บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบที่จัดการเครื่องมือแก้ไขในไดรฟ์และเอกสารสำหรับองค์กร หากต้องการความช่วยเหลือในการจัดการไฟล์ของคุณเอง โปรดไปที่ศูนย์การเรียนรู้
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถเลือกเปิดหรือปิดการใช้งาน Google ไดรฟ์ให้กับผู้ใช้ในองค์กรได้ การตั้งค่านี้ยังควบคุมการเข้าถึงเครื่องมือแก้ไข Google เอกสารต่างๆ เช่น Google เอกสาร, Sites และ Apps Script ด้วย ในกรณีส่วนใหญ่ ระบบจะเปิดบริการไดรฟ์และเอกสารไว้สำหรับองค์กรโดยค่าเริ่มต้น โดยคุณจะเลือกเปิดบริการไดรฟ์และเอกสารให้กับทุกคนในองค์กร หน่วยขององค์กรบางหน่วย หรือกลุ่มบางกลุ่มก็ได้
ผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google Workspace ซึ่งเปิดไดรฟ์และเอกสารไว้จะใช้บริการทั้งหมดที่มีอยู่ในไดรฟ์และเอกสารได้ ผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google Workspace ซึ่งปิดไดรฟ์และเอกสารไว้ก็ยังสามารถใช้บริการได้ แต่ความสามารถจะถูกจำกัดในลักษณะคล้ายกับการใช้งานโดยผู้ใช้ที่ออกจากระบบบัญชีของตนเอง ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ยังคงเข้าถึงเอกสารที่แชร์แบบสาธารณะบนเว็บได้โดยไม่ระบุตัวตน แม้ว่าจะปิดปุ่มสลับไดรฟ์และเอกสารไว้
เมื่อไดรฟ์และเอกสารปิดอยู่
ผู้ใช้ไม่สามารถทำสิ่งต่อไปนี้
- เข้าถึงหรือสร้างไฟล์ในไดรฟ์, เอกสาร, ชีต, สไลด์, ฟอร์ม, Sites, Vids หรือ Apps Script สคริปต์ Apps Script ที่มีอยู่ยังคงทำงาน เมื่อปิดไดรฟ์และเอกสารสำหรับเจ้าของไฟล์ ผู้ใช้รายอื่นที่เปิดไดรฟ์และเอกสารไว้และได้รับการแชร์ไฟล์ด้วยจะยังคงเข้าถึงไฟล์นั้นได้
- ส่ง Google ฟอร์มที่จำเป็นต้องแชร์เอกสารกับภายนอกองค์กรไม่ได้
- อัปโหลดไฟล์ไปยังพื้นที่ทำงานในการใช้งาน Gmail แบบผสานรวม ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Gmail แบบผสานรวม
- ใช้เลย์เอาต์อีเมลที่กำหนดเองใน Gmail
ผู้ดูแลระบบมีข้อจำกัดในการจัดการการตั้งค่าการแชร์ไฟล์ ดังนี้
- คุณเปลี่ยนสิทธิ์การแชร์ไฟล์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- หากคุณเปิดและตั้งค่ากฎการเชื่อถือแล้ว กฎดังกล่าวจะยังคงมีผลกับไฟล์ของผู้ใช้ โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับกฎการเชื่อถือที่หัวข้อสร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์
หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ใช้ไดรฟ์ แต่ไม่อนุญาตให้สร้างไฟล์ด้วยเอกสาร ชีต และเครื่องมือแก้ไขเอกสารอื่นๆ ให้ตั้งค่าบริการไดรฟ์และเอกสารเป็นเปิดและปิดใช้การสร้างเอกสาร
