Artikel ini tidak menjelaskan cara memindahkan konten ke atau dari drive bersama. Untuk mengetahui detailnya, lihat Memindahkan konten ke drive bersama.
Folder bersama berbeda dengan drive bersama. Memindahkan item dari folder bersama dapat mengubah siapa yang dapat melihat item dan izin apa yang berlaku untuk item tersebut. Pertimbangkan untuk menggunakan drive bersama di organisasi Anda, bukan hanya berbagi folder.
Catatan: Jika Anda memindahkan folder dengan banyak file atau subfolder, mungkin dibutuhkan waktu cukup lama untuk memindahkan semua item ke lokasi baru.
Sebelum memulai
Untuk memindahkan file atau folder dari folder bersama ke Drive Saya:
- Pastikan untuk membagikan item dengan akses Dapat mengedit.
- Aktifkan setelan Editor dapat mengubah izin dan berbagi untuk file atau folder tersebut. Untuk mengetahui petunjuknya, buka Membatasi opsi berbagi di file Drive.
Izin file
Memindahkan file atau folder dari folder bersama ke Drive Saya berarti pemindahan, bukan penyalinan. Konten yang dipindahkan tidak lagi berada di folder bersama. Sebagai hasilnya:
- Izin apa pun yang dimiliki konten yang dipindahkan yang diwarisi dari folder bersama akan dihapus. Konten akan mewarisi izin baru dari folder tujuan, serta izin lain yang ditetapkan secara eksplisit.
- Pengguna tidak lagi dapat melihat file atau folder yang telah dipindahkan di dalam folder bersama.
Contoh
- Seorang pengguna berbagi file dengan pengguna A dan B.
Pengguna A dan B memiliki akses ke file tersebut, di mana pun lokasinya. - Seorang pengguna berbagi file yang disimpan di folder X dengan pengguna A dan C.
Pengguna A, B, dan C memiliki akses ke file. - File yang dibagikan kepada pengguna D dipindahkan ke folder Y.
Pengguna A, B, dan D memiliki akses ke file, tapi pengguna C tidak lagi melihatnya di folder X dan tidak lagi memiliki akses ke file.
Notifikasi saat memindahkan file
Saat pengguna memindahkan file dari folder bersama ke Drive Saya, dia akan melihat peringatan sebelum pemindahan dilakukan. Notifikasi ini membantu mengurangi risiko pengguna memindahkan file dan menghapus akses dari pengguna lain secara tidak sengaja.
Jika pengguna melanjutkan pemindahan, dia akan melihat pesan lain yang memberitahukan perubahan yang telah dilakukan, dan memberi dia kesempatan untuk membatalkannya.
Pengguna juga dapat memantau aktivitas file dan folder di Drive Saya untuk melihat histori perubahan, termasuk notifikasi saat file dipindahkan. Artinya, jika Anda membagikan folder dari Drive Saya, kemudian seseorang memindahkan item dari folder bersama, Anda dapat melihat notifikasi pemindahan file tersebut di histori aktivitas. Notifikasi itu juga akan menampilkan siapa saja yang telah memindahkan file tersebut, dan kapan file dipindahkan.
Apa yang harus dilakukan organisasi Anda?
Jika organisasi tidak memiliki struktur folder bersama yang ekstensif, Anda mungkin tidak perlu melakukan apa pun. Namun, organisasi yang menggunakan folder bersama secara ekstensif sebaiknya:
- Mempertimbangkan untuk menggunakan drive bersama di organisasi Anda, bukan hanya berbagi folder—Baca Apa yang dimaksud dengan drive bersama?
- Mengunci folder bersama Anda dengan hanya memberikan akses Dapat melihat—Jika pengguna hanya memiliki akses lihat ke folder, dia tidak dapat menghapus atau menambahkan file ke folder tersebut. Ini cara paling aman untuk memastikan bahwa tidak ada seorang pun menambahkan atau menghapus konten dari folder bersama. Namun, kembangkan proses bisnis untuk mengidentifikasi orang lain dengan setelan berbagi Dapat mengedit untuk folder bersama. Atau, Anda mungkin perlu memberi tahu pengguna agar berhati-hati dalam memberikan akses edit ke folder bersama.
- Menambahkan pintasan, bukan memindahkan file—Latih pengguna Anda untuk menambahkan pintasan di mana pun mereka ingin mengakses file dari folder lain. Lihat petunjuknya di Membuat pintasan untuk file atau folder dan Menemukan file & folder dengan pintasan Google Drive.
Tips: Jika di root Drive Saya muncul item yang sebelumnya tidak ada, baca Menemukan file yang tidak Anda hapus.
