フェーズ 1 では、Workspace の AI 機能を従業員に紹介し、業務で効果的に活用する方法を特定します。また、従業員の関心を引きつけることを目的としたコミュニケーションの計画を立てます。
このページの内容
- ステップ 1: AI のステークホルダーを関与させる
- ステップ 2: ベースライン ユーザー アンケートを実施する
- ステップ 3: ユースケースと目標を特定する
- ステップ 4: AI 機能とポリシーを設定する
- ステップ 5: 変更を周知する方法を計画する
ステップ 1: AI のステークホルダーを関与させる
企業全体に AI を導入するには、以下のステークホルダーを巻き込み、それぞれが戦略的な役割を果たすようにします。組織の規模に応じて、個々人、チーム、または 1 人が複数の役割を担う場合があります。
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上層部の支持者通常は経営陣であり、以下の役割を果たします。
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Google Workspace 管理者管理コンソールを使用して以下を行える管理者です。
詳しくは、以下の AI の機能とポリシーを設定するをご覧ください。 |
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導入チームこのチームには、以下のような意思決定者とビジネス リーダーが参加します。
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Google ガイド以下を担当するアーリー アドプターです。
詳しくは、このガイドの後半にあるアーリー アドプターとして Google ガイドを募集するをご覧ください。 |
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ステップ 2: ベースライン ユーザー アンケートを実施する
次に、従業員にアンケートを実施して、現在の業務上の課題と、AI がどのように役立つと思われるかを把握します。ここで得た回答は、次のステップで AI のユースケースと目標を特定する際に役立ちます。このベースライン情報は、この導入計画のフェーズ 3 で影響と成功を測定するためにも使用します。
ヒント: Google フォームを使うと簡単にアンケートを作成できます。すぐに結果が表示され、チャートやグラフを使って回答の概要が一目でわかるように要約できます。フォームでアンケートを作成するをご覧ください。
アンケートの質問例はこちらをクリック
ヒント: Gemini にこれらの質問を組織に合わせて調整するように指示します。はじめに、Gemini のプロンプトの書き方に関するヒントをご覧ください。
経歴
- 役職または担当業務を教えてください。
- 生成 AI についてどの程度ご存じですか。（5 段階で評価）
- プロンプト作成やプロンプト設計についてどの程度知っていますか。（5 段階で評価）
現在の体験
- 既存の Workspace アプリ（Gmail、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Chat など）は、日常業務にどの程度役立っていますか？（5 段階で評価）
- Workspace アプリを日常業務にどの程度活用していますか。（5 段階で評価）
要望
- 時間がかかりすぎているビジネス プロセスや、Gemini により迅速化が期待できるビジネス プロセスは何ですか。
- Gemini は組織全体にどのように役立つと思いますか。
ステップ 3: ユースケースと目標を確認する
AI から実際のビジネス価値を引き出すには、AI が従業員の日常業務にどのように役立つかを具体的に特定します。
- Gmail やドキュメントの「文書作成サポート」や Google Vids での動画作成など、Workspace で利用可能な AI 機能をご確認ください。AI 機能の一覧表示
- 部署または職務ごとに、こうした機能の具体的なユースケースを特定します。
- 各例について、ビジネスにとって重要な点を踏まえて、達成したい目標を挙げます。
ヒント: 生産性、仕事の質、従業員と顧客満足度、ワークフローに基づいて、測定可能な目標を設定します。この目標は、後で影響と成功の指標を追跡するために使用します。
始めるうえで参考となる職務とユースケースを以下に示します。
プロダクトとエンジニアリング
| ユースケース |
プロダクト開発:
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| 目標 |
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人事と人材管理
その他の例: 人事に Gemini を使用する
| ユースケース |
採用とオンボーディング:
従業員のトレーニングと能力開発:
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| 目標 |
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IT 管理者
| ユースケース |
ドキュメントとコミュニケーション:
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| 目標 |
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マーケティング
その他の例: マーケティングに Gemini を使用する
| ユースケース |
コンテンツの開発:
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| 目標 |
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営業
その他の例: 営業に Gemini を使用する
| ユースケース |
調査:
魅力的なコンテンツの作成:
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|---|---|
| 目標 |
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ステップ 4: AI の機能とポリシーを設定する
Google Workspace with Gemini を使用すると、Workspace の他のサービスと同じエンタープライズ グレードのセキュリティ機能とデータ保護機能をご利用いただけます。詳しくは、プライバシー ハブをご覧ください。
また、Gemini によるデータの取り扱いと、どのユーザーがどの機能を使用できるかについて、以下の管理と監視を行うこともできます。
セキュリティとガバナンスを管理する
管理コンソールを使用して以下の操作が可能です。
- AI 分類ラベルを適用して、Gemini が機密性の高いユーザーデータにアクセスできないようにする。詳細
- Gemini が従うデータ取り扱いポリシーを設定する。データ損失防止（DLP）とデータ リージョンをご覧ください。
- スマート機能を使用して Gemini がユーザーのデータを他の Google サービスと共有できるかどうかを制御します。詳細
AI 機能へのアクセスを管理する
ユーザー、チーム、組織全体に対して、以下の機能を有効または無効にすることもできます。
- Gemini アプリ。詳細
- 各 Workspace アプリ内の Gemini（Gmail、ドライブ、ドキュメントなど）。詳細
- NotebookLM。詳細
- Google Vids。詳細
- Meet 会議での AI によるメモ作成機能。詳細
- Gemini アプリの Workspace 拡張機能。詳細
ステップ 5: 変更を周知する方法を計画する
ユーザーが AI に興味を持ち続けるように、リマインダー、ヒント、会社の戦略に関する最新情報を定期的に発信します。
周知のタイムラインの概要
導入の 3 つのフェーズにわたって周知を段階的に行うための計画の例を以下に示します。
| フェーズ 1: 準備 | フェーズ 2: AI の使用 | フェーズ 3: 測定と拡大 |
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| 会社に通知する | Google ガイドを募集する | 影響アンケートを実施する | |||||||||
ヒント: Gemini を使用して、周知メッセージの作成時間を短縮できます。はじめに、Gemini のプロンプトの書き方に関するヒントをご覧ください。
広めるためのアイデア
- キックオフのお知らせ - まず、エグゼクティブ スポンサーからのメールまたは動画のお知らせで、AI の機能とそのメリットを従業員に紹介します。
- AI ロードショー - アーリー アドプターがチームと面談し、そのチーム向けにカスタマイズしたユースケースのデモを実施します。
- ニュースレターとリマインダー - AI に関するヒント、戦略、成功事例を毎週発信します。
- アンケート - フェーズごとに実施してフィードバックを集め、影響を測定します。
- ポスター - 主なユースケースやプロンプトを紹介するビジュアルを職場に表示します。
