sudah dipesan ruangnya, periksa apakah ruang tersebut tersedia untuk waktu baru atau harus pesan ruang baru.
- Jika Anda memperbarui waktu acara, ruang yang dipesan akan dibebaskan, dan sistem akan mencoba memesannya kembali secara otomatis untuk waktu yang baru. Pemesanan ulang otomatis mungkin akan gagal karena alasan yang sama dengan pemesanan ruang baru.
- Untuk beberapa akun kantor atau sekolah, jika pemesanan ruang Anda ditolak, admin dapat mengaktifkan setelan untuk memesan ruang serupa secara otomatis.
- Untuk acara dengan kurang dari 20 tamu, penyelenggara dan tamu akan menerima email berisi detail ruang baru.
- Untuk lebih dari 20 tamu, hanya penyelenggara dan pembuat acara yang menerima email berisi detail ruang baru.
Memahami alasan penolakan pemesanan ruang
Ruang tidak tersedia pada waktu yang dimintaJika ruang sudah dipesan untuk acara lain pada waktu yang sama, ruang tersebut akan langsung menolak permintaan tersebut. Ruang dapat menolak pemesanan ruang untuk acara jika:
- Pengguna memperbarui acara dengan ruang yang dipesan, tetapi ruang tersebut tidak tersedia pada waktu yang baru.
- Pengguna lain mencoba memesan ruang untuk acara terpisah pada saat yang sama.
Untuk acara berulang, pastikan ruang tersedia untuk minimal setengah dari acara, dan ketidaktersediaannya tidak lebih dari 8 kali.
Tips: Untuk menghindari konflik ini, maka saat Anda mengedit acara berulang, di bagian “Ruang”, pilih Ruang untuk acara mendatang.
Jika administrator mengaktifkan pembebasan ruang dan semua peserta kecuali satu orang menolak acara, ruang akan otomatis dibebaskan. Pelajari lebih lanjut cara administrator membebaskan ruang rapat Kalender yang tidak digunakan.
Jika Anda tidak menolak acara, acara tersebut akan ditandai. Sorotan acara akan hilang jika:
- Tamu lain mengubah RSVP-nya menjadi “Mungkin” atau “Ya”.
- Tamu baru ditambahkan.
Jika Anda tidak memiliki izin, ruang akan ditampilkan sebagai tidak tersedia di pemilih ruang.
Ruang akan menolak jika:
- Anda memperbarui waktu acara setelah administrator ruang menghapus izin Anda.
- Tamu tanpa izin pemesanan mengubah waktu acara.
Jika Anda perlu memesan ruang, minta administrator untuk:
- Ubah opsi berbagi untuk ruang tersebut ke "Melihat detail semua acara".
- Memberi Anda izin untuk memesan ruang.
Pengelola fasilitas dapat menghapus pemesanan ruang meskipun tidak ada perubahan yang dilakukan oleh penyelenggara acara atau tamu. Pengelola fasilitas memiliki izin berikut:
- Izin "Buat perubahan pada acara": Menghapus ruang dari acara yang ada.
- Izin "Mengubah dan mengelola fitur berbagi": Menghapus kalender fasilitas.
Hanya administrator yang dapat menyiapkan pengelola fasilitas.