Penggantian otomatis ruang rapat yang ditolak

Jika ruang menolak rapat, ganti rapat dengan ruang serupa. Rapat mungkin ditolak karena ruang sudah dipesan, ruang dihapus oleh fasilitas untuk pemeliharaan, atau serangkaian rapat rutin mengalami konflik ruang sebanyak satu kali. Untuk ruang berkapasitas maksimum 70 orang, Google Kalender akan otomatis mencoba menemukan dan, jika tersedia, memesan ruang pengganti yang sesuai:

• Di gedung yang sama
• Dengan peralatan yang sama
• Dengan ukuran yang wajar, bergantung pada jumlah tamu. Ruang baru harus mampu menampung semua tamu, tetapi tidak berukuran terlalu besar. Jika terlalu besar, ruang tersebut tidak akan dipesan sebagai pengganti otomatis.

  Menggunakan penggantian ruang otomatis

  Penggantian ruang otomatis diaktifkan secara default, tetapi hanya mengganti ruang jika kedua kondisi berikut terpenuhi:

  • Ruang ditetapkan sebagai fasilitas terstruktur dan diklasifikasikan sebagai ruang rapat.
  • Lokasi kerja untuk pengguna telah ditetapkan, dan ruang merupakan fasilitas terstruktur di gedung mereka.

  Hanya pengguna dengan lokasi kerja yang ditetapkan dan memiliki fasilitas terstruktur di gedung mereka yang akan melihat opsi Penggantian ruang otomatis.

  Menetapkan ruang sebagai fasilitas terstruktur di konsol Admin

  Pilih kategori yang tepat untuk semua ruang. Kesalahan pelabelan pada fasilitas, misalnya, melabeli ruang sosial sebagai ruang rapat, dapat mengakibatkan penggantian ruang yang salah. Untuk mengubah kategori ruang:

  1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

     Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

  2. Buka Menu  Direktori > Gedung dan fasilitas > Ringkasan.

     Memerlukan hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.

  3. Di bagian Pengelolaan fasilitas, klik Buka.
  4. Di bagian Fasilitas, klik nama ruang.
  5. Klik Detail.
  6. Pilih kategori yang sesuai:
     • Ruang rapat: Fasilitas yang digunakan untuk rapat atau konferensi yang dapat berukuran sekecil bilik telepon. 
     • Fasilitas lainnya: Fasilitas yang tidak digunakan untuk rapat, misalnya, sepeda atau mobil perusahaan. 
  7. Klik Simpan.

  Menentukan ruang sebagai fasilitas terstruktur menggunakan metode API atau CSV

  Buka Membuat gedung, perlengkapan & fasilitas Kalender untuk mendapatkan petunjuk cara menentukan fasilitas menggunakan metode API atau CSV. Tetapkan kategori Fasilitas ke CONFERENCE_ROOM.

  Notifikasi yang akan diterima

  Untuk acara yang dijadwalkan dalam 3 bulan ke depan:

  • Kalender mengirimkan notifikasi email ke penyelenggara dan tamu, yang memberi tahu mereka tentang ruang yang baru direservasi.
  • Jika ada lebih dari 20 tamu, Kalender hanya akan mengirimkan notifikasi ke penyelenggara dan pembuat acara.

  Selain itu, jika ruang menolak:

  • Rangkaian acara rutin—Hanya satu email yang akan dikirim.
  • Satu acara dalam rangkaian acara rutin (pengecualian)—Kalender akan mengirim hingga 8 email, satu untuk setiap pengecualian. Jika ada lebih dari 8 pengecualian, seluruh rangkaian akan ditolak.

  Menonaktifkan penggantian ruang otomatis

  Ikuti langkah-langkah berikut untuk menonaktifkan fitur ini:

  1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

     Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

  2. Buka Menu  Direktori > Gedung dan fasilitas > Ringkasan.

     Memerlukan hak istimewa administrator Gedung dan fasilitas.

  3. Buka Setelan ruang global.
  4. Nonaktifkan Izinkan penggantian ruang otomatis.