Menyiapkan drive bersama untuk organisasi Anda

Untuk membuat drive bersama, buka di sini.

Sebagai administrator, Anda dapat mengelola cara pengguna di organisasi dapat membuat dan menggunakan drive bersama untuk berkolaborasi di Google Drive. File di drive bersama dimiliki oleh organisasi, bukan milik individu. File akan tetap ada meskipun jika orang yang membuat file tersebut keluar dari organisasi. Hal ini membantu Anda terhindar dari potensi kehilangan data.

Dorong pengguna Anda agar menggunakan drive bersama untuk konten yang ditujukan bagi seluruh organisasi atau penggunaan tim, seperti rencana project, hasil riset, atau catatan rapat tim. Minta pengguna untuk menyimpan file pribadi dan rahasia, seperti catatan rapat pribadi, penilaian performa, serta rencana pengembangan karier, di Drive Saya.

Di halaman ini

• Mulai cepat–Anda hanya ingin membuat drive bersama dan mulai berkolaborasi. Anda tidak perlu memindahkan banyak file atau mengontrol fungsi berbagi.
• Penyiapan dasar–Pelajari setelan dasar yang dapat digunakan administrator Drive.
• Deployment dan pengelolaan lanjutan–Anda perlu memindahkan banyak konten dan melindunginya agar tidak dibagikan secara berlebihan.
• Melatih pengguna
• Akses untuk pengguna dengan lisensi yang tidak mendukung drive bersama

Mulai cepat

1. Pelajari drive bersama dan praktik terbaik untuk menggunakannya di Apa yang dimaksud dengan drive bersama?
2. Pelajari cara membuat drive bersama dan menambahkan anggota. Catatan: Anda dapat membuat drive bersama di Drive, bukan di konsol Admin.
3. (Opsional, tidak tersedia untuk Business Starter) Pertimbangkan apakah Anda ingin membatasi opsi berbagi dengan pengguna eksternal, pengunjung, atau non-anggota, dan tetapkan izin berbagi default untuk drive bersama.
4. Tambahkan file dan folder ke drive bersama

Penyiapan dasar

1. Pelajari cara kerja akses file di drive bersama.
2. Tetapkan siapa saja yang dapat membuat drive bersama. Untuk edisi Google Workspace Business dan Enterprise, semua pengguna dapat membuat drive bersama secara default. Untuk pelanggan Google Workspace for Education, pembuatan drive bersama dinonaktifkan secara default.
3. Tetapkan unit organisasi tempat drive bersama baru ditetapkan.

   Secara default, drive bersama ditetapkan ke unit organisasi teratas dan kebijakan data Drive di unit organisasi tersebut akan diterapkan. Untuk kontrol yang lebih terperinci, Anda dapat menetapkannya ke unit organisasi pembuat drive bersama, atau unit organisasi lainnya.

4. Bagikan referensi pelatihan untuk pengguna.

Deployment dan pengelolaan lanjutan

Langkah-langkah ini membantu Anda memahami cara men-deploy drive bersama saat Anda perlu memindahkan konten atau mengelola berbagi.

Langkah 1. Rencanakan cara pemindahan konten ke drive bersama

1. Jika Anda perlu memindahkan banyak file dan folder ke dalam drive bersama, tinjau batas drive bersama dan praktik terbaik migrasi besar Google Drive.
2. Untuk mempertahankan struktur folder dari Drive Saya, administrator dan pengguna yang memiliki akses Pengelola dapat memindahkan folder yang mereka miliki atau yang dibagikan kepada mereka ke drive bersama. Jika tidak, anggota drive bersama dengan akses Kontributor atau lainnya dapat membuat folder dan menambahkan file.
3. Tetapkan siapa saja yang dapat memindahkan file ke dalam drive bersama.

Langkah 2. Siapkan berbagi drive bersama, perlindungan data, dan retensi data lanjutan

Tidak didukung untuk Business Starter

1. Tetapkan izin berbagi default untuk drive bersama.
   • Tetapkan apakah konten drive bersama dapat dibagikan kepada pengguna eksternal atau orang yang bukan anggota drive bersama.
   • Tetapkan apakah pelihat dan pengomentar dapat mendownload, mencetak, serta menyalin file di drive bersama.
   • Tetapkan apakah anggota drive bersama dengan akses Pengelola dapat mengganti setelan default berbagi Anda.
   • Tetapkan apakah pengelola konten dapat membagikan folder.
     Catatan: Izin berbagi untuk drive bersama tidak membatasi orang yang dapat menerima permintaan berbagi formulir Google Formulir.
2. Jika organisasi Anda menggunakan aturan Pencegahan Kebocoran Data (DLP) untuk Drive, tinjau aturan tersebut dan pastikan kesesuaiannya untuk file drive bersama Anda. Aturan DLP untuk Drive berlaku untuk file di drive bersama berdasarkan unit organisasi. Pelajari DLP lebih lanjut dan cara drive bersama ditetapkan ke unit organisasi.
3. Jika organisasi Anda menggunakan Google Vault untuk menyimpan file di Google Drive, tetapkan aturan retensi untuk file di drive bersama.

4. Pertimbangan lainnya:

   • Saat Anda memindahkan file ke dalam drive bersama, pengguna yang diajak berbagi file dapat kehilangan akses. Setelan berbagi drive bersama dapat mengganti setelan berbagi file pada file. Misalnya, jika file dibagikan kepada pengguna eksternal, tetapi berbagi eksternal tidak diizinkan untuk drive bersama, pengguna eksternal tersebut akan kehilangan akses ke file.
   • Jika beberapa pengguna di organisasi Anda memiliki lisensi yang tidak mendukung drive bersama, seperti edisi Frontline atau Cloud Identity Premium, di halaman ini tinjau cara agar pengguna tersebut dapat mengakses konten di drive bersama.
   • Jika ingin mengizinkan berbagi file dan folder dengan orang tanpa Akun Google, Anda dapat mengaktifkan fitur berbagi dengan pengunjung.

Langkah 3. (Opsional) Buat drive bersama dan pindahkan file

Sebaiknya buat drive bersama sebagai administrator dalam skenario berikut:

• Jika memilih untuk hanya mengizinkan Anda dan administrator lainnya membuat drive bersama serta memindahkan file, Anda harus menyiapkan drive bersama untuk pengguna.
• Jika organisasi baru saja menggunakan drive bersama dan Anda ingin membuat struktur untuk drive bersama yang umum digunakan.

Pelajari cara membuat drive bersama, menambahkan anggota, dan menetapkan tingkat akses mereka. Jika Anda adalah pengelola drive bersama, Anda dapat menambahkan anggota di drive.google.com. Atau, Anda dapat menambahkan anggota di konsol Admin.

Penting: Sampai Anda menambahkan anggota ke drive bersama, hanya pengguna yang diajak berbagi file secara langsung yang dapat mengakses file tersebut.

Melatih pengguna

Untuk membantu pengguna mengoptimalkan drive bersama, bagikan referensi berikut:

• Mulai menggunakan drive bersama
• Bekerja bersama di drive bersama
• Menyimpan & membagikan file atau folder menggunakan drive bersama

Akses untuk pengguna dengan lisensi yang tidak mendukung drive bersama

Hak istimewa drive bersama untuk pengguna dengan lisensi edisi Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium, dan Cloud Identity Free bergantung pada apakah drive bersama berada di dalam atau di luar organisasi Anda.

Drive bersama internal

Pengguna ini dapat ditambahkan sebagai anggota drive bersama, namun hanya dengan hak istimewa Pelihat. Namun, mereka mungkin juga akan diizinkan untuk memberi komentar atau mengedit file tersebut jika file di drive bersama dibagikan langsung kepada mereka. Mereka tidak dapat mengupload file ke drive bersama, meskipun mereka adalah anggota.

Drive bersama eksternal

Pengguna ini dapat ditambahkan sebagai anggota drive bersama eksternal dan memiliki semua tingkat akses, termasuk Pengelola.