フェーズ 2 では、従業員に日常業務で AI を利用してもらいます。トレーニング、ユーザーガイド、ピアツーピアのサポートを提供する必要があります。
目次
- ステップ 1: アーリー アドプターとして Google ガイドを募集する
- ステップ 2: トレーニング ガイドを提供する
- ステップ 3: キックオフ トレーニングと継続的なサポートを提供する
- 短い「パルスチェック」アンケートを実施する
- Gemini の使用状況とアクティビティをモニタリングする
ステップ 1: アーリー アドプターとして Google ガイドを募集する
AI を活用して普及に努めるアーリー アドプターを各主要な部門やグループから募集します。Google ガイドは高度な技術知識を備えている必要はありませんが、新しいツールを積極的に活用し、チームの頼れるメンバーである必要があります。
Google ガイドは、以下について関心を持ち、時間を割く必要があります。
- チームと連携してユースケースを特定し、ツールの使い方を従業員に説明する
- オフィスアワーの開催、デモの実施、社内フォーラムへの参加などを通じてピアツーピア サポートを提供する
- メール、ブログ投稿、ニュースレターでベスト プラクティスと成功事例を共有する
- フィードバックを収集して導入チームに伝え、優れている点と改善が必要な点を判断する
ステップ 2: トレーニング ガイドを提供する
従業員が各自のペースで学習できるように、Workspace の AI 機能を使用するためのオンデマンド トレーニング資料を提供します。このガイドのフェーズ 1 で特定したユースケースと目標に基づいてトレーニング ガイドを作成します。
Google Workspace ラーニング センターでサンプルガイドを確認する
- クイック スタートガイド: 各 Workspace アプリの AI 機能を紹介
- 一目でわかるクイック リファレンス: 各アプリの AI コントロールを確認
- Gemini のプロンプトの書き方に関するヒント
- 職務に関連するガイド: 営業、マーケティング、人事に関するユースケースを含む
- その他
ステップ 3: キックオフ トレーニングと継続的なサポートを提供する
従業員が AI を使いこなせるように、対面のトレーニングを提供したり、サポートを簡単に受けられるようにしたり、定期的に連絡して AI 活用に取り組み続けてもらえるようにしたりします。
従業員をサポートしてエンゲージメントを高めるには、次のような方法があります。
- キックオフ トレーニング: Google ガイドが各チームとミーティングを行い、それぞれの職務に応じた AI のユースケースを紹介します。
- 週次のオフィスアワー: Google ガイドが対応。従業員は 1 対 1 のサポートを受けることができます。
- 社内ハブ: オンデマンド トレーニングやオフィスアワーのスケジュールなど、すべての AI リソースにアクセスできます。
- Google Chat スペース: AI の使用について質問したり、ユースケースを共有したり、他のユーザーと交流したりできるスペースです。詳しくは、スペースを作成するをご覧ください。
- 切磋琢磨: 最も効果的または創造的なプロンプトを確認して称えたりします。
- よくある質問、ヒント、成功事例: AI ハブに投稿したり、メール、ブログ投稿、ニュースレターを通じて共有したりします。
- ポスター: AI に関するリマインダーやヒントが載ったポスターを職場全体に掲示します。
短い「パルスチェック」アンケートを実施する
フェーズ 2 では、従業員が使用しているお気に入りの機能とその機能の使い勝手について、簡単なアンケートを複数回実施します。回答を利用して、よくある質問、ヒント、成功事例を作成し、よりサポートを必要としていると考えられるところを特定します。
ヒント: Google フォームを使うと簡単にアンケートを作成できます。すぐに結果が表示され、チャートやグラフを使って回答の概要が一目でわかるように要約できます。フォームでアンケートを作成するをご覧ください。
サンプルの質問はこちらをクリック
ヒント: Gemini にこれらの質問を組織に合わせて調整するように指示します。はじめに、Gemini のプロンプトの書き方に関するヒントをご覧ください。
機能別のフィードバック
- 今週、Gemini for Workspace をどのくらいの頻度で使用しましたか。
- 今週、最も使用した AI 機能は何ですか。
- [上記の機能] は、特定のタスクを達成するうえでどのように役立ちましたか。うまくいきましたか。
- [上記の機能] で最も気に入っている点と、改善できる点（ある場合）を教えてください。
自由形式のアンケート
- 今週、AI の使用で驚いたこと（肯定的または否定的なもの）はありましたか。
- 予期しない問題が発生しましたか。その問題をどのように克服しようとしましたか。
Gemini の使用状況とアクティビティをモニタリングする
従業員が Gemini with Google Workspace を使い始めたら、管理コンソールを使用して導入状況を追跡し、Gemini が会社のデータをどのように使用しているかを確認できます。
レポートを使用して AI の使用状況を追跡する
Gemini レポートを表示して、Google Workspace で Gemini を使用しているユーザー数と、使用対象のアプリを確認します。会社織全体、チーム内、個人ごとの使用状況を確認できます。
レポートを使用すると、パワーユーザーであるチームや個人、または導入率が低く、AI トレーニングがさらに必要だと考えられるユーザーを特定できます。さまざまなユースケースの導入状況に関する分析情報も確認できます。たとえば、エンジニアリング チームがコミュニケーション改善のために Google ドキュメントで Gemini を使用しているものの、Google Meet の Gemini 機能（会議の要約やメモの作成など）を活用していないことが判明したりします。
Gemini が会社データをどのように使用しているかを確認する
Gemini は、ユーザーのプロンプトに応答する際に Google ドライブのコンテンツにアクセスします。アクセスされたコンテンツを確認するには、ドライブで監査ログの検索を実行します。たとえば、Gemini がユーザーのクエリに応答して一連のファイルのデータにアクセスすると、アクセスしたファイルごとにイベントが生成されます。
