Als beheerder op het werk of op school kunt u agenda's maken om te delen met mensen in uw organisatie. Deze worden groepsagenda's genoemd. U kunt bijvoorbeeld een gedeelde groepsagenda maken met de vrije dagen in het bedrijf en een andere gedeelde groepsagenda met organisatiebrede vergaderingen.
Opmerking: Groepsagenda's worden beschouwd als organisatiebrede bronnen (geen deel uitmakend van een specifieke organisatie-eenheid) en volgen daarom het gegevensbeleid van de bovenliggende organisatie, zoals het beleid voor gegevensregio's. Als een groep wordt uitgenodigd voor een afspraak, wordt een kopie van de afspraak opgeslagen en verwerkt volgens het gegevensbeleid van de bovenliggende organisatie.
Een groepsagenda maken
Voordat u begint: Als u de agenda alleen wilt delen met een specifieke reeks mensen in uw organisatie, moet u deze mensen eerst toevoegen aan een eigen groep. Volg de stappen in Een groep maken.
-
Open Google Agenda.
- Klik links, naast Andere agenda's, op Toevoegen
Nieuwe agenda maken.
- Voeg de naam van de agenda (bijvoorbeeld Agenda Marketingteam), een beschrijving en een tijdzone toe.
- Klik op Agenda maken.
De agenda delen
U kunt een agenda delen met iedereen in uw organisatie of met een specifieke persoon of groep.
- Open Google Agenda.
- Klik links op de naam van de nieuwe agenda.
- Plaats de muisaanwijzer op de gedeelde agenda en klik op Meer
- Kies een optie:
- Iedereen in uw organisatie: Vink onder Toegangsrechten het vakje aan voor Beschikbaar maken voor uw organisatie. Als u de agenda wilt delen, vraagt u gebruikers zich te abonneren op de agenda of deelt u de agenda met een individuele persoon of groep.
- Een specifieke persoon of groep: Klik onder 'Delen met bepaalde personen' op Mensen toevoegen
- Klik in het vak Rechten op de pijl-omlaag
- Klik op Verzenden.
Uitnodigingen voor groepsagenda's bevatten een link naar de agenda
De leden krijgen een e-mailmelding met een link naar de gedeelde agenda.
- Individuele gebruikers en bestaande groepsleden: Deze gebruikers krijgen een e-mailmelding als een agenda wordt gedeeld.
- Nieuwe groepsleden: Nieuwe groepsleden krijgen een e-mailmelding met informatie over de agenda's waar ze toegang toe hebben. Dit gebeurt meestal binnen een uur nadat ze deelnemen aan de groep. Nieuwe groepsleden krijgen deze meldingsmail niet als er meer dan 100 agenda's zijn gedeeld met de groep.
Deze e-mailmeldingen bevatten de link Toevoegen aan agenda. Als een gebruiker op deze link klikt en vervolgens klikt op Agenda toevoegen, wordt de agenda weergegeven in de lijst 'Andere agenda's' van de gebruiker.
Zorgen dat mensen gedeelde agenda's kunnen vinden
U kunt mensen de agenda-ID sturen zodat ze een gedeelde agenda kunnen vinden.
- Open Google Agenda.
- Zoek in 'Mijn agenda's' naar de gedeelde agenda.
- Plaats de muisaanwijzer op de gedeelde agenda en klik op Meer
- Scroll naar het gedeelte 'Agenda integreren' en kopieer de agenda-ID.
Deze is vrij lang. - Plak de ID in een document of op een website en geef deze aan de nieuwe gebruikers.
- Vraag de gebruikers het volgende te doen:
- Klik naast 'Andere agenda's' op
- Plak de agenda-ID in het vak 'Een agenda toevoegen' en druk op Enter.
- Klik naast 'Andere agenda's' op
De agenda wordt daarna weergegeven in de lijst 'Andere agenda's' van de gebruiker.
Gerelateerde onderwerpen
Stuur uw gebruikers de volgende links om ze informatie te geven over hoe ze agenda's kunnen maken en delen:
