ระยะที่ 2: กระตุ้นให้ผู้คนเริ่มใช้ AI

ในระยะที่ 2 ให้แนะนำให้พนักงานเริ่มใช้งาน AI ในการทำงานประจำวัน คุณจะต้องจัดการฝึกอบรม คู่มือผู้ใช้ และการสนับสนุนแบบเพื่อนช่วยเพื่อน 

ในหน้านี้

• ขั้นตอนที่ 1: รับ Google Guide เป็นผู้ใช้งานกลุ่มแรก
• ขั้นตอนที่ 2: จัดทำคู่มือการฝึกอบรม
• ขั้นตอนที่ 3: จัดการฝึกอบรมเริ่มต้นและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง
• จัดทำแบบสำรวจ "ตรวจสอบสถานการณ์" แบบสั้นๆ
• ตรวจสอบการใช้งานและกิจกรรมใน Gemini

ขั้นตอนที่ 1: รับ Google Guide เป็นผู้ใช้งานกลุ่มแรก

รับสมัครผู้ใช้งานกลุ่มแรกจากแต่ละแผนกหรือกลุ่มหลักเพื่อสำรวจและเผยแพร่การใช้ AI โดย Google Guide ไม่จำเป็นเป็นคนที่มีความรู้ทางเทคนิคขั้นสูง แต่ควรเป็นสมาชิกทีมที่กระตือรือร้นและ "พร้อม" ให้ความช่วยเหลือเสมอ รวมถึงยินดีที่จะใช้เครื่องมือใหม่ๆ

Google Guide ควรมีเวลาและให้สนใจในการดำเนินการต่อไปนี้

• ทํางานร่วมกับทีมเพื่อระบุกรณีการใช้งานและแสดงวิธีใช้เครื่องมือแก่ผู้ใช้  
• ให้การสนับสนุนแบบเพื่อนช่วยเพื่อนด้วยการจัดกิจกรรมในช่วงเวลาทำการ แสดงการสาธิต และเข้าร่วมฟอรัมของบริษัท
• แชร์แนวทางปฏิบัติแนะนำและเรื่องราวความสำเร็จทางอีเมล บล็อกโพสต์ หรือจดหมายข่าว
• รวบรวมและส่งต่อความคิดเห็นไปยังทีมสนับสนุนการใช้งานเพื่อพิจารณาว่าสิ่งใดได้ผลดีและสิ่งที่ควรปรับปรุง 

ขั้นตอนที่ 2: จัดทำคู่มือการฝึกอบรม

จัดทำเนื้อหาการฝึกอบรมแบบออนดีมานด์สำหรับการใช้ฟีเจอร์ AI ใน Workspace เพื่อให้ผู้ใช้เรียนรู้ได้ตามที่ต้องการ เขียนคู่มือตามกรณีการใช้งานและเป้าหมายที่คุณระบุไว้ในระยะที่ 1 ของคู่มือนี้

ขั้นตอนที่ 3: จัดการฝึกอบรมเริ่มต้นและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ได้ลองใช้ AI ให้จัดการฝึกอบรมแบบออฟไลน์ เตรียมพร้อมให้การสนับสนุนกับผู้ใช้เสมอ และติดต่อผู้ใช้เป็นประจำเพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมอยู่เสมอ

วิธีที่ดีในการสนับสนุนและดึงดูดผู้ใช้ ได้แก่

• การฝึกอบรมเริ่มต้นที่ Google Guide จะพบกับแต่ละทีมเพื่อสาธิตกรณีการใช้งาน AI สำหรับบทบาทของทีม
• จัดกิจกรรมในเวลาทำการเป็นรายสัปดาห์ โดย Google Guide คอยให้ความช่วยเหลือแบบตัวต่อตัว
• ฮับภายในที่มีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากร AI ทั้งหมด เช่น การฝึกอบรมแบบออนดีมานด์และกำหนดเวลาของกิจกรรมในเวลาทำการ 
• พื้นที่ใน Google Chat ที่ผู้ใช้สามารถถามคําถาม แชร์กรณีการใช้งาน และพูดคุยเกี่ยวกับการใช้ AI กับคนอื่นๆ ได้ ดูวิธีสร้างพื้นที่ทำงาน
• การแข่งขันแบบสนุกๆ เช่น ติดตามและฉลองพรอมต์ที่มีประสิทธิภาพหรือสร้างสรรค์ที่สุด
• คําถามที่พบบ่อย เคล็ดลับ และเรื่องราวความสําเร็จที่โพสต์ในฮับ AI หรือแชร์ผ่านอีเมล บล็อกโพสต์ หรือจดหมายข่าว
• โปสเตอร์ที่แสดงทั่วทั้งสถานที่ทำงานพร้อมการช่วยเตือนและเคล็ดลับจาก AI

จัดทำแบบสำรวจ "ตรวจสอบสถานการณ์" แบบสั้นๆ

ตลอดระยะที่ 2 ให้จัดทำแบบสำรวจสั้นๆ ถามผู้ใช้เกี่ยวกับฟีเจอร์โปรดที่ตนใช้อยู่และประสิทธิภาพของฟีเจอร์นั้น แล้วใช้คำตอบที่ได้เพื่อสร้างคําถามที่พบบ่อย เคล็ดลับ และเรื่องราวความสําเร็จ รวมถึงระบุจุดที่ผู้ใช้อาจต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติม

เคล็ดลับ: สร้างแบบสํารวจได้ง่ายๆ ในฟอร์ม คุณจะได้ผลลัพธ์ทันทีและสรุปคำตอบได้อย่างรวดเร็วด้วยแผนภูมิและกราฟ ไปที่สร้างแบบสํารวจในฟอร์ม

ตรวจสอบการใช้งานและกิจกรรมใน Gemini

เมื่อผู้ใช้เริ่มใช้ Gemini กับ Google Workspace ให้ใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อติดตามการใช้งานและดูวิธีที่ Gemini ใช้ข้อมูลของบริษัท

ติดตามการใช้งาน AI ด้วยรายงาน

ดูรายงาน Gemini เพื่อติดตามจํานวนผู้ที่ใช้ Gemini กับ Google Workspace และแอปที่ใช้ ติดตามการใช้งานทั่วทั้งบริษัท ภายในทีม หรือเป็นรายบุคคล

รายงานจะช่วยให้คุณทราบว่าทีมหรือบุคคลใดเป็นผู้ใช้ขั้นสูง หรือใครมีอัตราการนำฟีเจอร์ไปใช้ต่ำและอาจต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับ AI เพิ่มเติม นอกจากนี้ยังดูข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการนำกรณีการใช้งานต่างๆ ไปใช้ได้ด้วย เช่น คุณอาจพบว่าทีมวิศวกรใช้ Gemini ใน Google เอกสารเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร แต่ไม่ได้ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ Gemini ใน Meet เช่น สรุปการประชุมและการจดบันทึก

ดูวิธีการ: ตรวจสอบการใช้งาน Gemini ในองค์กร

ดูวิธีที่ Gemini ใช้ข้อมูลของบริษัท

เมื่อตอบกลับพรอมต์ของผู้ใช้ Gemini จะเข้าถึงเนื้อหาจาก Google ไดรฟ์ หากต้องการดูว่ามีการเข้าถึงเนื้อหาใดบ้าง ให้เรียกใช้การค้นหาบันทึกการตรวจสอบในไดรฟ์ ตัวอย่างเช่น หาก Gemini เข้าถึงข้อมูลจากชุดไฟล์เพื่อตอบกลับการค้นหาของผู้ใช้ ระบบจะสร้างเหตุการณ์สําหรับไฟล์แต่ละไฟล์ที่เข้าถึง

ดูข้อมูลเพิ่มเติม บันทึกการตรวจสอบสำหรับ Gemini ที่มีกิจกรรมใน Google Workspace