Як адміністратор Google Workspace, ви можете керувати сховищем повідомлень для співробітників організації за допомогою налаштування Автоматичне видалення електронних листів і повідомлень чату. Ви можете вказати, скільки днів повідомлення зберігатимуться в поштовій скриньці користувача, а також налаштувати наведені нижче параметри.
- Переміщення повідомлень у кошик або видалення назавжди після спливу строку зберігання.
- Зберігання повідомлень із певними мітками.
- Автоматичне видалення повідомлень. Крім того, можна дозволити користувачам керувати видаленням повідомлень.
Налаштування Автоматичне видалення електронних листів і повідомлень чату поширюється лише на сховище листів Gmail і повідомлень класичної версії Hangouts (не підтримується). Щоб керувати сховищем повідомлень Google Chat, перегляньте статтю про автоматичне видалення повідомлень Google Chat для організації.
Як керувати сховищем повідомлень за допомогою Сейфа
Якщо вам потрібно налаштувати автоматичне видалення всіх облікових записів і повідомлень, наприклад із юридичних причин або для дотримання нормативних вимог, використовуйте Google Сейф замість налаштування Автоматичне видалення електронних листів і повідомлень чату. Щоб керувати збереженням повідомлень, Google рекомендує використовувати налаштування автоматичного видалення або Сейф, але не обидві опції одночасно. Докладнішу інформацію можна дізнатися на цій сторінці.
Як застосовуються налаштування автоматичного видалення
У цьому розділі описано, як керувати повідомленнями за допомогою налаштування Автоматичне видалення електронних листів і повідомлень чату.
Це налаштування застосовується до вхідних і заархівованих листів, а також повідомлень, доданих за допомогою Gmail API.
Якщо відповідно до налаштування має зберігатися щонайменше одне повідомлення в ланцюжку, буде збережено всі повідомлення такого ланцюжка. Це не залежить від того, чи ввімкнено перегляд повідомлень у вигляді ланцюжків.
Налаштування не застосовується до повідомлень у папці Кошик. Такі повідомлення видаляються назавжди через 30 днів.
Налаштування регулярно застосовується до повідомлень відповідно до розкладу. Тому після завершення строку зберігання повідомлення можуть певний час залишатись у сховищі. Їх буде вилучено під час наступного застосування налаштування.
Налаштування визначає, коли видаляти повідомлення, за датою і часом отримання повідомлення в Gmail. Для листів, перенесених у Gmail або отриманих із поштової скриньки POP чи IMAP, використовується заголовок Date: або атрибут IMAP Internal Date.
Як увімкнути автоматичне видалення повідомлень
-
Увійдіть в Консоль адміністратора Google з даними облікового запису адміністратора.
Без облікового запису з такими правами ви не зможете отримати доступ до Консолі адміністратора.
-
Натисніть значок
Додатки > Google Workspace > Gmail > Відповідність.
Вам потрібно мати права адміністратора "Налаштування Gmail".
- Ліворуч виберіть організацію верхнього рівня (зазвичай це ваш домен).
- Прокрутіть сторінку вниз до налаштування Автоматичне видалення електронних листів і повідомлень чату й виберіть Автоматично видаляти електронні листи й повідомлення чату, що зберігаються понад указану кількість днів.
- Укажіть кількість днів, протягом яких потрібно зберігати повідомлення. Наприклад, укажіть 45, щоб видаляти повідомлення, які зберігаються понад 45 днів. Мінімальна кількість днів – 30.
- У розділі "Що робити з автоматично видаленими повідомленнями" виберіть один із наведених нижче варіантів.
- Перемістити повідомлення до кошика. Повідомлення залишатимуться в кошику ще 30 днів, перш ніж їх буде видалено. Протягом цього додаткового часу можна відновити повідомлення, видалені помилково.
- Остаточно видаляти повідомлення. Повідомлення не потрапляють у кошик і видаляються назавжди, коли сплине вказаний час. Ви не зможете відновити повідомлення, які було видалено назавжди.
-
(Необов’язково) Щоб автоматичне видалення не застосовувалося до повідомлень із певними мітками, введіть список назв міток, розділених комами, у розділі Не видаляти автоматично повідомлення з такими мітками. Повідомте про ці мітки співробітникам організації, щоб вони могли використовувати їх для збереження повідомлень. Дізнайтесь, як упорядкувати пошту в Gmail за допомогою міток.
-
Унизу сторінки натисніть Зберегти.
Зміни почнуть діяти протягом 24 годин (зазвичай швидше). Докладніше
