Een afspraakplanning maken in Google Agenda

Gebruik afspraakplanningen om je beschikbaarheid te beheren en anderen afspraken te laten maken op je boekingspagina in Google Agenda.

In dit artikel ontdek je meer over het volgende:

Je afspraken en boekingspagina instellen
Je afspraakplanning bewerken
Je afspraakplanning tonen of verbergen
Beschikbaarheid toevoegen aan een afspraakplanning
Updates over planning, zichtbaarheid en bevestigingsmails

Ben je klaar om te beginnen?

Je afspraakplanning maken

Je afspraken en boekingspagina instellen

Belangrijk: Je kunt alleen op een computer een afspraakplanning maken.

Als je een nieuwe afspraakplanning maakt, moet je het volgende doen:

Selecteer de duur van de afspraak en je beschikbaarheid.
Pas aan hoe je met anderen vergadert.

Met een persoonlijk Google-account of Workspace Business Starter-abonnement kun je één boekingspagina maken waarmee anderen afspraken kunnen inplannen in je agenda. Voor sommige functies heb je wel een in aanmerking komend abonnement nodig. Met een in aanmerking komend abonnement kun je het volgende doen:

Meer dan één afspraakplanning maken.
Een afspraakplanning aan een secundaire agenda toevoegen.
De beschikbaarheid in meerdere agenda's controleren.
Maximaal 20 co-hosts toevoegen.
E-mailverificatie vereisen voor afspraken.
Maximaal 5 automatische e-mailherinneringen vóór elke afspraak versturen.
Betalingen voor afspraken met Stripe accepteren.

Meer informatie over wat je nodig hebt om premium functies voor afspraakplanningen te gebruiken

Stap 1: Je afspraken instellen

Open Google Agenda op een computer.
Klik linksboven op Maken.
Selecteer Afspraakplanning.
Stel links in het deelvenster Afspraakplanning die kan worden geboekt je afspraakinstellingen in.
Klik op Volgende.

Afspraakinstelling	Beschrijving
Titel toevoegen	Voer een titel in voor je afspraakplanning. De titel is zichtbaar voor iedereen die de link naar je boekingspagina heeft. De titel wordt getoond in je agenda voor de planning en inkomende afspraken.
Afspraakduur	Klik onder Afspraakduur op de pijl-omlaag . Selecteer de duur. Als je een aangepaste duur wilt instellen, selecteer je Aangepast.
Algemene beschikbaarheid	Stel de datum, tijd en tijdzone van je afspraken in. Voor afspraken die wekelijks worden herhaald, selecteer je naast een tijdblok het volgende: Hele dag niet beschikbaar : Maak jezelf niet beschikbaar voor het geselecteerde tijdblok. Nog een periode aan deze dag toevoegen : Voeg nog een tijdblok toe op dezelfde dag. Tijd kopiëren naar alle : Pas hetzelfde schema toe op alle tijdblokken.
Planningsperiode	Beperk de periode waarin mensen afspraken in je agenda kunnen plannen, zoals: De maximale tijd van tevoren dat anderen een afspraak met je kunnen maken. De minimale tijd van tevoren dat anderen een afspraak met je kunnen plannen.
Aangepaste beschikbaarheid	Wijzig je beschikbaarheid voor specifieke datums, zoals feestdagen.
Instellingen voor geboekte afspraken	Beheer de afspraken die in je agenda worden getoond. Buffertijd: Voeg tijd toe tussen afspraken in je agenda. Maximumaantal boekingen per dag: Beperk het aantal afspraken dat je per dag accepteert. Rechten voor gasten: Hiermee sta je gasten toe anderen uit te nodigen voor je afspraken.
Agenda's	Selecteer een primaire of secundaire agenda voor je afspraken. Selecteer Agenda's checken op beschikbaarheid om planningsconflicten te voorkomen. Je kunt geen afspraken toevoegen aan bronagenda's. Meer informatie over hoe je agenda's van ruimtes en bronnen deelt
Co-hosts	Voer de namen of e-mailadressen van co-hosts in. Je kunt ook rechtstreeks Google-groepen toevoegen.

Stap 2: Je boekingspagina instellen

Stel aan de linkerkant in het deelvenster Afspraakplanning die kan worden geboekt de instellingen voor je boekingspagina in.
Klik op Opslaan.

Instelling voor boekingspagina	Beschrijving
Foto en naam op de boekingspagina	Check hoe je identiteit wordt getoond op je boekingspagina. In secundaire agenda's staat er op boekingspagina's geen foto bij afspraakplanningen. Als je de profielfoto of accountnaam op je boekingspagina wilt wijzigen, update je je persoonlijke informatie.
Locatie en videovergadering	Hiermee selecteer je hoe en waar je mensen ontmoet die afspraken met je maken: Klik op Selecteer hoe en waar je wilt afspreken. Selecteer: Google Meet-videovergadering Fysieke vergadering Telefoongesprek Geen/wordt later opgegeven Tip: Als je een conferentieservice van derden wilt gebruiken, selecteer je Geen/wordt later opgegeven. Als iemand een afspraak maakt, bewerk je de afspraak en voeg je een link toe naar de gewenste service voor videovergaderingen. Meer informatie over hoe je Agenda-add-ons installeert
Beschrijving	Voeg een beschrijving toe om uit te leggen welke service je biedt. De beschrijving staat: Op je boekingspagina In bevestigingsmails In afspraakbeschrijvingen
Boekingsformulier	Voeg velden toe die deelnemers moeten invullen, waaronder verplichte velden voor: Voornaam Achternaam E-mailadres Klik op Item toevoegen om meer velden toe te voegen. Als je een verificatiecode wilt sturen naar mensen die niet zijn ingelogd op een Google-account als ze een afspraak aanvragen, vink je het selectievakje naast E-mailverificatie vereisen aan.
Betalingen en annuleringsbeleid	Nadat je een Stripe-account aan Agenda hebt gekoppeld, kun je betaling vragen voor afspraken. Meer informatie over hoe je betalingen voor afspraken vraagt.
Afspraakbevestigingen en -herinneringen	Stel bevestigingsmails en herinneringen voor je e-mails in. Je kunt maximaal 5 herinneringen sturen. Je kunt de tekst van de herinneringsmails niet bewerken. Als je meer dan één herinnering wilt sturen, klik je op Herinnering toevoegen.

Je afspraakplanning tonen of verbergen

Open Google Agenda op je computer.
Klik rechtsboven naast het menu Instellingen op het menu Weergaveschakelaar.
Selecteer Afspraakplanningen tonen.

Tips:

Als je je planning nog steeds niet kunt vinden, selecteer je in het menu Weergaveschakelaar de optie Dag, Week of Maand.
In de Agenda-app zijn afspraakplanningen altijd zichtbaar.
Als je afspraakplanning is verborgen, kun je het volgende doen:
- Vind nog steeds geboekte afspraken in je agenda.
- Maak een nieuwe planning of voeg tijd toe aan een beschikbare planning.

Je afspraakplanning bewerken

Open Google Agenda op je computer.
Klik in het agendaraster op Afspraakplanning .
Klik rechtsboven op Afspraakplanning bewerken .
Breng wijzigingen aan in je afspraakplanning.

Beschikbaarheid toevoegen aan een afspraakplanning

Open Google Agenda op je computer.
Klik in de agenda op een beschikbaar tijdblok.
Klik op Afspraakplanning.
Voeg een datum en tijd toe.
Klik op Beschikbaarheid toevoegen aan een bestaande planning.
Selecteer de planning waaraan je beschikbaarheid wilt toevoegen.
Klik op Toevoegen aan bestaande planning.

Planningpdates, zichtbaarheid en bevestigingsmails

Meer informatie over hoe je afspraakplanning wordt gesynchroniseerd met je agenda

Je afspraakplanning en geboekte afspraken worden automatisch in je agenda getoond.
Vermijd planningsconflicten in Google Agenda door Agenda's checken op beschikbaarheid te selecteren.
Als je in Google Agenda met Ja of Misschien reageert op een afspraak, wordt dat tijdblok niet als beschikbaar getoond op je boekingspagina.
De beschikbaarheid op je boekingspagina wordt automatisch geüpdatet om conflicten met andere afspraken te voorkomen.

Meer informatie over hoe de zichtbaarheid van de afspraakplanning werkt

Iedereen met bewerkingsrechten kan de planning bewerken en nieuwe boekingen in je agenda vinden.
Iedereen met de link naar je boekingspagina kan checken wat je beschikbare tijdblokken zijn.
Als je je boekingspagina deelt, maar niet je agenda, kunnen anderen geen afspraken in je agenda bekijken.
Als je op je boekingspagina's Agenda's checken op beschikbaarheid uitzet, worden alle afspraaktijdblokken getoond als open. Eerdere afspraakboekingen en gebeurtenissen zonder tijdstip die via boekingspagina's zijn geaccepteerd, blijven wel staan.
- Tip: Ook als de functie uitstaat, kunnen anderen elk afspraakschema op een boekingspagina maar één keer boeken.

Bevestigingsmails: Afspraken boeken en annuleren

Afspraakboekingen

Bij planningen in de primaire agenda: Jij, de cohosts en de persoon die de afspraak heeft geboekt, krijgen een e-mailmelding.
Bij planningen in de secundaire agenda: De cohosts en de persoon die de afspraak heeft geboekt, krijgen een e-mailmelding.

Afspraakannuleringen

Bij geannuleerde afspraken in de primaire agenda: Jij, de cohosts en de persoon die de afspraak heeft geboekt, krijgen een e-mailmelding als de afspraak wordt geannuleerd.
Bij geannuleerde afspraken in de secundaire agenda: Cohosts en de persoon die de afspraak heeft geboekt, krijgen een e-mailmelding als de afspraak wordt geannuleerd.

Tip: Als je annuleringsmails wilt krijgen voor afspraken in secundaire agenda's waarin je niet als co-host wordt vermeld, kun je instellen dat je voor je secundaire agenda e-mailmeldingen krijgt als een afspraak wordt geannuleerd. Meer informatie over hoe je je Google Agenda-meldingen aanpast.