Gedeelde Drives instellen voor uw organisatie

Als u een gedeelde Drive wilt maken, klikt u hier.

Als beheerder kunt u bepalen hoe gebruikers in uw organisatie gedeelde Drives kunnen maken en gebruiken om samen te werken in Google Drive. Bestanden in gedeelde Drives zijn eigendom van uw organisatie en niet van individuele gebruikers. Ze blijven behouden, zelfs als de persoon die het bestand heeft gemaakt uw organisatie verlaat. Zo voorkomt u mogelijk gegevensverlies.

Raad uw gebruikers aan gedeelde Drives te gebruiken voor content die is bedoeld voor organisatiebreed of teamgebruik, zoals projectplannen, onderzoeksresultaten of notulen van teamvergaderingen. Vraag uw gebruikers persoonlijke en privébestanden, zoals notities van een-op-een-gesprekken, prestatiebeoordelingen en loopbaanontwikkelingsplannen, te bewaren in Mijn Drive.

Op deze pagina

• Snel aan de slag: U wilt gewoon gedeelde Drives maken en beginnen met samenwerken. U hoeft niet veel bestanden te verplaatsen of het delen te beheren.
• Basisinstallatie: Krijg meer informatie over de basisinstellingen die Drive-beheerders kunnen gebruiken.
• Geavanceerde implementatie en beheer: U moet veel content verplaatsen en de content beschermen tegen te veel delen.
• Uw gebruikers trainen
• Toegang voor gebruikers met een licentie die geen gedeelde Drives ondersteunt

Snel aan de slag

1. Ga naar Wat zijn gedeelde Drives? voor meer informatie over gedeelde Drives en best practices voor het gebruik ervan.
2. Ontdek hoe u gedeelde Drives maakt en leden toevoegt. Opmerking: U maakt gedeelde Drives in Drive, niet in de Beheerdersconsole.
3. (Optioneel, niet beschikbaar voor Business Starter) Overweeg of u het delen met externe gebruikers, bezoekers of niet-leden wilt beperken en de standaardrechten voor delen wilt instellen voor gedeelde Drives.
4. Voeg bestanden en mappen toe aan een gedeelde Drive.

Basisinstallatie

1. Meer informatie over hoe bestandstoegang werkt bij gedeelde Drives.
2. Instellen wie gedeelde Drives kan maken. In Google Workspace Business en Enterprise kunnen alle gebruikers standaard gedeelde Drives maken. Voor Google Workspace for Education-klanten staat de mogelijkheid om gedeelde Drives te maken standaard uit.
3. Instellen aan welke organisatie-eenheid nieuwe gedeelde Drives worden toegewezen.

   Gedeelde Drives worden standaard toegewezen aan de organisatie-eenheid op het hoogste niveau en het Drive-gegevensbeleid voor die organisatie-eenheid wordt toegepast. Voor gedetailleerder beheer kunt u ze toewijzen aan de organisatie-eenheid van de gedeelde Drive of een andere organisatie-eenheid.

4. Deel trainingsbronnen voor gebruikers.

Geavanceerde implementatie en beheer

Met deze stappen krijgt u inzicht in hoe u gedeelde Drives implementeert als u content wilt verplaatsen of delen wilt beheren.

Stap 1. Plannen hoe u content naar gedeelde Drives wilt verplaatsen

1. Als u veel bestanden wilt verplaatsen naar gedeelde Drives, checkt u de limieten voor gedeelde Drives en de best practices voor grote migraties vanuit Google Drive.
2. Beheerders en gebruikers met beheerderstoegang kunnen mappen waarvan ze de eigenaar zijn of die met hen zijn gedeeld verplaatsen naar een gedeelde Drive. Zo blijft de mapstructuur in Mijn Drive behouden. Anders kunnen leden van een gedeelde Drive met de rol Bijdrager of hoger mappen maken en bestanden toevoegen.
3. Instellen wie bestanden naar gedeelde Drives kan verplaatsen

Stap 2. Geavanceerde opties voor delen, gegevensbescherming en bewaring van gegevens instellen voor gedeelde Drives

Niet ondersteund voor Business Starter

1. Stel de standaardrechten voor delen in voor gedeelde Drives.
   • Stel in of content in gedeelde Drives kan worden gedeeld met externe gebruikers of mensen die geen lid zijn van de gedeelde Drive.
   • Stel in of kijkers en reageerders bestanden in een gedeelde Drive kunnen downloaden, afdrukken en kopiëren.
   • Stel in of leden van een gedeelde Drive met beheerderstoegang de standaardinstellingen voor delen kunnen overschrijven.
   • Stel in of contentbeheerders mappen kunnen delen.
     Opmerking: De deelrechten voor gedeelde Drives beperken niet met wie de formulierverzoeken van Google Formulieren kunnen worden gedeeld.
2. Als uw organisatie Gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) gebruikt voor Drive-regels, bekijkt u de regels en zorgt u dat ze geschikt zijn voor uw gedeelde Drive-bestanden. Regels voor DLP voor Drive gelden voor bestanden in gedeelde Drives per organisatie-eenheid. Meer informatie over DLP en hoe gedeelde Drives worden toegewezen aan organisatie-eenheden.
3. Als uw organisatie Google Vault gebruikt om bestanden te bewaren in Google Drive, moet u bewaarregels instellen voor bestanden in gedeelde Drives.

4. Meer overwegingen:

   • Als u bestanden naar gedeelde Drives verplaatst, kunnen gebruikers met wie het bestand is gedeeld de toegang kwijtraken. De instellingen voor delen van een gedeelde Drive kunnen het delen van bestanden in een bestand overschrijven. Als het bestand bijvoorbeeld is gedeeld met een externe gebruiker, maar extern delen niet is toegestaan voor de gedeelde Drive, raakt die externe gebruiker de toegang tot het bestand kwijt.
   • Als sommige gebruikers in uw organisatie een licentie hebben die geen gedeelde Drives ondersteunt, zoals een Frontline-versie of Cloud Identity Premium, bekijkt u op deze pagina hoe deze gebruikers toegang hebben tot content in gedeelde Drives.
   • Als u wilt dat bestanden en mappen kunnen worden gedeeld met mensen zonder Google-account, kunt u delen met bezoekers aanzetten.

Stap 3. (Optioneel) Gedeelde Drives maken en bestanden verplaatsen

In de volgende situaties kunt u gedeelde Drives maken als beheerder:

• Als u ervoor kiest dat alleen u en andere beheerders gedeelde Drives kunnen maken en bestanden kunnen verplaatsen, moet u gedeelde Drives instellen voor uw gebruikers.
• Als uw organisatie net begint met gedeelde Drives en u een structuur wilt opzetten voor veelgebruikte gedeelde Drives.

Meer informatie over hoe u gedeelde Drives maakt, leden toevoegt en hun toegangsniveau instelt Als u beheerder bent van de gedeelde Drive, kunt u leden toevoegen op drive.google.com. U kunt ook leden toevoegen in de Beheerdersconsole.

Belangrijk: Totdat u leden toevoegt aan de gedeelde Drive, hebben alleen gebruikers met wie de bestanden rechtstreeks zijn gedeeld toegang tot de bestanden.

Uw gebruikers trainen

Deel de volgende bronnen zodat uw gebruikers het maximale kunnen halen uit gedeelde Drives:

• Aan de slag met gedeelde Drives
• Samenwerken in gedeelde Drives
• Bestanden en mappen opslaan en delen met gedeelde Drives

Toegang voor gebruikers met een licentie die geen gedeelde Drives ondersteunt

Welke gedeelde Drive-rechten gebruikers hebben met een licentie voor Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium en Cloud Identity Free, hangt er vanaf of de gedeelde Drive zich binnen of buiten uw organisatie bevindt.

Interne gedeelde Drives

Deze gebruikers kunnen worden toegevoegd als leden van gedeelde Drives, maar alleen met de rechten van Kijker. Als een bestand in een gedeelde Drive echter rechtstreeks met ze is gedeeld, kunnen ze het bestand ook bewerken of erop reageren. Ze kunnen geen bestanden uploaden naar gedeelde Drives, zelfs niet als ze lid zijn.

Externe gedeelde Drives

Deze gebruikers kunnen worden toegevoegd als leden van externe gedeelde Drives en kunnen elk toegangsniveau hebben, inclusief dat van Beheerder.