Sama halnya seperti Anda yang menyesuaikan Google Workspace untuk menangani email masuk, beberapa penerima eksternal menyiapkan sistem emailnya agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Akibatnya, Anda mungkin mengalami masalah dengan email yang Anda kirimkan ke mereka.
Masalah umum dan tindakan yang disarankan
- Jika email dikirim kurang dari 30 hari yang lalu, Anda dapat menggunakan Penelusuran Log Email untuk melacak transit pesan Anda ke sistem email penerima.
- Untuk menemukan penundaan dalam pengiriman email dengan cara lain, salin header pesan yang diterima, lalu tempel salinan tersebut ke alat analisis header. Cara ini dapat menunjukkan apakah email tertunda saat transit atau setelah server email penerima menerima pesan untuk dikirimkan.
Jika server penerima menolak pesan yang dikirim secara eksternal yang dikirim oleh server Google, Google akan memberikan laporan pesan tidak terkirim. Laporan ini terkadang disebut "pesan email tidak terkirim". Pesan ini akan muncul di kotak masuk pengguna, yang menyatakan bahwa pesan tidak terkirim.
Pesan email tidak terkirim biasanya menyertakan balasan SMTP dari server penerima yang memberikan indikator yang baik tentang penyebab ditolaknya pesan oleh server.
- Hubungi penerima untuk memberi tahu mereka tentang masalah tersebut dan sarankan mereka untuk menambahkan domain atau alamat email Anda ke daftar yang diizinkan.
- Jika Anda masih memerlukan bantuan, hubungi dukungan.
Praktik terbaik untuk mengirim email
Untuk mengurangi risiko beberapa masalah di atas, administrator harus menerapkan praktik berikut.
Jika Anda rutin mengirim survei, brosur, atau komunikasi massal lainnya melalui email menggunakan Google Workspace atau sistem email pihak ketiga, ikuti persyaratan dan rekomendasi di Panduan pengirim email. Dengan mengikuti panduan ini, risiko domain Anda diblokir atau pesan Anda ditandai sebagai spam oleh sistem email penerima akan berkurang.
Anda dapat menggunakan relai SMTP jika Anda:
- Menyiapkan pemindai, printer, atau aplikasi web untuk mengirim email (misalnya, pindai ke email).
- Menggunakan sistem non-Google tambahan yang mendukung email (misalnya, CRM, tiket, atau otomatisasi pemasaran) untuk memindai spam pada pesan keluar.
Dengan membuat email non-Google seakan-akan berasal dari domain Google Workspace Anda, Relai SMTP akan melakukan autentikasi email tersebut.
Daftar yang diizinkan adalah daftar pengirim yang disetujui. Selama sesuai dengan kebijaksanaan penerima, penambahan domain ke daftar yang diizinkan akan sangat mengurangi risiko email mendatang tidak akan muncul di kotak masuk penerima. Anda dapat melakukan hal yang sama untuk pengirim dengan menambahkan domainnya ke filter spam.
