Fase 1: Bereid u voor op de implementatie van AI

In fase 1 laat u uw medewerkers kennismaken met AI-functies in Workspace en legt u uit hoe ze deze effectief kunnen gebruiken tijdens hun werk. Maak ook een communicatieplan om mensen betrokken te houden.   

Op deze pagina

• Stap 1: Betrek uw AI-stakeholders
• Stap 2: Voer een nulmeting voor gebruikers uit
• Stap 3: Bepaal use cases en doelen
• Stap 4: Stel AI-functies en -beleid in
• Stap 5: Plan hoe u de wijziging gaat communiceren

---

Stap 1: Betrek uw AI-stakeholders

Als u de adoptie van AI in uw bedrijf wilt schalen, moet u de volgende stakeholders betrekken, die elk een strategische rol spelen. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie kunnen dit individuen, teams van mensen of één persoon met meerdere rollen zijn.

	Executive sponsor Dit is meestal een leider op C-niveau die: het gezicht van verandering binnen uw bedrijf is door de voordelen van AI aan te kondigen en te delen, zorgt dat andere leiders en het management dezelfde doelen hebben, middelen toewijst aan andere stakeholders, strategieën en projecten helpt te definiëren.
	Google Workspace-beheerder Deze persoon kan het volgende doen in de Beheerdersconsole: Zorgen dat AI voldoet aan het beveiligings- en gegevensbeleid van uw bedrijf De toegang van gebruikers tot AI-functies beheren Gebruik en activiteit van AI controleren Op de hoogte blijven van nieuwe functies en alfaprogramma's Hieronder vindt u meer informatie bij AI-functies en -beleid instellen
	Implementatieteam Dit team bestaat uit besluitvormers en zakelijke leiders die: wijzigingen binnen afdelingen ondersteunen, helpen bij het definiëren van use cases en doelen voor AI, herinneringen sturen over training, support en succesverhalen, de status en resultaten delen met leidinggevenden.
	Google Gidsen Dit zijn early adopters die: het gebruik van AI promoten onder collega's, peer-to-peer support bieden, bijvoorbeeld via spreekuren, feedback en inzichten verzamelen voor de leidinggevenden en implementatieteams. Later in deze handleiding vindt u meer informatie over hoe u Google Gidsen werft als early adopters.

Stap 2: Voer een nulmeting voor gebruikers uit

Vraag medewerkers vervolgens naar de huidige uitdagingen in hun werk en hoe ze denken dat AI ze hierbij kan helpen. Aan de hand van de reacties die u nu krijgt, kunt u in de volgende stap use cases en doelen voor AI bepalen. U gebruikt deze basisgegevens ook om de impact en het succes te meten in fase 3 van dit adoptieplan.

Tip: Maak makkelijk enquêtes in Formulieren. U krijgt meteen resultaten en kunt de reacties in één oogopslag samenvatten met diagrammen. Ga naar Een enquête maken in Formulieren.

Stap 3: Bepaal use cases en doelen

Als u daadwerkelijke bedrijfswaarde uit AI wilt halen, moet u vaststellen op welke specifieke manieren AI uw werknemers kan helpen bij hun dagelijkse werk:

1. Ontdek de beschikbare AI-functies in Workspace, zoals Help me met schrijven in Gmail of Documenten, of video's maken met Google Vids. Een lijst met AI-functies bekijken
2. Bepaal voor elke afdeling of functie specifieke use cases voor deze functies.
3. Vermeld voor elke reeks voorbeelden de doelen die u wilt bereiken op basis van wat belangrijk is voor uw bedrijf.

   Tip: Stel meetbare doelen vast op basis van productiviteit, werkkwaliteit, werknemers- en klanttevredenheid en workflows. U gebruikt deze doelen later om impact- en successtatistieken bij te houden.

Hier volgen enkele functies en use cases om aan de slag te gaan.

Product en techniek

Use cases	Productontwikkeling: Ideeën en klantverhalen voor nieuwe producten genereren Concepten voor product- en technische specificaties Gebruikersfeedback analyseren en samenvatten Actiepunten maken op basis van notulen of transcripts van vergaderingen
Doelen	Productontwikkeling versnellen De communicatie tussen zakelijke en technische teams verbeteren De kwaliteit van nieuwe producten verbeteren Overhead verminderen om tijd vrij te maken voor technisch werk

HR en People Ops

Meer voorbeelden: Gemini gebruiken voor Human Resources

Use cases	Werving en introductie: Functiebeschrijvingen schrijven Aangepaste e-mails opstellen voor potentiële kandidaten Voorbereiden op interviews Training en ontwikkeling van werknemers: Lesprogramma's of scripts ontwikkelen voor trainingen over bedrijfsbeleid Storytelling verbeteren in uw trainingen
Doelen	Tijd besparen met brainstormen en content ontwikkelen Het sollicitatietraject van kandidaten verbeteren De kwaliteit van trainingen en beleidsbeschrijvingen verbeteren Het werkplezier van werknemers vergroten met interne training

IT-beheerders

Use cases	Documenten en communicatie: Concepten van kenniscentrumartikelen en gebruikershandleidingen Concepten van aankondigingen over technisch beleid of wijzigingen Een centrale kennishub maken met NotebookLM
Doelen	De kwaliteit van de documentatie verbeteren De technische communicatie verbeteren voor werknemers Teams op de hoogte houden door centraal informatie te delen Tijd vrijmaken voor IT-prioriteiten

Marketing

Meer voorbeelden: Gemini gebruiken voor marketing

Use cases	Content maken: Brainstormen over ideeën voor blogposts, websiteteksten en socialmedia-posts Concurrentieanalyses onderzoeken Concepten voor advertentiemateriaal en whitepapers maken
Doelen	Het creatieve proces versnellen Uw geloofwaardigheid en relevantie op de markt vergroten De lanceringstijd van campagnes verkorten

Verkoop

Meer voorbeelden: Gemini gebruiken voor verkoop

Use cases	Prospecting: Gepersonaliseerde berichten genereren Doelgroeppersonages Sneller meer potentiële klanten vinden Aantrekkelijke content maken: Snel reageren in het veld Gebrek aan inspiratie oplossen
Doelen	De productie en kwaliteit van content verbeteren Conversies verhogen

Stap 4: Stel AI-functies en -beleid in

Als u Google Workspace met Gemini gebruikt, krijgt u dezelfde zakelijke beveiliging en gegevensbescherming als bij de rest van Workspace. Ga naar onze Privacy Hub voor meer informatie.

Daarnaast heeft u de volgende beheeropties en controle over hoe Gemini uw gegevens verwerkt en wie welke functies kan gebruiken.

Beveiliging en beheer beheren

In de Beheerdersconsole kunt u het volgende doen:

• AI-classificatielabels toepassen om te voorkomen dat Gemini toegang krijgt tot gevoelige gebruikersgegevens. Meer informatie
• Beleid voor gegevensverwerking instellen dat Gemini moet volgen. Ga naar Gegevensverlies voorkomen (DLP) en Gegevensregio's.
• Slimme functies gebruiken om te bepalen of Gemini de gegevens van gebruikers mag delen met andere Google-producten. Meer informatie

Toegang tot AI-functies beheren

U kunt de volgende functies ook aan- of uitzetten voor gebruikers, teams of uw hele organisatie:

• Gemini-app. Meer informatie
• Gemini in elke Workspace-app, zoals Gmail, Drive of Documenten. Meer informatie
• NotebookLM. Meer informatie
• Google Vids. Meer informatie
• Notities maken met AI in Meet-vergaderingen. Meer informatie
• Workspace-extensies in de Gemini-app. Meer informatie

---

Stap 5: Plan hoe u de wijziging gaat communiceren

Houd gebruikers betrokken bij AI door regelmatig herinneringen, tips en updates over bedrijfsstrategieën te sturen.

Tijdlijn voor communicatie in één oogopslag

Hier volgt een voorbeeld van een plan om uw communicatie te plannen in de 3 fasen van de implementatie.

Fase 1: Voorbereiden	Fase 2: AI gebruiken	Fase 3: Meten en uitbreiden

Aankondiging doen aan bedrijf				Google Gidsen werven				Impactenquête uitvoeren
	Video executive publiceren				Een AI-roadshow houden				Succesverhalen delen
		Een nulmeting uitvoeren				Herinneringen sturen				Tips en trucs posten
			Trainingssite lanceren				Korte enquêtes uitvoeren				Nieuwe functies aankondigen

---

Tip: Schrijf sneller door Gemini te gebruiken. Ga naar Tips om prompts voor Gemini te schrijven om aan de slag te gaan.

Ideeën om AI te promoten

• Kick-off-aankondiging: Begin met een e-mail of video-aankondiging van uw sponsor waarin AI-functies en de voordelen ervan voor werknemers worden geïntroduceerd.
• AI-roadshow: Laat early adopters samenkomen met teams om toepassingen te demonstreren die zijn afgestemd op dat team.
• Nieuwsbrieven en herinneringen: Stuur deze wekelijks om AI-tips, -strategieën en succesverhalen te melden
• Enquêtes: Voer deze in elke fase uit om feedback te verzamelen en de impact te meten
• Posters: Toon visuele elementen op de werkplek die belangrijke use cases of prompts benadrukken

---