Als beheerder kunt u instellingen voor gegevens delen gebruiken om te voorkomen dat gebruikers Google Workspace-gegevens vanaf hun iOS-apparaat delen met mensen buiten uw organisatie. Met deze instellingen kunnen gebruikers werkgegevens moeilijker overzetten tussen zakelijke en persoonlijke accounts op hetzelfde iOS-apparaat. U kunt bijvoorbeeld voorkomen dat iOS-gebruikers tekst uit een werkmail kopiëren naar een persoonlijk account en werkgegevens naar persoonlijke apps sturen via een iOS Share Sheet (ook wel een activiteitsweergave genoemd).
Voordat u begint
- U kunt gegevens delen alleen voorkomen vanuit Google-apps die gegevensbescherming ondersteunen. Dit zijn Gmail, Google Drive, Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties, Google Chat en Google Meet.
- Sommige bestanden worden mogelijk geopend in een niet-Google Workspace-app. Ze kunnen dan niet worden beveiligd door gegevensbescherming.
- De instellingen kunnen niet alle mogelijke datalekken stoppen, zoals kopiëren uit Visual Look Up van Apple, screenshots maken of vertaalextensies gebruiken.
Wat zijn de instellingen?
U kunt de volgende opties voor gegevens delen aan- of uitzetten:
Toestaan dat werkgegevens in persoonlijke accounts en apps worden gekopieerd en geplakt
Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount content kopiëren uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt naar een Google-app in hun persoonlijke account of naar een app van derden. Hiermee kunnen gebruikers in elk account ook content slepen tussen Google-apps en de functie Alle inboxen gebruiken (waarmee berichten in meerdere Gmail-accounts worden gecombineerd in één inbox).
Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet naar persoonlijke apps, waaronder alle niet-Google Workspace-apps, worden gestuurd
Belangrijk: Deze instelling is niet van toepassing op alle documenten en apps. Als u deze instelling selecteert, kunnen gebruikers bijvoorbeeld nog steeds een .doc- of .docx-document delen met de Microsoft Word-app of een .xls- of .xlsx-document met de Microsoft Excel-app.
Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount content uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt, kopiëren naar bepaalde apps die niet van Google Workspace zijn. Als u niet wilt dat gebruikers een Share Sheet gebruiken om bestanden en gegevens uit hun werkaccount te delen met niet-Google Workspace-apps, zet u deze instelling uit.
Als u deze instelling uitzet en wilt toestaan dat een specifieke niet-Google Workspace-app werkbestanden en -gegevens ontvangt, gaat u naar de instellingen van de app en selecteert u Toestaan dat deze app werkgegevens ontvangt via iOS Share Sheet. Ga naar App-instellingen bewerken voor meer informatie.
Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet worden gedeeld met persoonlijke accounts of met iOS Mail
Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccounts content uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt, delen met een Google-app in hun persoonlijke account of met Apple Mail. Als u niet wilt dat gebruikers een Share Sheet gebruiken om bestanden en gegevens uit hun werkaccount te delen met een persoonlijk account of met Apple Mail, zet u deze instelling uit.
Deze instelling geldt alleen voor gegevens die worden gedeeld vanuit Google Workspace-apps. Zo stelt u in dat u bestanden met apps van derden niet wilt delen:
- Voeg werk-apps toe aan uw lijst met apps en zorg dat ze beheerd worden. Ga naar Een app van derden toevoegen voor meer informatie.
- Vereis dat werkbestanden, -bijlagen en -links alleen worden geopend in beheerde apps met beheerde accounts. Ga naar Documenten openen in onbeheerde apps voor meer informatie.
Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet worden gedeeld met AirDrop
Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccounts content uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt delen met Apple AirDrop via een Share Sheet. Als u niet wilt dat gebruikers Google Workspace-items delen met AirDrop via Share Sheet, zet u deze instelling uit.
Toestaan dat werkbestanden worden afgedrukt
Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccounts content afdrukken in een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt. Zet deze instelling uit als u niet wilt dat gebruikers Google Workspace-bestanden afdrukken.
Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet in bestanden worden opgeslagen
Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccounts content uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt opslaan in de map Bestanden van hun apparaat via een Share Sheet. Als u niet wilt dat gebruikers content uit hun werkaccount opslaan met de optie Opslaan in Bestanden in een Share Sheet, zet u deze instelling uit.
Toestaan dat werkafbeeldingen en -video's in iOS-foto's worden opgeslagen
Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount Google Workspace-afbeeldingen en -video's opslaan in iOS-foto's. Zet deze instelling uit als u niet wilt dat gebruikers afbeeldingen of video's uit hun werkaccount opslaan in Google-apps.
Toestaan dat items via iOS Share Sheet aan contacten worden toegewezen
Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccounts items uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt toewijzen aan contacten via een Share Sheet. Als u niet wilt dat gebruikers de optie Toewijzen aan contacten gebruiken in een Share Sheet vanuit hun werkaccount, zet u deze instelling uit.
Instellingen in- of uitschakelen
Voordat u begint: Als u een afdeling of team wilt instellen voor deze instelling, gaat u naar Een organisatie-eenheid toevoegen.
-
Log in met een beheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.
Als u geen beheerdersaccount gebruikt, heeft u geen toegang tot de Beheerdersconsole.
-
Ga naar Menu
Apparaten > Mobiel en eindpunten > Instellingen > iOS-instellingen.
Hiervoor is het beheerdersrecht Services en apparaten vereist.
- Klik op Gegevens delen
Gegevensacties.
- (Optioneel) Als u de instelling wilt toepassen op een afdeling of team, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid. Laat me zien hoe dit moet
- Kies een optie:
- Als u niet wilt dat gebruikers Google Workspace-gegevens extern kunnen delen, selecteert u Gebruikers niet toestaan acties uit te voeren waarmee Google Workspace-gegevens extern worden gedeeld op iOS-apparaten.
- Als u wilt dat gebruikers bepaalde acties voor gegevens delen kunnen uitvoeren, selecteert u Gebruikers toestaan geselecteerde acties uit te voeren op iOS-apparaten en kiest u uw instellingen.
-
Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.
Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen.
Wijzigingen verwerken kan tot 24 uur duren, maar meestal gaat het sneller. Meer informatie
Gegevens beschermen met een beheerde configuratie
Als geavanceerd mobiel beheer aanstaat voor iOS-apparaten, kunt u de gegevens van uw organisatie nog beter beschermen door een beheerde configuratie te gebruiken. Met de volgende beheerde configuratie voorkomt u dat gegevens uit onbekende bronnen (meestal niet-Google Workspace-apps) worden gedeeld met gebruikers in een persoonlijk account of een zakelijk account met een andere klant-ID in een Google-app (zoals Gmail, Drive, Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Chat en Meet). Ga naar iOS-apps instellen met beheerde configuraties voor meer informatie over hoe u de beheerde configuratie instelt.
<dict>
<key>GoogleWorkspaceDataSharingActionsRestrictSharingFromUnknownSourceOnlyToCustomer</key>
<string>${customer_id}</string>
</dict>
Opmerkingen:
- U kunt deze beheerde configuratie gebruiken met elke provider van mobiel beheer die beheerde app-configuratie (AppConfig) ondersteunt. Volg de instructies van de provider voor mobiel beheer om de beheerde configuratie voor Google Workspace-apps toe te passen met uw Google Workspace-klant-ID.
- De
customer_idis een unieke klant-ID die aan uw account is toegewezen. U vindt deze in de Google Beheerdersconsole onder Account - Pas de beheerde configuratie toe op alle Google-apps die door uw organisatie worden gebruikt om te zorgen dat beperkingen voor gegevens delen consistent worden afgedwongen.
- De beheerde configuratie werkt alleen als de app een beheerde app is en gebruikers deze installeren via de Google Device Policy-app. Ga naar App-instellingen bewerken voor meer informatie.
- Als u niet wilt dat gebruikers werkbestanden en links openen in onbeheerde apps, gaat u naar Documenten openen in onbeheerde apps.
- Als u gegevens delen van onbekende bronnen alleen wilt toestaan voor bepaalde gebruikers, vinkt u Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet naar persoonlijke apps, waaronder alle niet-Google Workspace-apps, worden gestuurd uit of selecteert u Gebruikers niet toestaan acties uit te voeren waarmee Google Workspace-gegevens extern worden gedeeld op iOS-apparaten voor die gebruikers.
