เคล็ดลับสำหรับการจัดการโครงการ

ในหน้านี้

• เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในทีม
• จัดการกำหนดการและงาน
• แชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันในเนื้อหา
• ประชุมและนำเสนองานของคุณ

เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในทีม

ติดต่อกับทั้งทีมโดยใช้อีเมลเดียว

เมื่อต้องการแชร์ข้อมูลกับทีมโปรเจ็กต์ ให้สร้างรายชื่ออีเมลใน Google Groups คุณจะส่งการอัปเดตและทรัพยากรให้สมาชิกทุกคนพร้อมกันได้โดยใช้เพียงอีเมลเดียวหลังจากเพิ่มทีมลงในกลุ่ม

ดูวิธีการที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งาน Groups

 

ค้นหาและจัดระเบียบอีเมลสำคัญได้อย่างรวดเร็ว

หากต้องทำงานหลายโครงการกับทีมต่างๆ ติดดาวอีเมลเพื่อแสดงว่าเป็นรายการสำคัญ หรือให้กล่องจดหมายสำคัญของ Gmail จัดเรียงและจัดลำดับความสำคัญของข้อความโดยอัตโนมัติ จากนั้นตั้งค่าตัวกรองและป้ายกำกับให้กับโครงการที่ต้องการ เพื่อให้ค้นหาและตอบกลับอีเมลได้ง่ายขึ้น

ดูวิธีการ 

• จัดระเบียบและค้นหาอีเมล
• ตั้งค่ากล่องจดหมายสำคัญ
• เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพกล่องจดหมายของคุณ

จัดการกำหนดการและงาน

จัดการโครงการหรือกำหนดการของทีม

ใช้ Google ปฏิทินเพื่อสร้างปฏิทินที่แชร์และอัปเดตข้อมูลให้ทุกคนทราบ ใช้ปฏิทินของโปรเจ็กต์เพื่อติดตามเหตุการณ์สำคัญ กำหนดเวลา และการช่วยเตือน สร้างปฏิทินที่แชร์สำหรับการประชุม การฝึกอบรม และวันหยุดพักผ่อน หากต้องการดูว่าสมาชิกคนใดว่าง ก็เพียงแค่เปรียบเทียบปฏิทินและมองหาช่วงเวลาที่เปิดว่าง

ดูวิธีการที่หัวข้อเคล็ดลับในการแชร์ปฏิทิน

 

ติดตาม อัปเดต และทำงานในโปรเจ็กต์ร่วมกัน

สร้างแผนโครงการแบบไดนามิกและแผนภูมิแกนต์ใน Google ชีตเพื่อจัดการโครงการ งาน และกำหนดเวลา สมาชิกทีมทั่วโลกจะอัปเดตความคืบหน้าได้โดยตรงในสเปรดชีต ข้อมูลจึงจะเป็นข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

ดูวิธีการที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานแผนโปรเจ็กต์ในชีต

แชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันในเนื้อหา

สร้างและทำงานเอกสารร่วมกัน

สร้างกำหนดการประชุม ข้อเสนอโครงการ รายงานสรุปผลการดำเนินงาน และอื่นๆ ใน Google เอกสาร คุณจะแก้ไขเอกสารร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ แชทในกลุ่มผู้ใช้ไฟล์ และรับความคิดเห็นที่ตรงเป้าหมายได้โดยใช้ฟีเจอร์ความคิดเห็นและคำแนะนำ ใช้ฟีเจอร์ประวัติการแก้ไขเพื่อดูว่าใครแก้ไขอะไรเมื่อใด หรือเปลี่ยนกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้า

ดูวิธีการที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งาน Google เอกสาร

 

สร้างเว็บไซต์โครงการ

สร้างฮับโครงการใน Google Sites เพื่อเก็บข้อมูลอัปเดต ลำดับเวลา ผลลัพธ์ที่จะส่งมอบ ปฏิทิน และเอกสารไว้ในที่เดียว จากนั้นทีมของคุณก็จะมีจุดรวบรวมข้อมูลสำคัญของโครงการที่ครบครันและเป็นระเบียบ ซึ่งทุกคนจะเข้าถึงได้ทุกเมื่อไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด

ดูวิธีการที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งาน Google Sites

 

จัดเก็บและแชร์เนื้อหาดิจิทัลอย่างปลอดภัย

จัดเก็บเอกสาร รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ ของโครงการใน Google ไดรฟ์หรือไดรฟ์ที่แชร์แล้วแชร์กับทีม เนื่องจากมีการควบคุมการเข้าถึงและการแชร์ของไดรฟ์ ทีมจึงทำงานร่วมกันได้ง่ายและปลอดภัย การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะซิงค์กับระบบคลาวด์ ซึ่งสมาชิกทุกคนจะตรวจสอบเนื้อหาล่าสุดได้

ดูวิธีการ

• เริ่มต้นใช้งานไดรฟ์
• เริ่มต้นใช้งานไดรฟ์ที่แชร์

ประชุมและนำเสนองานของคุณ

สร้างงานนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ

สร้างงานนำเสนอใน Google สไลด์เพื่อแชร์วิสัยทัศน์ ส่งมอบผลลัพธ์ที่สำคัญ และแสดงผลกระทบของโครงการด้วยกราฟและแผนภูมิ ใช้ Gemini สำหรับ Google Workspace เพื่อสร้างกราฟิกและสไลด์ที่คุณใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้  

ดูวิธีการที่หัวข้อทำงานร่วมกันด้วย Gemini ใน Google สไลด์

 

เตรียมสมาชิกทีมให้พร้อมสำหรับการประชุม

แสดงตัวอย่างไฟล์ที่เกี่ยวข้องให้สมาชิกทีมดูก่อนการประชุมเพื่อให้ทุกคนพร้อมเสนอแนวคิด ส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมใน Google ปฏิทิน และแนบเอกสาร สเปรดชีต วิดีโอ งานนำเสนอ และประเด็นการสนทนาอื่นๆ

ดูวิธีการที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานปฏิทิน

 

จัดการประชุมทางวิดีโอกับทีม

จัดการประชุมทางวิดีโอกับสมาชิกทีมทางออนไลน์ใน Google Meet ได้ทุกเมื่อ โดยใช้อุปกรณ์ใดก็ได้ที่รองรับข้อกําหนดในการใช้ Meet ช่วยทีมประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลาเดินทาง แต่ยังได้รับประโยชน์จากการพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน หากทำงานร่วมกับทีมแบบกระจายตัว ให้ใช้การแชร์หน้าจอที่มากับโปรแกรมในการประชุมทางวิดีโอเพื่อนำเสนอข้อมูลต่อสมาชิกทีมทางออนไลน์

ดูวิธีการที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งาน Google Meet

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• บทแนะนํา: วางแผนและจัดการโครงการ 
• บทแนะนำ: วางแผนโครงการกับลูกค้าภายนอก