บทความนี้ไม่ได้หมายถึงการย้ายเนื้อหาไปยังหรือจากไดรฟ์ที่แชร์ โปรดดูรายละเอียดที่ ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์.
โฟลเดอร์ที่แชร์จะแตกต่างจากไดรฟ์ที่แชร์ การย้ายรายการจากโฟลเดอร์ที่แชร์อาจเปลี่ยนแปลงบุคคลที่สามารถดูรายการนี้ได้ รวมถึงสิทธิ์ที่มีผลต่อรายการนั้นๆ ลองใช้ไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรแทนการแชร์โฟลเดอร์
หมายเหตุ: หากคุณย้ายโฟลเดอร์ที่มีไฟล์หรือโฟลเดอร์ย่อยจำนวนมาก ระบบอาจใช้เวลาพอสมควรในการย้ายรายการทั้งหมดไปที่ตำแหน่งใหม่
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
หากต้องการย้ายไฟล์หรือโฟลเดอร์จากโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉัน ให้ทำดังนี้
- แชร์รายการที่มีสิทธิ์แก้ไขได้
- เปิดใช้การตั้งค่าเอดิเตอร์จะเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ได้สำหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์นั้นๆ โปรดดูวิธีการที่หัวข้อจำกัดตัวเลือกการแชร์สำหรับไฟล์ในไดรฟ์
สิทธิ์ของไฟล์
การย้ายไฟล์หรือโฟลเดอร์จากโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉันถือเป็นการย้าย ไม่ใช่การคัดลอก เนื้อหาที่ย้ายจะไม่อยู่ในโฟลเดอร์ที่แชร์อีกต่อไป ซึ่งจะส่งผลดังนี้
- สิทธิ์ที่เนื้อหาที่ย้ายได้รับมาจากโฟลเดอร์ที่แชร์จะหายไป และเปลี่ยนไปใช้สิทธิ์จากโฟลเดอร์ปลายทางแทน พร้อมทั้งสิทธิ์ต่างๆ ที่ตั้งมาโดยเฉพาะ
- ผู้ใช้จะไม่พบไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ย้ายนั้นในโฟลเดอร์ที่แชร์อีกต่อไป
ตัวอย่าง
- มีผู้ใช้รายหนึ่งแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ A และ B
ผู้ใช้ A และ B มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ได้ ไม่ว่าไฟล์จะอยู่ที่ตำแหน่งใดก็ตาม - ผู้ใช้แชร์ไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ X กับผู้ใช้ A และ C
ผู้ใช้ A, B และ C มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ - ไฟล์ที่แชร์กับผู้ใช้ D ย้ายไปยังโฟลเดอร์ Y
ผู้ใช้ A, B และ D มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ แต่ผู้ใช้ C จะไม่พบไฟล์นั้นในโฟลเดอร์ X และไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์อีกต่อไป
การแจ้งเตือนเมื่อย้ายไฟล์
เมื่อผู้ใช้ย้ายไฟล์จากโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉัน ผู้ใช้จะเห็นคำเตือนก่อนการย้ายจะมีผล การแจ้งเตือนนี้จะช่วยป้องกันการย้ายไฟล์หรือลบสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้รายอื่นโดยไม่ตั้งใจ
หากผู้ใช้ตัดสินใจย้ายไฟล์ ก็จะพบข้อความแจ้งการเปลี่ยนแปลงและยกเลิกการดำเนินการได้
นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถติดตามกิจกรรมของไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ของฉันเพื่อดูประวัติการเปลี่ยนแปลง รวมถึงการแจ้งเตือนเมื่อมีการย้ายไฟล์ด้วย ดังนั้น หากคุณแชร์โฟลเดอร์จากไดรฟ์ของฉันและมีผู้ใช้รายอื่นย้ายรายการออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์ คุณจะเห็นหมายเหตุในประวัติกิจกรรมว่ามีการนำไฟล์ออก นอกจากนี้ หมายเหตุยังมีข้อมูลของผู้ที่ย้ายไฟล์และเวลาที่ดำเนินการอีกด้วย
องค์กรของคุณควรดำเนินการอย่างไรบ้าง
ถ้าองค์กรของคุณไม่มีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีการแชร์ข้อมูลกันอย่างมาก คุณอาจไม่ต้องดำเนินการใดๆ อย่างไรก็ตาม องค์กรที่ใช้โฟลเดอร์ที่แชร์อย่างกว้างขวางอาจดำเนินการดังนี้
- พิจารณาใช้ไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรของคุณแทนการแชร์โฟลเดอร์ โปรดอ่านหัวข้อไดรฟ์ที่แชร์คืออะไร
- ล็อกโฟลเดอร์ที่แชร์ของคุณให้อนุญาตสิทธิ์การดูเท่านั้น หากผู้ใช้มีเพียงสิทธิ์ดูโฟลเดอร์ ก็จะไม่สามารถเพิ่มหรือนำไฟล์ออกจากโฟลเดอร์นั้นได้ วิธีการนี้เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดเพื่อป้องกันผู้ใช้เพิ่มหรือนำเนื้อหาออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์ อย่างไรก็ตาม ให้พัฒนากระบวนการทำงานเพื่อระบุบุคคลที่มีสิทธิ์แก้ไขได้ในการตั้งค่าการแชร์ของโฟลเดอร์ที่แชร์ หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณอาจแจ้งผู้ใช้ให้ระมัดระวังการให้สิทธิ์แก้ไขโฟลเดอร์ที่แชร์
- เพิ่มทางลัดแทนการย้ายไฟล์ ฝึกให้ผู้ใช้ของคุณเพิ่มทางลัดในทุกครั้งที่ต้องการเข้าถึงไฟล์จากโฟลเดอร์อื่น โปรดดูข้อมูลที่หัวข้อสร้างทางลัดสําหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์และค้นหาไฟล์และโฟลเดอร์ด้วยทางลัดใน Google ไดรฟ์
เคล็ดลับ: หากมีรายการแสดงขึ้นในรูทไดรฟ์ของฉันซึ่งก่อนหน้านี้ไม่เคยมีมาก่อน โปรดอ่านหัวข้อค้นหาไฟล์ที่คุณคิดว่าไม่ได้ลบ
