Menyiapkan penjawab otomatis Voice untuk organisasi Anda

Fitur ini tersedia di langganan Voice Standard dan Premier. Pelajari lebih lanjut

Sebagai administrator, Anda dapat menyiapkan Google Voice untuk mengarahkan penelepon ke orang atau departemen yang tepat di organisasi Anda. Penjawab otomatis ini memutar pesan dan memungkinkan penelepon memilih opsi.

Misalnya, Anda dapat menyiapkan menu seperti, "Untuk dukungan, tekan satu. Untuk penjualan, tekan 2. Untuk berbicara dengan operator, tekan nol.”

Langkah 1: Buat penjawab otomatis

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Aplikasi > Google Workspace > Google Voice.

   Memerlukan peran Admin Google Voice.

3. Klik Penjawab otomatis.
4. Klik Buat.
   
5. Masukkan nama untuk penjawab otomatis, dan (opsional) tambahkan deskripsi.
6. Klik Buat.

Langkah 2: Tambahkan salam

Di bagian Salam awal, masukkan pesan pertama yang akan didengar oleh penelepon.

1. Di bagian Pesan selamat datang, klik Tambahkan Pesan Selamat Datang atau Tambahkan Pesan Selamat Datang Lainnya, lalu pilih salah satu opsi:
   • Gunakan text-to-speech (TTS)—Masukkan pesan selamat datangklik Default untuk memilih kecepatan pesan, dikte, dan bahasaklik Oke.
   • Upload audio Anda sendiri—Upload rekaman pesan, kemudian pilih bahasa, dan ubah teks rekaman (jika diperlukan), lalu klik Simpan.
2. (Opsional) Untuk memasukkan pengumuman yang harus didengarkan pengguna, klik Tambahkan Pengumuman Khusus dan pilih salah satu opsi.
   Misalnya, Anda dapat menambahkan, "Kami menerima volume panggilan yang lebih tinggi dari biasanya."
3. Klik Selesai.

Langkah 3: Siapkan penanganan panggilan

Di bagian Penanganan panggilan, pilih tindakan yang dilakukan penjawab otomatis setelah penelepon mendengarkan salam.

Membuat opsi menu yang dapat dipilih oleh penelepon

1. Klik Putar Perintah Menu .
2. (Opsional) Untuk menyediakan penjelasan opsi menu, klik Tambahkan Pengantar.  

   Misalnya, "Mohon dengarkan dengan cermat dan pilih dari opsi menu berikut."

   • Gunakan text-to-speech (TTS)—Masukkan pesan selamat datangklik Default untuk memilih kecepatan pesan, dikte, dan bahasaklik Oke.
   • Upload audio Anda sendiri—Upload rekaman pesan, kemudian pilih bahasa, lalu ubah teks rekaman jika diperlukan. Klik Simpan.
3. Klik Tambahkan Instruksi untuk Tombol ndan masukkan pesan yang menjelaskan opsi yang tersedia. 

   Misalnya, "Untuk dukungan teknis, tekan satu.

4. (Opsional) Untuk mengubah nomor dan tombol instruksi, klik Panah bawah , lalu pilih tombol yang tersedia.

5. Untuk Pilih tindakan, klik Panah bawah , lalu pilih salah satu opsi dari tabel berikut:

Opsi setelah pesan penting diputar	Deskripsi
Lanjutkan ke submenu	Mengarahkan penelepon ke menu lain. Anda juga harus menyiapkan submenu.
Ulangi menu ini	Memutar pesan pembuka lagi.
Putar pesan	Memutar pesan yang Anda masukkan. Anda juga harus memilih yang perlu dilakukan selanjutnya: Ulangi menu ini—Memutar pesan pembuka lagi. Putuskan sambungan penelepon—Memutuskan sambungan penelepon setelah memutar pesan.
Kirim ke pesan suara	Putar pesan yang Anda masukkan, lalu kirim penelepon ke pesan suara. Anda dapat memasukkan hingga 10 alamat email untuk menerima pesan suara.
Transfer penelepon	Secara opsional, masukkan pesan dalam bahasa pilihan Anda untuk diputar ke penelepon sebelum mereka ditransfer. Kemudian, pilih untuk mentransfer penelepon ke pengguna berlisensi dengan nomor Voice, grup dering, penjawab otomatis, atau nomor telepon lainnya.

6. (Opsional) Untuk menambahkan opsi menu lainnya, klik Tambahkan Opsi.
7. (Opsional) Untuk mengubah urutan opsi menu, di samping tombol dalam urutan tersebut, tarik Pindahkan  ke atas atau bawah.
8. Setelah selesai, klik Selesai.

Menyiapkan tujuan untuk mentransfer penelepon

1. Klik Transfer penelepon .
2. Untuk Pengumuman opsional, masukkan pesan yang akan diputar untuk penelepon sebelum mereka ditransfer.
   Misalnya, "Mohon tunggu selagi kami mentransfer Anda ke bagian penjualan."
3. (Opsional) Untuk menggunakan bahasa selain Inggris (AS), klik DefaultInggris (Amerika Serikat) – en-US dan pilih salah satu bahasa dari daftar.
4. Untuk Jenis transfer, klik Panah bawah , lalu pilih jenis transfer:
   • Pengguna—Masukkan alamat email pengguna di organisasi Anda yang akan menerima transfer panggilan dari penelepon. Jika memilih pengguna yang tidak memiliki nomor telepon, Anda akan mendapatkan pesan error.
   • Grup dering—Klik Panah bawah , lalu pilih grup dering yang menjadi tujuan transfer penelepon. Grup dering memerlukan setidaknya satu anggota yang memiliki nomor telepon. Jika tidak ada, Anda akan mendapatkan pesan error.
   • Penjawab otomatis—Klik Panah bawah , lalu pilih penjawab otomatis yang menjadi tujuan transfer penelepon. Jika memilih penjawab otomatis tanpa nomor telepon, Anda akan mendapatkan pesan error.
   • Nomor telepon—Masukkan nomor telepon yang menjadi tujuan transfer penelepon. Untuk menggunakan nomor telepon non-AS, klik Panah bawah , lalu pilih negara atau wilayah dari daftar.

Mengirim pesan suara atau memutuskan sambungan penelepon

Langkah 4: Sesuaikan jam kerja Anda

Untuk panggilan di luar jam kerja, penjawab otomatis dapat memutar salam alternatif dan menangani panggilan secara berbeda. Anda juga dapat menentukan opsi untuk liburan atau ketika kantor tutup.

Menetapkan jam buka

1. Klik Edit Jam Buka.
2. Untuk Jam buka, pilih jam kerja organisasi Anda:
   • 24 jam per hari—(Default) Penjawab otomatis selalu menggunakan opsi standar yang Anda siapkan. Opsi di luar jam kerja normal tidak digunakan.
   • Jam khusus—Pilih jam kerja untuk organisasi Anda. Orang yang menelepon di luar jam kerja ini akan mendengar pesan dari opsi di luar jam kerja normal.
3. Setelah selesai menetapkan jam, klik Selesai.

Menetapkan hari libur

1. Untuk Hari libur, klik pilih hari ketika penelepon perlu mendengar pesan di luar jam kerja. 
2. (Opsional) Untuk menambahkan tanggal lainnya, ulangi langkah pertama.
3. Setelah selesai, klik Selesai.

Menetapkan tindakan di luar jam kerja normal

1. Untuk Tindakan di luar jam kerja, masukkan pengumuman yang akan didengar penelepon jika menelepon di luar jam kerja Anda atau selama hari libur.

   Misalnya, "Jam buka kami pukul 09.00 hingga 17.00 Waktu Indonesia Barat, harap hubungi kami kembali pada jam tersebut."

2. (Opsional) Untuk menggunakan bahasa selain Inggris (AS), klik DefaultInggris (Amerika Serikat) – en-US dan pilih salah satu bahasa dari daftar.
3. (Opsional) Untuk menambahkan pengumuman dalam bahasa lain, klik Tambahkan .
4. Untuk Pilih tindakan, klik Panah bawah , lalu pilih salah satu opsi dari tabel berikut:

Tindakan setelah pengumuman diputar	Deskripsi
Putuskan sambungan penelepon	Penjawab otomatis akan memutus sambungan penelepon setelah mereka mendengar pengumuman.
Kirim ke pesan suara	Putar pesan yang Anda masukkan, lalu kirim penelepon ke pesan suara. Anda dapat memasukkan hingga 10 alamat email untuk menerima pesan suara.
Transfer penelepon	Secara opsional, masukkan pesan dalam bahasa pilihan Anda untuk diputar ke penelepon sebelum mereka ditransfer. Kemudian, pilih untuk mentransfer penelepon ke pengguna berlisensi dengan nomor Voice, grup dering, penjawab otomatis, atau nomor telepon lainnya.

5. Setelah selesai, klik Selesai.

Langkah 5: Uji penjawab otomatis

Setelah membuat atau memodifikasi penjawab otomatis, Anda dapat melihat pratinjau perubahan sebelum mengaktifkannya.

1. Klik Pratinjau.
   
2. Pada layar perintah yang muncul, klik Telepon.

   Google Voice akan terbuka di tab baru browser Anda. Di panel samping, Anda dapat melihat dan mendengar contoh panggilan. Panel akan muncul selama satu menit.

3. Pilih salah satu opsi:
   • Untuk menguji penjawab otomatis, klik Telepon lalu pilih opsi.
   • Untuk mengubah penjawab otomatis, kembali ke langkah sebelumnya dan lakukan perubahan.

Langkah 6: Publikasikan penjawab otomatis

Setelah Anda mengujinya, publikasikan penjawab otomatis untuk menambahkannya atau mengganti versi sebelumnya.

1. Di bagian bawah, klik Publikasikan.
2. Jika Anda mendapatkan pesan tentang kesalahan atau informasi yang hilang dalam penyiapan:
   1. Klik Tutup.
   2. Perbaiki error.
   3. Publikasikan kembali.
3. Pada halaman konfirmasi, klik Publikasikan.

Langkah 7: Tetapkan nomor telepon

Agar disambungkan ke penjawab otomatis, Anda perlu menetapkan nomor Voice untuk penjawab, dan nomor harus merupakan nomor yang belum ditetapkan ke pengguna.

1. Untuk Nomor Telepon, klik Tetapkan Nomor, lalu pilih salah satu opsi:
   • Untuk membuat nomor, pilih ​Tetapkan nomor baru.
   • Untuk menggunakan kembali salah satu nomor penjawab otomatis Anda, pilih Ambil alih nomor telepon.
   • Untuk menetapkan ulang nomor yang ada, pilih Tetapkan ulang nomor yang ada, lalu ikuti langkah-langkah di Menetapkan ulang nomor Voice.
2. Untuk Negara/wilayah, klik Panah bawah , lalu pilih negara atau wilayah dari daftar.

   Jika memilih lokasi yang bukan merupakan salah satu lokasi Voice, Anda akan mendapatkan pesan error. Untuk mengetahui detailnya, buka Menambahkan lokasi Voice.

3. Untuk Alamat layanan, masukkan alamat organisasi Anda.

   Nomor Voice yang tersedia akan muncul.

4. (Opsional) Untuk menemukan nomor lain, klik Ubahdi samping nomor dalam daftar, klik Pilih.
5. Klik Tetapkan.

Saat Anda memasukkan informasi, sistem akan otomatis menyimpan perubahan yang Anda buat.

(Opsional) Langkah 8: Tetapkan ID penelepon keluar sebagai penjawab otomatis

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Aplikasi > Google Workspace > Google Voice.

   Memerlukan peran Admin Google Voice.

3. Klik Setelan.
4. Klik KebijakanID penelepon keluar.
5. Klik Tambahkan ID penelepon berdasarkan nama atau nomor telepon, pilih nomor penjawab otomatisklik Simpan.

Jika Anda tidak mendapatkan nomor untuk ditambahkan, tidak ada ID penelepon keluar yang tersedia. Buat penjawab otomatis baru untuk mendapatkan lebih banyak nomor.