Som administratör på jobbet eller i skolan kan du skapa kalendrar som du delar med personer i din organisation. Detta kallas gruppkalendrar. Till exempel vill du kanske ha en delad gruppkalender för de helgdagar som är lediga på företaget och en annan för möten inom hela organisationen.
Obs! Gruppkalendrar betraktas som organisationsomfattande resurser (ingår inte i en viss organisationsenhet) och följer därför rotorganisationens datapolicyer, till exempel policyn för dataregioner. Om en grupp bjuds in till en händelse lagras en kopia av händelsen och bearbetas enligt rotorganisationens datapolicyer.
Skapa en gruppkalender
Innan du börjar: Om du enbart vill dela kalendern med en viss grupp personer i organisationen börjar du med att placera dem i en egen grupp. Följ stegen i Skapa en grupp.
-
Öppna Google Kalender.
- Klicka på Lägg till
Skapa ny kalender till vänster, bredvid Andra kalendrar.
- Lägg till namnet på kalendern (exempelvis Kalender för marknadsteamet), en beskrivning och en tidszon.
- Klicka på Skapa kalender.
Dela din kalender
Du kan dela en kalender i hela organisationen eller med en specifik person eller grupp.
- Öppna Google Kalender.
- Klicka på den nya kalenderns namn till vänster.
- Peka på den delade kalendern och klicka på Mer
- Välj ett alternativ:
- Alla i organisationen — under Åtkomstbehörigheter markerar du rutan Gör tillgänglig för din organisation. Om du vill dela kalendern ber du användarna att prenumerera på kalendern eller dela den med en person eller grupp.
- En specifik person eller grupp — under Dela med specifika personer klickar du på Lägg till personer
- Klicka på nedåtpilen i rutan Behörigheter
- Klicka på Skicka.
Gruppkalenderinbjudningar innehåller länkar till kalendrar
Medlemmarna får e-postaviseringar med länkar till den delade kalendern.
- Enskilda användare och befintliga gruppmedlemmar – användarna får e-postaviseringar när kalendrar delas.
- Nya gruppmedlemmar – nya gruppmedlemmar får e-postaviseringar om kalendrarna de har åtkomst till, normalt inom en timme efter att de har gått med i en grupp. Nya gruppmedlemmar får inte detta aviseringsmeddelande om gruppen har fler än 100 delade kalendrar.
Dessa e-postaviseringar innehåller länken Lägg till i kalender. Om en användare klickar på denna länk och sedan på Lägg till i kalender visas kalendern i listan Övriga kalendrar för användaren.
Hjälp andra att hitta delade kalendrar
Om du vill hjälpa andra att hitta delade kalendrar kan du skicka kalender-idt:t till dem.
- Öppna Google Kalender.
- Leta upp den delade kalendern under Mina kalendrar.
- Peka på den delade kalendern och klicka på Mer
- Scrolla ned till avsnittet Integrera kalender och kopiera kalender-id:t.
Det är långt. - Klistra in detta id i ett dokument eller på en webbplats som de nya användarna får tillgång till.
- Uppmana dem att göra följande:
- Bredvid Övriga kalendrar klickar du på
- Klistra in kalender-id:t i rutan Lägg till en kalender och tryck på Retur.
- Bredvid Övriga kalendrar klickar du på
Kalendern visas då i användarens lista Andra kalendrar.
Relaterade ämnen
Hjälp användarna att skapa och dela kalendrar genom att skicka dem till:
