Як налаштувати спільні диски для організації

Щоб дізнатись, як створити спільний диск, натомість перегляньте цю статтю.

Адміністратор може керувати тим, як користувачі в організації створюють і використовують спільні диски, щоб працювати разом на Google Диску. Файли на спільних дисках належать вашій організації, а не окремій особі. Ці файли зберігаються, навіть якщо користувачі, які їх створили, залишають вашу організацію. Завдяки цьому ви можете уникнути потенційної втрати даних.

Спільні диски призначені для зберігання контенту, потрібного для роботи всієї організації або певної команди, наприклад планів проектів, результатів досліджень чи нотаток зустрічей. У папці "Мій диск" користувачі можуть зберігати особисті й приватні файли, зокрема нотатки щодо персональних зустрічей, дані оцінювання ефективності й плани кар’єрного розвитку.

На цій сторінці

• Короткий посібник із початку роботи. Перегляньте цей розділ, щоб швидко створити спільні диски й почати співпрацю, якщо вам не потрібно переміщувати велику кількість файлів або налаштовувати параметри спільного доступу.
• Основні налаштування. У цьому розділі ви можете дізнатися про основні параметри для адміністраторів Диска.
• Розширені функції розгортання й керування. Перейдіть у цей розділ, якщо вам потрібно перемістити значний обсяг контенту й захистити його від надмірного поширення.
• Навчіть користувачів
• Доступ для користувачів із ліцензіями, які не підтримують спільні диски

Короткий посібник із початку роботи

1. Щоб дізнатися більше про спільні диски й отримати практичні поради щодо їх використання, перегляньте цю статтю.
2. Дізнайтесь, як створювати спільні диски й додавати учасників. Примітка: спільні диски створюються на Диску, а не в Консолі адміністратора.
3. (Необов’язково, недоступно для користувачів Business Starter) Щоб обмежити доступ для зовнішніх користувачів, відвідувачів або осіб, які не є учасниками, налаштуйте для спільних дисків дозволи на надання доступу за умовчанням.
4. Докладніше про те, як додавати файли й папки на спільний диск.

Основні налаштування

1. Дізнайтесь, як працює доступ до файлів на спільних дисках.
2. Укажіть, хто може створювати спільні диски. За умовчанням усі користувачі у версіях Google Workspace Business і Enterprise можуть створювати спільні диски. Для користувачів Google Workspace for Education функцію створення спільних дисків за умовчанням вимкнено.
3. Виберіть, якому організаційному підрозділу призначатимуться нові спільні диски.

   За умовчанням спільні диски призначаються організаційному підрозділу верхнього рівня й до них застосовуються правила цього підрозділу щодо даних на Диску. Ви можете змінити це налаштування, щоб нові спільні диски призначались організаційному підрозділу користувача, який їх створив, або будь-якому іншому організаційному підрозділу.

4. Надайте користувачам навчальні ресурси.

Розширені функції розгортання й керування

У цьому розділі описано, як розгортати спільні диски, якщо потрібно перемістити контент або налаштувати доступ до нього.

Крок 1. Сплануйте переміщення контенту на спільні диски

1. Якщо вам потрібно перемістити на спільні диски велику кількість файлів і папок, перегляньте статтю про ліміти обсягу пам’яті на спільному диску й практичні поради щодо перенесення великого обсягу даних на Google Диск.
2. Щоб зберегти структуру папок із розділу "Мій диск", адміністратори й користувачі з рівнем доступу Адміністратор можуть переміщувати на спільний диск цілі папки, якими володіють або до яких мають доступ. Учасники спільного диска з рівнем доступу Співавтор або ширшими повноваженнями можуть створювати папки й додавати в них файли.
3. Виберіть, хто може переміщувати файли на спільні диски.

Крок 2. Налаштуйте розширений доступ, захист і збереження даних для спільних дисків

Не підтримується для користувачів Business Starter

1. Налаштуйте для спільних дисків дозволи на надання доступу за умовчанням.
   • Укажіть, чи можна надавати доступ до контенту на спільному диску зовнішнім користувачам або особам, які не є його учасниками.
   • Виберіть, чи можуть користувачі з правами перегляду й коментування завантажувати, друкувати та копіювати файли зі спільного диска.
   • Укажіть, чи можуть учасники спільного диска з рівнем доступу Менеджер перевизначати налаштування за умовчанням.
   • Укажіть, чи можуть менеджери контенту надавати доступ до папок.
     Note: The sharing permissions for shared drives don't restrict who the Google Forms form requests can be shared with.
2. Якщо у вашій організації використовується функція запобігання витокам даних (DLP), перегляньте правила Диска й переконайтеся, що вони підходять для файлів на спільному диску. Правила запобігання витокам даних для Диска застосовуються до файлів на спільних дисках залежно від того, якому організаційному підрозділу їх призначено. Докладніше про функцію запобігання витокам даних і те, як спільні диски призначаються організаційним підрозділам.
3. Якщо ваша організація використовує Google Сейф, щоб зберігати файли, наявні на Диску, налаштуйте правила збереження для файлів на спільних дисках.

4. Більше факторів

   • Якщо перемістити файли на спільний диск, користувачі, які мають до них доступ, можуть його втратити. Налаштування доступу до спільного диска можуть перевизначати параметри доступу до окремих файлів. Наприклад, зовнішній користувач із доступом до файлу може втратити його, якщо перемістити цей файл на спільний диск, де такий доступ заборонено.
   • Якщо деякі користувачі у вашій організації мають ліцензії, які не підтримують спільні диски (наприклад, будь-яка версія Frontline або Cloud Identity Premium), дізнайтесь, як вони можуть отримувати доступ до контенту на спільних дисках.
   • Щоб дозволити ділитися файлами й папками з користувачами, які не мають облікових записів Google, увімкніть доступ для відвідувачів.

Крок 3. Створіть спільні диски й перемістіть файли (необов’язково)

Як адміністратор ви можете самостійно створити спільні диски. Зазвичай це потрібно робити в наведених нижче випадках.

• Якщо лише ви й інші адміністратори повинні мати змогу створювати спільні диски й переміщувати файли.
• Якщо ви лише починаєте працювати зі спільними дисками й хочете створити для них певну структуру.

Дізнайтесь, як створювати спільні диски, додавати учасників і налаштовувати їхні рівні доступу. Якщо ви адміністратор спільного диска, то можете додавати учасників на сторінці drive.google.com. Крім того, можна додати учасників у Консолі адміністратора.

Важливо. Доки ви не додасте учасників спільного диска, файли на ньому будуть недоступні для всіх, хто не має до них безпосереднього доступу.

Навчіть користувачів

Щоб користувачі могли максимально ефективно використовувати спільні диски, поділіться з ними наведеними нижче ресурсами.

• Початок роботи зі спільними дисками
• Як разом працювати зі спільними дисками
• Як зберігати файли й папки на спільних дисках і ділитися ними

Доступ для користувачів із ліцензіями, які не підтримують спільні диски

Доступ до спільних дисків для користувачів із ліцензіями для будь-якої версії Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium і Cloud Identity Free залежить від того, де розміщено спільний диск: у вашій організації чи поза її межами.

Внутрішні спільні диски

Ви можете додати користувачів із цими ліцензіями як учасників спільних дисків, однак їм можна призначити лише рівень доступу Користувач із правами перегляду. Якщо такі користувачі мають безпосередній доступ до файлу на спільному диску, можливо, вони матимуть змогу додавати коментарі й редагувати його. Однак вони не можуть завантажувати файли на спільний диск, навіть якщо вони є його учасниками.

Зовнішні спільні диски

Ви можете додати користувачів із цими ліцензіями як учасників зовнішніх спільних дисків і призначити їм будь-який рівень доступу, зокрема Адміністратор.