ตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์สำหรับองค์กร

หากต้องการสร้างไดรฟ์ที่แชร์ ให้ไปที่นี่แทน

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถจัดการวิธีที่ผู้ใช้ในองค์กรจะสร้างและใช้ไดรฟ์ที่แชร์เพื่อทำงานร่วมกันใน Google ไดรฟ์ได้ ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์จะเป็นขององค์กร ไม่ใช่ของแต่ละบุคคล ไฟล์จึงจะยังอยู่ในไดรฟ์แม้ว่าผู้สร้างไฟล์จะออกจากองค์กรแล้วก็ตาม ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลได้

สนับสนุนให้ผู้ใช้ใช้ไดรฟ์ที่แชร์สำหรับเนื้อหาที่ใช้ทั่วทั้งองค์กรหรือสำหรับใช้งานในทีม เช่น แผนโครงการ ผลการวิจัย หรือบันทึกการประชุมของทีม แต่ให้ผู้ใช้เก็บไฟล์ส่วนบุคคลและไฟล์ส่วนตัว เช่น บันทึกการประชุมแบบตัวต่อตัว การประเมินผลการทำงาน และแผนการพัฒนาอาชีพไว้ในไดรฟ์ของฉัน

ในหน้านี้

• คู่มือเริ่มต้นฉบับย่อ - คุณเพียงต้องการสร้างไดรฟ์ที่แชร์และเริ่มทำงานร่วมกันเท่านั้น แต่ไม่ต้องการย้ายไฟล์จำนวนมากหรือควบคุมการแชร์
• การตั้งค่าพื้นฐาน - ดูข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าพื้นฐานที่ผู้ดูแลระบบไดรฟ์ใช้ได้
• การติดตั้งใช้งานและการจัดการขั้นสูง - คุณต้องย้ายเนื้อหาจำนวนมากและป้องกันไม่ให้มีการแชร์มากเกินไป
• ฝึกอบรมผู้ใช้
• การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตที่ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์

คู่มือเริ่มต้นฉบับย่อ

1. ดูข้อมูลเกี่ยวกับไดรฟ์ที่แชร์และแนวทางปฏิบัติแนะนำการใช้งานในไดรฟ์ที่แชร์คืออะไร
2. ดูวิธีสร้างไดรฟ์ที่แชร์และเพิ่มสมาชิก หมายเหตุ: คุณสร้างไดรฟ์ที่แชร์ในไดรฟ์ ไม่ใช่คอนโซลผู้ดูแลระบบ
3. (ไม่บังคับ ไม่พร้อมให้บริการสำหรับ Business Starter) พิจารณาว่าคุณต้องการจำกัดการแชร์กับผู้ใช้ภายนอก ผู้เข้าชม หรือผู้ที่ไม่ใช่สมาชิกหรือไม่ แล้วจึงตั้งค่าสิทธิ์การแชร์เริ่มต้นสำหรับไดรฟ์ที่แชร์
4. เพิ่มไฟล์และโฟลเดอร์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์

การตั้งค่าพื้นฐาน

1. ดูหลักการทำงานของสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์
2. กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์สร้างไดรฟ์ที่แชร์ สำหรับ Google Workspace รุ่น Business และ Enterprise ผู้ใช้ทุกคนสามารถสร้างไดรฟ์ที่แชร์ได้โดยค่าเริ่มต้น ส่วนสำหรับลูกค้า Google Workspace for Education การสร้างไดรฟ์ที่แชร์จะปิดอยู่โดยค่าเริ่มต้น
3. กำหนดหน่วยขององค์กรที่จะมอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ใหม่ให้

   โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะมอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ให้หน่วยขององค์กรระดับบนสุดและใช้นโยบายข้อมูลของไดรฟ์ในหน่วยขององค์กรนั้น คุณสามารถมอบหมายสิทธิ์เหล่านี้ให้กับหน่วยขององค์กรของผู้สร้างไดรฟ์ที่แชร์หรือหน่วยขององค์กรอื่นๆ ได้เพื่อการควบคุมที่ละเอียดยิ่งขึ้น

4. แชร์แหล่งข้อมูลการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้

การติดตั้งใช้งานและการจัดการขั้นสูง

ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการติดตั้งใช้งานไดรฟ์ที่แชร์เมื่อต้องการย้ายเนื้อหาหรือจัดการการแชร์

ขั้นตอนที่ 1 วางแผนวิธีย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์

1. หากต้องการย้ายไฟล์และโฟลเดอร์จำนวนมากไปยังไดรฟ์ที่แชร์ โปรดดูหัวข้อขีดจำกัดของไดรฟ์ที่แชร์และแนวทางปฏิบัติแนะนำในการย้ายข้อมูลจำนวนมากใน Google ไดรฟ์
2. หากต้องการเก็บโครงสร้างโฟลเดอร์จากไดรฟ์ของฉันไว้ ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้จัดการสามารถย้ายโฟลเดอร์ที่ตนเป็นเจ้าของหรือได้รับการแชร์ด้วยไปยังไดรฟ์ที่แชร์ได้ ไม่เช่นนั้น สมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้ร่วมให้ข้อมูลขึ้นไปจะสร้างโฟลเดอร์และเพิ่มไฟล์ได้
3. กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์

ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่าการแชร์ การคุ้มครองข้อมูล และการเก็บรักษาข้อมูลขั้นสูงในไดรฟ์ที่แชร์

ไม่รองรับสำหรับ Business Starter

1. กำหนดสิทธิ์การแชร์เริ่มต้นสำหรับไดรฟ์ที่แชร์
   • กำหนดว่าจะให้แชร์เนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้ใช้ภายนอกหรือผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ได้หรือไม่
   • กำหนดว่าจะให้ผู้มีสิทธิ์อ่านและผู้แสดงความคิดเห็นดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ได้หรือไม่
   • กำหนดว่าจะให้สมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้จัดการลบล้างค่าเริ่มต้นของการแชร์ได้หรือไม่
   • กำหนดว่าจะให้ผู้จัดการเนื้อหาแชร์โฟลเดอร์ได้หรือไม่
     หมายเหตุ: สิทธิ์การแชร์สำหรับไดรฟ์ที่แชร์ไม่ได้จำกัดว่าใครบ้างที่สามารถแชร์คำขอแบบฟอร์มใน Google ฟอร์มด้วยได้
2. หากองค์กรใช้กฎป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) สำหรับไดรฟ์ โปรดตรวจสอบว่ากฎดังกล่าวเหมาะสมกับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ของคุณ กฎ DLP สำหรับไดรฟ์จะมีผลกับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ตามหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DLP และวิธีมอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ให้กับหน่วยขององค์กร
3. หากองค์กรของคุณใช้ Google ห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษาไฟล์ใน Google ไดรฟ์ ให้กำหนดกฎการเก็บรักษาสำหรับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์

4. สิ่งอื่นๆ ที่ควรพิจารณา

   • เมื่อคุณย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ ผู้ใช้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์ด้วยอาจเสียสิทธิ์เข้าถึง เนื่องจากการตั้งค่าการแชร์ในไดรฟ์ที่แชร์อาจลบล้างการแชร์ไฟล์นั้นได้ เช่น หากเคยแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ภายนอก แต่ไดรฟ์ที่แชร์ไม่อนุญาตให้แชร์กับภายนอก ผู้ใช้ภายนอกรายนั้นจะเสียสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
   • หากผู้ใช้บางรายในองค์กรมีใบอนุญาตที่ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์ เช่น Frontline หรือ Cloud Identity Premium โปรดดูวิธีทำให้ผู้ใช้เหล่านี้เข้าถึงเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์ในหน้านี้
   • หากต้องการอนุญาตให้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ที่ไม่มีบัญชี Google ให้เปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชม

ขั้นตอนที่ 3 (ไม่บังคับ) สร้างไดรฟ์ที่แชร์และย้ายไฟล์

คุณอาจต้องสร้างไดรฟ์ที่แชร์ในฐานะผู้ดูแลระบบในสถานการณ์ต่อไปนี้

• หากเลือกอนุญาตให้เฉพาะคุณและผู้ดูแลระบบคนอื่นสร้างไดรฟ์ที่แชร์และย้ายไฟล์ได้ คุณต้องตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์ให้กับผู้ใช้
• หากองค์กรของคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้ไดรฟ์ที่แชร์และคุณต้องการกำหนดโครงสร้างสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ที่มีการใช้งานในวงกว้าง

ดูวิธีสร้างไดรฟ์ที่แชร์ เพิ่มสมาชิก และกำหนดระดับการเข้าถึง หากคุณเป็นผู้จัดการของไดรฟ์ที่แชร์ คุณสามารถเพิ่มสมาชิกใน drive.google.com หรือจะเพิ่มสมาชิกในคอนโซลผู้ดูแลระบบก็ได้เช่นกัน

สำคัญ: มีเพียงสมาชิกที่แชร์ไฟล์ด้วยโดยตรงเท่านั้นที่จะเข้าถึงไฟล์ได้ เว้นแต่คุณจะเพิ่มสมาชิกไปยังไดรฟ์ที่แชร์

ฝึกอบรมผู้ใช้

โปรดแชร์แหล่งข้อมูลต่อไปนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากไดรฟ์ที่แชร์

• เริ่มต้นใช้งานไดรฟ์ที่แชร์
• ทำงานร่วมกันในไดรฟ์ที่แชร์
• จัดเก็บและแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยไดรฟ์ที่แชร์

การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตที่ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์

สิทธิ์ในไดรฟ์ที่แชร์สำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Frontline Starter และ Frontline Standard, G Suite Basic, Cloud Identity Premium และ Cloud Identity Free จะขึ้นอยู่กับว่าไดรฟ์ที่แชร์นั้นอยู่ภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณ

ไดรฟ์ที่แชร์ภายใน

คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้เหล่านี้เป็นสมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ได้ โดยจะมอบหมายสิทธิ์ระดับผู้ดูได้เท่านั้น หากมีการแชร์ไฟล์ในไดรฟ์กับผู้ใช้รายนั้นโดยตรง ผู้ใช้ก็อาจแสดงความคิดเห็นหรือแก้ไขไฟล์ได้ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้จะอัปโหลดไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ไม่ได้แม้ว่าจะเป็นสมาชิกก็ตาม

ไดรฟ์ที่แชร์ภายนอก

คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้เหล่านี้เป็นสมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกได้ โดยจะมอบหมายสิทธิ์เข้าถึงระดับใดก็ได้ รวมถึงระดับผู้จัดการ