Opties voor extern chatten en chat in ruimtes beheren

Dit artikel is bedoeld voor Google Workspace-beheerders. Als u een gebruiker bent, gaat u naar Aan de slag met Google Chat.

U kunt bepalen hoe gebruikers chatten met mensen buiten uw organisatie. Als u gebruikers toestaat extern te chatten, kunt u ook instellen dat ze ruimtes met mensen buiten uw organisatie kunnen maken en eraan kunnen deelnemen.

Als u externe toegang tot bestaande chatberichten en -ruimtes uitzet

• Als u externe chat uitzet, worden al gemaakte chatberichten, gesprekken en ruimtes niet verwijderd. Ze zijn nog steeds zichtbaar en toegankelijk voor externe gebruikers die al zijn uitgenodigd. De gebruikers van uw organisatie hebben dan geen toegang meer tot die entiteiten, maar hun lidmaatschapsstatus verandert niet. Als u de instelling weer aanzet, zijn de berichten, gesprekken en ruimtes weer toegankelijk. 

• Als u de externe toegang tot ruimtes intrekt, hebben leden van de ruimte nog steeds toegang tot gegevens die zijn gedeeld met een ruimte, zoals Google Drive-bestanden of -taken. Hiermee wordt alleen de toegang tot de ruimte zelf ingetrokken. Als u niet wilt dat externe leden toegang hebben tot een ruimte en content in die ruimte, moet u ze verwijderen uit de ruimte. Ga naar Ruimtes beheren in de Google Beheerdersconsole voor meer informatie. 

Controle op activiteiten die zijn gestart door gebruikers buiten uw organisatie

Als een gebruiker buiten uw organisatie een activiteit start in de gesprekken die eigendom zijn van uw organisatie, worden de gegevens van de chatgebeurtenis geregistreerd, zodat een beheerder kan zien dat de chat heeft plaatsgevonden. De beheerder heeft geen toegang tot de inhoud van de chat.

Extern chatten instellen

Voordat u begint: Bekijk meer informatie over chatten met externe gebruikers.

Set up external chat

1. Log in met een beheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.

   Als u geen beheerdersaccount gebruikt, heeft u geen toegang tot de Beheerdersconsole.

2. Ga naar Menu  Apps > Google Workspace > Google Chat.

   Hiervoor is het beheerdersrecht Service-instellingen vereist.

3. Klik op Instellingen voor externe chats.
4. (Optioneel) Als u de instelling wilt toepassen op een afdeling of team, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid. Laat me zien hoe dit moet
5. Selecteer bij Gebruikers toestaan berichten te sturen buiten uw organisatie de optie Aan of Uit:
   • Aan: Gebruikers in uw organisatie kunnen berichten van buiten uw organisatie sturen en krijgen.
     (Optioneel) Vink het vakje aan voor Alleen toestaan voor domeinen op de toelatingslijst om deelnemers te beperken tot vertrouwde domeinen.
   • Uit: Sta gebruikers niet toe berichten te sturen buiten uw organisatie.
6. Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.

   Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen.

Externe ruimtes aan- of uitzetten

U kunt ook bepalen of gebruikers binnen uw organisatie ruimtes met externe gebruikers kunnen maken of eraan kunnen deelnemen. Gebruikers voor wie deze instelling uitstaat of die een versie gebruiken waarin externe ruimtes niet worden ondersteund, kunnen deze ruimtes niet maken, maar ze kunnen wel deelnemen aan bestaande ruimtes met externe gebruikers die zijn gemaakt door een domein met een in aanmerking komende versie.

Voordat u begint: De instelling Externe ruimtes geldt alleen als Extern chatten aanstaat (beschreven het gedeelte hierboven). Anders kunnen gebruikers geen externe ruimtes binnen of buiten uw organisatie maken of eraan deelnemen, zelfs niet als Externe ruimtes aanstaat.

Turn external spaces on or off

1. Log in met een beheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.

   Als u geen beheerdersaccount gebruikt, heeft u geen toegang tot de Beheerdersconsole.

2. Ga naar Menu  Apps > Google Workspace > Google Chat.

   Hiervoor is het beheerdersrecht Service-instellingen vereist.

3. Klik op Externe ruimtes.
   Deze instelling geldt voor de hele organisatie.
4. Selecteer bij Gebruikers toestaan ruimtes met mensen buiten hun organisatie te maken en eraan deel te nemen de optie Aan of Uit:
   • Aan: Gebruikers in uw organisatie kunnen externe ruimtes binnen uw organisatie maken en eraan deelnemen.
     (Optioneel) Vink het vakje aan voor Gebruikers alleen toestaan mensen uit domeinen op de toelatingslijst toe te voegen als u externe deelnemers wilt beperken tot vertrouwde domeinen. Als u alleen domeinen op de toelatingslijst toestaat bij Extern chatten (zoals in het vorige gedeelte staat), moet u dit vakje ook aanvinken voor ruimtes. Anders kunnen gebruikers voor wie u het vakje voor domeinen op de toelatingslijst heeft aangevinkt voor Extern chatten geen externe ruimtes maken of openen. Ze kunnen nog wel chatten met domeingebruikers op de toelatingslijst via andere gesprekken (zoals privéchats), maar niet in ruimtes met externe gebruikers.
   • Uit: Gebruikers kunnen geen ruimtes in uw organisatie met externe gebruikers maken of eraan deelnemen. Gebruikers kunnen nog steeds deelnemen aan externe ruimtes buiten uw organisatie als Extern chatten aanstaat (beschreven in het vorige gedeelte).  
5. Klik op Opslaan.