Activer ou désactiver les applications Workspace dans Gemini

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler la façon dont les membres de votre organisation utilisent l'application Gemini avec leur compte Google Workspace. Lorsque vous activez les Applications Workspace dans Gemini, l'application Gemini interagit avec d'autres applications et services Google. Vos utilisateurs reçoivent ainsi des réponses plus pertinentes à leurs requêtes.

Applications Workspace compatibles

Les Applications Workspace sont disponibles pour la plupart des utilisateurs disposant d'une licence Google Workspace. Les utilisateurs peuvent autoriser l'appli Gemini à utiliser leur contenu Workspace dans Google Agenda, Google Docs, Google Drive, Gmail, Google Keep et Google Tasks.

Utiliser les Applications Workspace

• Vous devez activer l'historique des conversations Gemini pour utiliser les applications Workspace.

• Si votre organisation a désactivé l'un des services listés ci-dessus, les Applications Workspace correspondantes ne sont pas disponibles dans Gemini. 

  Si votre requête comporte plusieurs actions utilisant des applications ou services distincts, et qu'un ou plusieurs de ces services ne sont pas activés, aucune des actions n'est effectuée. Par exemple, si vous demandez à Gemini de créer un événement dans Agenda et d'ajouter un rappel pour celui-ci, mais que Tasks n'est pas activé, l'événement n'est pas ajouté à Agenda et vous ne recevrez pas de rappel.

• Pour obtenir des liens vers des informations Gmail supplémentaires dans les réponses de Gemini à vos requêtes (citations), activez les Applications Workspace.
• Pour que les utilisateurs puissent importer des fichiers Drive dans Gemini ou dans des instructions Gem, activez les Applications Workspace. Découvrez comment importer et analyser des fichiers dans les applications Gemini et utiliser des Gems dans les applications Gemini.
• Si vous désactivez les Applications Workspace, les utilisateurs ont toujours accès aux discussions avec l'application Gemini qui utilise des Applications Workspace. Toutefois, l'application Gemini n'a accès qu'aux informations nécessaires pour répondre à la requête d'origine.  L'application Gemini ne peut pas accéder aux autres informations de Workspace tant que vous ne réactivez pas les Applications Workspace.
• Les utilisateurs qui accèdent à Gemini en tant que service Google supplémentaire ne peuvent pas utiliser les Applications Workspace.

Activer ou désactiver les Applications Workspace dans Gemini

Pour utiliser les Applications Workspace dans Gemini, assurez-vous que les fonctionnalités intelligentes Google Workspace sont activées pour vos utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez Gérer les fonctionnalités intelligentes Google Workspace pour vos utilisateurs. 

1. Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.

   Si vous ne disposez pas d'un compte administrateur, vous ne pouvez pas accéder à la console d'administration.

2. Accédez à Menu  IA générative > Application Gemini.

   Vous devez disposer du droit d'administrateur Services > Application Gemini > Paramètres Gemini. 

3. Faites défiler la page jusqu'à Applications, puis sélectionnez Autoriser l'accès aux applications Workspace.
4. (Facultatif) Pour activer ou désactiver les Applications Workspace pour une unité organisationnelle :
   • Sur la gauche, sélectionnez l'unité organisationnelle de votre choix.
   • Choisissez une option :
     • Si l'état du paramètre est défini sur Hérité et que vous souhaitez conserver le paramètre mis à jour, même si le paramètre parent est modifié, cliquez sur Remplacer.
     • Si l'état du paramètre est défini sur Remplacé, cliquez sur Hériter pour rétablir le paramètre parent, ou cliquez sur Enregistrer pour conserver le nouveau paramètre, même si le paramètre parent est modifié.
       Astuce : En savoir plus sur la structure organisationnelle
5. (Facultatif) Pour activer ou désactiver les Applications Workspace dans Gemini pour un ensemble d'utilisateurs dans une ou plusieurs unités organisationnelles, sélectionnez un groupe d'accès sur la gauche. Pour en savoir plus, consultez Activer un service pour un groupe.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus

Remarque : Il est possible que certains de vos utilisateurs aient modifié les paramètres par défaut des fonctionnalités intelligentes. Pour savoir comment les utilisateurs peuvent activer leurs fonctionnalités intelligentes, consultez Activer ou désactiver les fonctionnalités intelligentes Google Workspace.

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