Ondersteunde versies voor deze functie: Enterprise Standard en Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade en Education Plus, G Suite Business. Versies vergelijken
U kunt geboekte vergaderruimtes automatisch vrijgeven als alle deelnemers, op één na, de vergadering weigeren in Google Agenda. U kunt het vrijgeven ook aanpassen en alleen bepaalde ruimtes en gebruikers uitsluiten van vrijgave. Als een ruimte wordt vrijgegeven, krijgt de organisator van de vergadering een e-mailmelding.
Tip: Op het Dashboard met inzichten over ruimtes kunt u analyseren hoe vaak ruimtes worden vrijgegeven in uw organisatie. Op dit dashboard ziet u het totale aantal uren dat ruimtes zijn vrijgegeven, het aantal uren dat een ruimte opnieuw is geboekt en het aantal uren dat ruimtes niet zijn vrijgegeven. Meer informatie
Ruimtes vrijgeven aan- of uitzetten
-
Log in met een beheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.
Als u geen beheerdersaccount gebruikt, heeft u geen toegang tot de Beheerdersconsole.
-
Ga naar Menu
Directory > Gebouwen en faciliteiten > Ruimte-instellingen.
Hiervoor is het recht Agenda vereist.
- Klik bij Ruimtes worden vrijgegeven voor geweigerde afspraken op Aan of Uit.
- Klik op Opslaan.
Ruimtes of gebruikersgroepen uitsluiten van ruimte vrijgeven
-
Log in met een beheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.
Als u geen beheerdersaccount gebruikt, heeft u geen toegang tot de Beheerdersconsole.
-
Ga naar Menu
Hiervoor is het recht Agenda vereist.
- Klik op de faciliteitnaam van de ruimte.
- Klik in het gedeelte Ruimte-instellingen op de pijl-omlaag
.
- Selecteer bij Uitgesloten van ruimte vrijgeven de optie Aan.
- Klik op Opslaan.
-
Log in met een beheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.
Als u geen beheerdersaccount gebruikt, heeft u geen toegang tot de Beheerdersconsole.
-
Ga naar Menu
Hiervoor is het recht Agenda vereist.
- Klik in het gedeelte Algemene ruimte-instellingen op de pijl-omlaag
- Klik bij Gebruikersgroepen uitsluiten bij ruimte vrijgeven op Groepen bewerken.
- Voer de naam van de gebruikersgroep in en klik op Opslaan.
Problemen met ongewenst vrijgegeven ruimtes oplossen
U kunt het aantal ongewenst vrijgegeven ruimtes verminderen door uitzonderingen in te stellen voor ruimtes en organisatoren. Google Agenda gebruikt hiervoor bepaalde logica, maar het is belangrijk dat u zelf ook ruimtes en gebruikersgroepen instelt.
Situaties waarin Agenda geen ruimtes vrijgeeft
- Gasten weigeren een vergadering minder dan 10 minuten voordat deze begint.
- De vergadering begint binnen 30 minuten.
- Een ruimte wordt rechtstreeks geboekt in de agenda van de ruimte.
- De vergadering duurt langer dan 4 uur.
- De ruimte biedt plaats aan meer dan 20 personen.
- De ruimte is eerder vrijgegeven en daarna weer toegevoegd voor dezelfde vergadering.
- De organisator is de enige gast of de vergadering bevat externe gasten.
- De vergadering is geboekt in een secundaire agenda.
- De ruimte is groot of is geboekt voor een grote vergadering of afspraak.
Opmerking: Dit is geen volledige lijst met situaties waarin ruimtes niet worden vrijgegeven. De logica van Agenda om ruimtes vrij te geven, kan ook altijd worden gewijzigd.
Kiezen welke ruimten moeten worden vrijgegeven
- Ruimtes die vaak worden gebruikt door belangrijke werknemers, zoals een privévergaderruimte van de CEO.
- Ruimtes die worden gebruikt voor belangrijke bedrijfsfuncties (sollicitaties, vergaderingen met klanten of speciale evenementen).
- Ruimtes die de meeste werknemers niet mogen gebruiken.
- Ruimtes die worden gebruikt door externe gasten die niet zijn uitgenodigd voor de afspraak.
Organisatoren van ruimtes kiezen
- Gebruikers die vergaderingen maken voor belangrijke werknemers.
- Gebruikers die regelmatig vergaderingen boeken voor anderen waar ze zelf niet aan deelnemen.
- Leidinggevenden.
- Gebruikers die belangrijke vergaderingen en vergaderingen met externe deelnemers boeken.
