Общие диски – это специальные папки на Google Диске, в которых можно хранить файлы, работать над ними совместно с командой и искать нужную информацию. Файлы на них принадлежат командам, а не отдельным пользователям. Даже если кто-то из участников покинет компанию, его файлы останутся на общем диске, поэтому другие сотрудники смогут и дальше обмениваться информацией и продуктивно работать с любого устройства.
Основные функции общих дисков
- Файлы и папки сохраняются после того, как создавший их пользователь покинул компанию
Файлы на общем диске принадлежат организации, а не отдельному пользователю. Если пользователь покинул организацию и администратор удалил его аккаунт, созданные или добавленные им файлы сохранятся на общем диске.
- Гибкие настройки доступа
Доступ к файлам и папкам на общих дисках можно предоставлять двумя способами: 1) можно добавить пользователя или группу в качестве участника общего диска; 2) участники могут делиться файлами и папками с теми, кто не является участником.
- Простое и согласованное предоставление доступа для участников. Все участники общего диска видят одно и то же содержимое. Но если нужно, чтобы информация оставалась конфиденциальной, вы можете использовать на общих дисках папки с ограниченным доступом, чтобы указывать, кто может видеть контент в папке. Если вы настроите ограниченный доступ, открывать папку и видеть ее содержимое смогут те пользователи, которых вы добавите в папку напрямую. Другие участники общего диска будут видеть название папки, но не смогут открыть ее, если им не предоставить доступ.
В качестве участника общего диска можно добавить группу. Когда в эту группу добавляется пользователь, Google Группы автоматически включают его как участника во все общие диски, куда входит группа. Участникам назначаются уровни доступа, которые определяют, как они могут работать с файлами и общими дисками. - Предоставление доступа с нужными настройками тем, кто не является участником. Если это разрешено администратором, участники общего диска могут делиться отдельными файлами и папками с пользователями, которые не добавлены в общий диск. При этом доступ предоставляется только к нужной для работы информации, а не ко всему диску.
- Простое и согласованное предоставление доступа для участников. Все участники общего диска видят одно и то же содержимое. Но если нужно, чтобы информация оставалась конфиденциальной, вы можете использовать на общих дисках папки с ограниченным доступом, чтобы указывать, кто может видеть контент в папке. Если вы настроите ограниченный доступ, открывать папку и видеть ее содержимое смогут те пользователи, которых вы добавите в папку напрямую. Другие участники общего диска будут видеть название папки, но не смогут открыть ее, если им не предоставить доступ.
- Внешние пользователи могут работать на общих дисках организации (если это разрешено администратором)
Если это разрешено в вашей организации, вы можете предоставлять доступ к общему диску внешним пользователям, у которых адрес электронной почты связан с аккаунтом Google. Все результаты работы внешнего пользователя (например, изменения в существующих файлах или создание и загрузка новых) на общем диске, созданном сотрудником организации, передаются в организацию и принадлежат ей.
Если в версии Google Workspace пользователя нет функции "Общие диски", вы можете назначить ему роль читателя. В зависимости от разрешений, заданных для конкретной папки, вы также можете предоставить пользователю право комментировать или редактировать определенные файлы на общем диске. Как работает предоставление доступа к папке на общем диске
- Общие диски можно синхронизировать с компьютером
Вы можете работать с содержимым общих дисков на ПК через Google Диск для компьютеров.
Сравнение общих дисков с разделом "Мой диск"
|
Мой диск |
Общие диски |
|
|---|---|---|
|
Кто может добавлять файлы? |
Владелец папки "Мой диск". |
Любой участник с правами доступа соавтора (или более высокого уровня). |
|
Кто владеет файлами и папками? |
Пользователь, который создал файл или папку. |
Команда. |
|
Можно ли перемещать файлы и папки? |
Да, файлы и папки можно перемещать в пределах раздела "Мой диск". |
|
|
Можно ли синхронизировать файлы со своим компьютером? |
Да, через приложение "Google Диск для компьютеров". |
Да, через приложение "Google Диск для компьютеров". |
|
Как действуют права доступа? |
Пользователям видны разные файлы в зависимости от прав доступа к ним. Владельцы папок управляют доступом только к общим папкам в разделе "Мой диск". |
По умолчанию все участники общего диска видят все файлы. Участники с правами менеджера могут использовать на общих дисках папки с ограниченным доступом, чтобы указывать, кто может видеть содержимое папки. |
|
Могу ли я изменить список тех, у кого есть доступ к папке? |
Да, вы можете управлять доступом к определенным принадлежащим вам файлам и папкам в разделе "Мой диск". |
Да, если у вас есть доступ к папке с правами менеджера или право Менеджер контента с разрешением Разрешить менеджерам контента предоставлять доступ к папкам, вы можете изменить доступ к папке на ограниченный. |
|
Как долго удаленные файлы хранятся в корзине? |
Ее содержимое автоматически удаляется через 30 дней. Корзину также можно очистить, нажав Удалить навсегда. |
На каждом общем диске есть отдельная корзина.
|
|
Можно ли восстановить файлы? |
Да, если вы являетесь владельцем. |
Да, если у вас есть права соавтора или более высокого уровня. |