이 기능이 지원되는 버전: Frontline Plus, Enterprise Standard 및 Enterprise Plus, Education Plus. 사용 중인 버전 비교하기
Gmail 관리자는 타사 보관처리 솔루션을 설정하여 Gmail 저널 메시지를 보관처리할 수 있습니다. 이 솔루션은 다음과 같은 목적으로 유용하게 사용될 수 있습니다.
- 이메일 요구사항 준수(예: SEC 규칙 17a-4)
- 타사 보관처리 솔루션 계속 사용
- 자료실에 사용자 액세스 허용
통합 작동 방식
타사 보관처리 솔루션과 Gmail을 통합하려면 저널 메시지가 전달되는 이메일 주소를 지정합니다. 이메일 주소를 두 개 이상 지정하면 지정된 모든 이메일 주소로 저널 메시지가 전송됩니다.
타사 보관처리 솔루션을 사용하는 경우 TLS 규정 준수를 설정하는 것이 좋습니다. 설정하면 Gmail에서 타사 보관처리 솔루션으로 메일을 보낼 때 TLS 암호화가 요구됩니다.
타사 보관처리 솔루션 설정하기
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관리자 계정으로 Google 관리 콘솔에 로그인합니다.
관리자 계정을 사용하지 않으면 관리 콘솔에 액세스할 수 없습니다.
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- (선택사항) 왼쪽에서 조직을 선택합니다.
- 라우팅에서 타사 이메일 보관처리로 스크롤하거나 검색 입력란에 타사 이메일 보관처리를 입력합니다.
- 저널 메시지를 전송할 이메일 주소를 입력합니다.
- 설정 추가를 클릭합니다.
- 하단에서 저장을 클릭합니다.
메일 관리 방법
저널링된 메일의 버전
중요: 잠재적인 바이러스 및 유해 소프트웨어가 포함된 메일을 거부하는 Gmail 정책은 저널링된 메일에도 적용됩니다. 자세한 내용은 Gmail에서 차단하는 파일 형식을 참고하세요.
- 수신 메일: 사용자가 수신한 메일의 버전이 저널링됩니다. 예를 들어 콘텐츠 규정 준수 정책이 적용되어 첨부파일이 삭제되면 첨부파일 없이 저널 사본이 보관됩니다.
- 발신 메일: 사용자가 전송한 메일의 버전이 저널링됩니다. 예를 들어 콘텐츠 규정 준수 정책이 적용되어 첨부파일이 삭제되면 저널 사본은 첨부파일과 함께 보관됩니다.
- 내부 메일: 도메인 내에서 전송된 메일의 경우, 수신자에게는 수신 메일로 발신자에게는 발신 메일로 처리됩니다.
관리자 스팸 격리 저장소로 전송된 메일
- 수신 메일: 수신 메일이 관리자 스팸 격리 저장소로 전송되는 경우 메일의 격리가 해제될 때까지 저널 사본이 전송되지 않습니다. 스팸으로 분류된 메일이 거부되는 경우에는 사용자에게 메일이 표시되지 않으므로 보관처리되지 않습니다.
- 발신 메일: 발신 메일이 관리자 스팸 격리 저장소로 전송되는 경우, 해당 메일이 스팸으로 분류되는지와 관계없이 사용자가 보내기를 클릭하면 저널 사본이 전송됩니다.
여러 수신자가 포함된 메일
여러 수신자에게 메일을 보내는 경우 규정 준수 또는 라우팅 정책으로 인해 다른 버전의 메일을 수신하는 그룹이 있을 수 있습니다.
- 수신 메일: 관련 메일 버전과 함께 별도의 저널 사본이 각 수신자에 맞게 전송됩니다. 여러 수신자가 동일한 메일을 수신했는지 확인하려면 보관처리 솔루션에서 중복 삭제 로직을 사용해야 합니다.
- 발신 메일: 발신자에 의해 전송된 사본이 저널링됩니다.
- 내부 메일: 내부 수신자는 메일에 유지됩니다. 콘텐츠 규정 준수 또는 기타 정책으로 인해 메일을 받지 못하는 내부 수신자가 있을 수 있지만, 일부 또는 전체 수신자에 대한 전송은 캡처됩니다.
알 수 없는 수신자가 포함된 메일
알 수 없는 수신자가 받은 메일의 경우 저널링되지 않습니다. 특정 사용자에 대해 저널링하려면 해당 사용자를 등록해야 합니다.
SMTP 실패 코드의 재시도 메커니즘
메일이 저널 주소로 제대로 전송되지 않고 SMTP(Simple Mail Transfer Protocol) 호스트에서 일시적인 오류(4xx)가 반환된 경우 Gmail에서 8일간 메일의 재전송을 시도합니다. SMTP 호스트에서 영구적인 오류(5xx)가 반환되면 Gmail에서 메일 재전송을 시도하지 않습니다.
보안 고려사항
SPF(Sender Policy Framework)와 DKIM(DomainKeys Identified Mail) 서명이 이루어지지 않은 메일은 거부하도록 타사 보관처리를 구성하는 것이 좋습니다. Google에서는 다음 2가지 방식으로 DKIM 서명을 사용합니다.
- 고객을 대신하는 Google 키(고객이 설정하지 않은 경우)
- 고객 키
TLS 규정 준수를 설정하여 타사 보관처리 솔루션에 대한 연결을 보호하는 것이 좋습니다.
