Як надсилати електронні листи з принтера, сканера чи додатка

Як адміністратор ви можете налаштувати пристрої і додатки для надсилання листів через Google Workspace. Налаштувавши Gmail, можна надсилати листи з поширених моделей принтерів і сканерів, зокрема Canon, Epson, HP, Ricoh і Xerox.

Налаштувати надсилання листів за допомогою принтера, сканера або додатка можна трьома способами, залежно від того, що підтримує ваш пристрій або додаток.

• Спосіб 1. Надсилання листів за допомогою ретранслятора SMTP (рекомендовано)
• Спосіб 2. Надсилання листів за допомогою SMTP-сервера Gmail
• Спосіб 3. Надсилання листів за допомогою SMTP-сервера Gmail з обмеженнями

Перш ніж почати

• Google не надає підтримку щодо проблем зі сторонніми пристроями чи додатками. Щоб отримати допомогу з налаштуванням пристрою або додатка для надсилання листів, перегляньте довідкову інформацію або зв’яжіться з постачальником.
• Сканери й принтери старіших моделей можуть не підтримувати протокол OAuth, який дає додаткам і пристроям змогу обмінюватися даними облікового запису Google без необхідності вводити ім’я користувача й пароль. Такі пристрої можуть не підтримувати надсилання електронних листів.
• Якщо ви спробуєте автентифікувати обліковий запис, у якому ввімкнено двохетапну перевірку, безпосередньо з принтера, з’явиться повідомлення про помилку автентифікації. Щоб виправити цю помилку, налаштуйте пароль додатка.

Спосіб 1. Надсилання листів за допомогою ретранслятора SMTP (рекомендовано)

Радимо надсилати листи з пристроїв або додатків за допомогою служби ретрансляції SMTP, яка автентифікує повідомлення за допомогою IP-адрес, щоб пристрої і додатки могли надсилати повідомлення будь-яким одержувачам у вашій організації або за її межами. Це варіант також є найбезпечнішим.

Важливі примітки

Якщо ви використовуєте службу ретрансляції SMTP

• Кожен користувач у вашій організації може надсилати повідомлення щонайбільше 10 000 одержувачам на день. Докладніше про ліміти для надсилання листів через службу ретрансляції SMTP.
• Підозрілі повідомлення можуть відфільтровуватися або відхилятися.
• Повне доменне ім’я служби SMTP – smtp-relay.gmail.com.
• Нижче наведено доступні параметри конфігурації.
  • Порт: 25, 465 або 587.
  • Протоколи: SSL і TLS.
  • Динамічні IP-адреси (для автентифікації може знадобитися статична IP-адреса).

Вказівки з налаштування

1. Налаштуйте ретранслятор SMTP в Google Workspace, дотримуючись вказівок зі статті Як переспрямовувати вихідні повідомлення SMTP через Google.
2. Підключіть свої пристрої і додатки до служби SMTP smtp-relay.gmail.com на одному із цих портів: 25, 465 або 587.

Спосіб 2. Надсилання листів за допомогою SMTP-сервера Gmail

Якщо ви підключаєтеся за допомогою протоколів SSL або TLS, то можете надсилати листи будь-яким одержувачам у своїй організації або за її межами, використовуючи smtp.gmail.com як SMTP-сервер. Щоб налаштувати цей спосіб, потрібно автентифікуватися за допомогою облікового запису й пароля Gmail або Google Workspace. Пристрій використовуватиме ці облікові дані для надсилання кожного листа.

Важливі примітки

Якщо ви використовуєте SMTP-сервер Gmail

• Ліміт для надсилання листів становить 2000 повідомлень на день. Докладніше про ліміти.
• Фільтри спаму можуть відфільтровувати або відхиляти підозрілі повідомлення.
• Повне доменне ім’я служби SMTP – smtp.gmail.com.
• Нижче наведено доступні параметри конфігурації.
  • Порт: 25, 465 або 587.
  • Протоколи: SSL і TLS.
  • Динамічні IP-адреси.

Вказівки з налаштування

1. На пристрої або в додатку введіть smtp.gmail.com як адресу сервера.
2. У полі Порт введіть один із наведених нижче номерів.
   • Для SSL: 465.
   • Для TLS: 587.
3. Щоб автентифікуватися, введіть повну електронну адресу Google Workspace (наприклад, [email protected]) і пароль. Перш ніж використовувати обліковий запис на пристрої або в додатку, увійдіть у нього.

Спосіб 3. Надсилання листів за допомогою SMTP-сервера Gmail з обмеженнями

У такому разі ваша організація зможе надсилати повідомлення лише користувачам Gmail або Google Workspace. Цей варіант не вимагає автентифікації.

Якщо ваш пристрій або додаток не підтримує протокол SSL, використовуйте SMTP-сервер з обмеженнями aspmx.l.google.com.

Важливі примітки

Якщо ви використовуєте SMTP-сервер Gmail з обмеженнями

• Підтвердьте IP-адресу пристрою чи додатка.
• Діють обмеження Google Workspace на користувача. 
• Фільтри спаму можуть відфільтровувати або відхиляти підозрілі повідомлення.
• Повне доменне ім’я служби SMTP – aspmx.l.google.com.
• Автентифікуватися й використовувати протокол TLS не обов’язково.
• Нижче наведено доступні параметри конфігурації.
  • Порт: 25.
  • Динамічні IP-адреси.

Вказівки з налаштування

1. Підключіть пристрій або додаток до SMTP-сервера Gmail з обмеженнями.
   1. Введіть адресу сервера aspmx.l.google.com.
   2. У полі "Порт" введіть 25.
2. У Консолі адміністратора Google додайте IP-адресу пристрою чи додатка в білий список, дотримуючись вказівок із цієї статті.
3. Налаштуйте запис SPF для свого домену. Переконайтеся, що запис SPF містить IP-адресу або домен пристрою чи додатка, який надсилатиме повідомлення з вашого домену. Це потрібно, щоб повідомлення із цих пристроїв не відхилялися. Запис SPF повинен містити всіх відправників у вашому домені. Дізнайтесь, як налаштувати запис SPF.