Администраторам Google Workspace for Education потребуется вручную или автоматически назначать пользователям лицензии, соответствующие их статусу, независимо от того, кем является пользователь: обучающимся заочно студентом, выпускником, преподавателем или пользователем, которому больше не требуется доступ в пределах домена. Также нужно будет отслеживать использование лицензий, чтобы не превышать установленные ограничения и управлять затратами. Кроме того, администраторы должны иметь представление о различных типах лицензий (Education Fundamentals, только Gmail, лицензия для отправленных в архив аккаунтов) и о том, в каких случаях следует назначать их пользователям в зависимости от ролей и уровня активности.

У администратора Google Workspace for Education есть несколько вариантов управления лицензиями и их назначения пользователям. Основным интерфейсом для управления пользователями и лицензиями является консоль администратора Google Workspace (admin.google.com).

В консоли администратора Google Workspace

Автоматическое назначение пользовательских лицензий

Вы можете включить автоматическое предоставление лицензий пользователям на уровне организации или ОП. В этом случае лицензию Google Workspace for Education получат те пользователи в вашем аккаунте, у которых ее нет (и все новые сотрудники, которые будут добавлены в дальнейшем). Автоматическое назначение можно включить только для одной подписки на организацию или ОП.

Примечание

• Если у вашей организации есть подразделения, вы можете настроить автоматическое предоставление лицензий отдельно для каждого из них.
• Если вы включили автоматическое назначение лицензий на сервис для всех пользователей, то не сможете отзывать лицензии у отдельных сотрудников.
• На активацию лицензии с момента ее автоматического назначения может уйти до 24 часов.
• При автоматическом назначении лицензии получат как активные пользователи, так и пользователи с временно заблокированным аккаунтом в выбранной организации или организационных подразделениях. Рекомендуем сначала исключить из ОП пользователей с временно заблокированным аккаунтом, чтобы им не предоставлялись лицензии.

Как включить автоматическое назначение лицензий всем пользователям организации

Сделать это можно на странице "Настройки лицензий" в консоли администратора.

1. На главной странице консоли администратора нажмите "Меню" и слева выберите "Оплата > Настройки лицензий".
2. Выберите подписку, для которой нужно назначить лицензии.
3. Нажмите "Выкл." > выберите "Вкл."
4. Если сервис входит в несколько ваших подписок, выберите ту, которая будет использоваться для автоматического назначения лицензий.
5. Нажмите Сохранить.

Как настроить автоматическое назначение лицензий для организационного подразделения

Если в консоли администратора Google заданы организационные подразделения, дочерние организации по умолчанию наследуют настройки автоматического назначения лицензий у родительской организации. Но при необходимости вы можете переопределить настройки на уровне отдельных подразделений.

Важно! Чтобы узнать, в каких случаях параметр наследуется, а в каких переопределяется, или как автоматическое лицензирование влияет на существующих пользователей, прочтите эту статью Справочного центра.

Как переопределить настройки родительской организации

1. На главной странице консоли администратора перейдите в раздел "Оплата -> Настройки лицензий".
2. Нажмите на ОП, для которого нужно настроить автоматическое лицензирование.
3. Справа выберите Google Workspace for Education и измените значение параметра "Автоматическое лицензирование" с "Выкл." на "Вкл.".
4. Если сервис входит в несколько ваших подписок, выберите ту, которая будет использоваться для автоматического назначения лицензий.
5. Нажмите "Переопределить".

Назначение пользовательских лицензий вручную

Лицензии можно вручную назначать отдельным сотрудникам, группам пользователей (по загруженному списку), а также всем в организационном подразделении.

При назначении вручную лицензии предоставляются только конкретной организации. Пользователи в дочерних подразделениях не получают лицензии автоматически – вам потребуется также назначить их вручную.

Как назначить или удалить лицензию вручную на странице "Пользователи"

1. На главной странице консоли администратора выберите "Пользователи".
2. Установите флажки рядом с именами пользователей, для которых нужно назначить или удалить лицензию.
3. Вверху нажмите "Ещё" > "Назначить лицензии" или "Удалить лицензии".
4. Нажмите Google Workspace for Education > "Назначить" или "Удалить". Примечание: если у вас несколько типов лицензий Google Workspace for Education, выберите нужный в раскрывающемся меню.

Как назначить или удалить лицензию на странице пользователя

1. На главной странице консоли администратора выберите "Пользователи".
2. Выберите нужного пользователя.
3. Прокрутите страницу вниз и нажмите на раздел "Лицензия".
4. Нажмите Google Workspace for Education, чтобы в столбце "Статус" отобразились переключатели.
5. Рядом с параметром Google Workspace for Education в столбце "Статус" нажмите переключатель, чтобы назначить или удалить лицензию.
6. Нажмите "Сохранить". Примечание: если у вас несколько типов лицензий Google Workspace for Education, выберите нужный в раскрывающемся меню.

Как назначать или удалять лицензии вручную, выполнив массовую загрузку

Примечание. За один раз можно выполнить массовую загрузку не более 200 лицензий. Если нужно назначить больше лицензий, повторяйте процесс столько раз, сколько потребуется.

Шаг 1. Скачайте информацию пользователя

1. На главной странице консоли администратора выберите "Пользователи".
2. Вверху страницы нажмите "Скачать аккаунты пользователей".
3. В разделе "Выбор столбцов" выберите "Все столбцы с информацией о пользователях и выбранные столбцы".
4. Выберите нужный формат и нажмите "Скачать".

Шаг 2. Введите сведения о лицензиях

1. Найдите в таблице столбец "Новые лицензии [только загрузка]". Чтобы посмотреть лицензии, которые сейчас назначены пользователю, воспользуйтесь столбцом "Лицензии [только чтение]".
2. Введите идентификатор SKU для лицензии, которую нужно назначить:
   • а. Для Google Workspace for Education Fundamentals (аккаунты, созданные до 13 ноября 2024 года): Google-Apps-For-Education.
   • б. Для Google Workspace for Education Fundamentals (аккаунты, созданные 13 ноября 2024 года или позднее): 1010070001.
   • в. Для Google Workspace for Education Plus Legacy: 1010310002.
   • г. Для Google Workspace for Education Legacy (для студентов): 1010310003.
   • д. Для Google Workspace for Education Plus: 1010310008.
   • е. Для Google Workspace for Education Plus (для сотрудников): 1010310009.
   • ж. Для Google Workspace for Education Standard: 1010310005.
   • з. Для Google Workspace for Education Standard (для сотрудников): 1010310006.
   • и. Для Google Workspace for Education Teaching and Learning Upgrade: 1010370001.
3. Введите идентификаторы SKU максимум для 200 пользователей (см. примечание выше).
4. Сохраните файл в формате CSV (.csv).

Шаг 3. Загрузите файл

1. Вверху страницы "Пользователи" в консоли администратора нажмите "Массовое обновление аккаунтов".
2. Нажмите "Прикрепить CSV-файл".
3. Выберите CSV-файл на компьютере и прикрепите его.
4. Нажмите кнопку "Загрузить". Если возникнет ошибка, добавьте в таблицу недостающую информацию и загрузите файл снова. Подробнее о распространенных ошибках…

Откроется список задач, в котором будет показан процесс обработки загруженных данных. После его завершения вы получите электронное письмо с отчетом. Если при загрузке данных возникнет ошибка, скачайте файл журнала в списке задач. Подробнее о распространенных ошибках…

В Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Google Cloud Directory Sync (GCDS) позволяет синхронизировать данные о пользователях, группах и контактах в аккаунте Google с данными на сервере LDAP, например Microsoft Active Directory. Кроме того, с помощью GCDS можно синхронизировать лицензии по пользователю, ОП или группе.

Предоставление лицензий

1. Следуйте этим инструкциям, чтобы узнать как действует GCDS и приступить к работе.
2. Настройте синхронизацию в Диспетчере конфигураций.
3. На странице Licenses (Лицензии) в Диспетчере конфигураций настройте синхронизацию лицензий в GCDS для пользователей в вашем аккаунте Google.
4. Назначьте атрибут адреса электронной почты: в разделе Email address attribute (Атрибут адреса электронной почты) укажите атрибут, с помощью которого GCDS будет сопоставлять адрес электронной почты в аккаунте LDAP пользователя и его аккаунте Google.
5. Чтобы назначить лицензии, нажмите Add Rule (Добавить правило).
6. В поле LDAP query (Запрос LDAP) с помощью формы запроса LDAP укажите, каким пользователям в каталоге LDAP нужно назначить лицензию.

   Важно! Для товарного кода лицензии можно задать только одно правило лицензирования.

7. Выберите Assign licenses to Google domain users (Назначить лицензии пользователям домена Google).
8. Нажмите на список License (Лицензия) и выберите товарный код лицензии.
9. При необходимости установите флажок Remove this license from Google domain users that don't match this rule (Удалить лицензию у пользователей домена Google, не соответствующих этому правилу).

   Примечание. При неправильной конфигурации LDAP установка флажка может привести к удалению лицензий большого количества пользователей в вашем аккаунте. Прежде чем использовать эту функцию, проверьте конфигурацию.

10. Выберите один из следующих вариантов:
    • OK – добавление правила и возврат к экрану лицензионных правил LDAP.
    • Apply (Применить) – добавление правила и переход к созданию нового.
    • Cancel (Отмена) – отмена правила.
    • Test LDAP query (Проверить запрос LDAP) – проверка правильности запроса LDAP.

Использование стороннего инструмента командной строки (например, GAM)

Для быстрой инициализации большого количества аккаунтов можно использовать решения сторонних разработчиков. Например, бесплатное и доступное для скачивания ПО с открытым исходным кодом Google Apps Manager (GAM) позволяет создавать пользователей и группы Google Workspace, а также управлять ими при помощи Admin SDK Directory API.

GAM взаимодействует со многими API Google, с помощью которых можно также управлять другими функциями и ресурсами аккаунтов.

Важно! Служба поддержки Google Cloud не предоставляет помощь по использованию GAM и других решений сторонних разработчиков. Мы обеспечиваем поддержку только интерфейса Admin SDK Directory API, который используют эти инструменты. GAM предоставляется по лицензии Apache 2.0, определяющей условия использования, воспроизведения и распространения этого продукта.

Если вы решите использовать GAM, выполните следующие рекомендуемые действия:

Предоставление лицензий

1. Скачайте GAM на сайте программы.
2. Настройте инструмент.
3. Во время настройки на вопрос Are you ready to authorize GAM to manage Google Workspace user data and settings? (Готовы ли вы разрешить GAM управлять данными и настройками пользователей Google Workspace?) дайте ответ N (Нет), чтобы пропустить делегирование доступа к данным в домене.
4. Чтобы убедиться, что инструмент GAM связан с нужным аккаунтом Google Workspace, используйте команду gam info domain.
5. Вы можете добавлять лицензии по имени пользователя, организационному подразделению или группе. Для этого используется следующий синтаксис:

   gam user username|group groupname|ou ouname|all users add license sku

   Например, чтобы предоставить всем участникам группы Teachers лицензии Google Workspace for Education Plus Legacy, выполните следующую команду:

   gam group teachers add license 1010310002

Синхронизация лицензий

Кроме того, вы можете добавлять или удалять лицензии для пользователей в зависимости от того, включены ли они в определенный список.

• Это может быть группа Google, ОП или локальный текстовый файл.
• Если пользователя с примененной лицензией нет в списке, этот тип лицензии будет удален из его аккаунта.
• Если пользователь есть в списке, но у него нет лицензии, она будет добавлена в его аккаунт.
• С помощью group_ns вы можете удалить лицензии для пользователей с временно заблокированным аккаунтом.

Синтаксис для синхронизации лицензий:

gam user username|group groupname|ou ouname|all users sync license sku

Пример

В следующем примере создаются две группы Google: e4e и e4es. В них добавляются пользователи с лицензией, которая в результате будет синхронизирована с группой. Так как на последнем шаге мы используем group_ns (group no suspended), для пользователей с временно заблокированным аккаунтом лицензия будет удалена. Регулярно выполняйте две последние команды, чтобы поддерживать согласованность лицензий с активными аккаунтами участников группы.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Удаление лицензий

Синтаксис:

gam user |group |ou |all users delete license

Например, чтобы удалить лицензии для ОП Staff, выполните следующую команду:

gam ou staff delete license 1010310002

Как использовать инструмент License Management Tool на основе Google Таблиц

Инструмент License Management Tool на основе Google Таблиц дает администраторам возможность управлять массовым назначением лицензий и автоматизировать его. Инструмент предлагает партнер Google for Education AppsEdu. Решение бесплатно предоставляется учебным заведениям из разных стран, использующим Google Workspace for Education.

Скачайте инструмент здесь и прочтите документ с инструкциями и рекомендациями. Кроме того, обратите внимание на следующее:

• Инструмент управления лицензиями разработан в основном для небольших и средних учреждений (в которых менее 20 000 активных пользователей). Для более крупных учреждений рекомендуем использовать Google Менеджер рекламы, GCDS или License Manager API.
• Чтобы получить справку по работе с License Management Tool, пишите на адрес [email protected].

Использование Enterprise License Manager API

Назначать и удалять лицензии можно с помощью Enterprise License Manager API.

Приступайте к работе здесь или выполните инструкции из следующих документов:

• Предварительные требования – сведения о продукте, а также о том, как получить аккаунт и создать проект в Google API Console.
• Установка клиентской библиотеки – сведения о том, как скачать клиентскую библиотеку для нужного языка программирования и импортировать требуемые классы.
• Авторизация приложения – сведения о том, как настроить авторизацию клиента.
• Чтобы узнать, как управлять лицензиями, начните с основных понятий API.
• Чтобы объединить все эти сведения и узнать, как управлять запросами клиента и ответами сервиса API, ознакомьтесь с практическими руководствами.