Als Google Workspace-beheerder kunt u met de instelling E-mails en chatberichten automatisch verwijderen de opslag van berichten beheren voor mensen in uw organisatie. U kunt instellen hoeveel dagen berichten in het postvak van gebruikers moeten blijven staan en instellingen maken die het volgende bepalen:
- Of berichten naar de prullenbak moeten worden verplaatst of dat deze permanent verwijderd moeten worden als de opslagtermijn is verlopen.
- Of berichten met specifieke labels bewaard moeten worden.
- Of berichten automatisch moeten worden verwijderd of dat gebruikers het verwijderen van berichten mogen beheren.
De instelling E-mails en chatberichten automatisch verwijderen is alleen bedoeld voor de opslag van berichten in Gmail en de klassieke versie van Hangouts (beëindigd). Ga naar Chatberichten automatisch verwijderen voor uw organisatie om de opslag van Google Chat-berichten te beheren.
Berichtopslag beheren met Vault
Als u berichten uit alle accounts automatisch wilt laten verwijderen, bijvoorbeeld voor juridische of nalevingsdoeleinden, gebruikt u Google Vault in plaats van de instelling E-mails en chatberichten automatisch verwijderen. Google raadt aan de instelling voor automatisch verwijderen of Vault te gebruiken om het bewaren van berichten te beheren, maar niet beide. Ga naar de pagina met veelgestelde vragen over bewaren in Vault voor meer informatie.
Hoe instellingen voor automatisch verwijderen worden toegepast
In dit gedeelte staat hoe berichten worden beheerd met de instelling E-mails en chatberichten automatisch verwijderen:
De instelling geldt voor e-mailberichten in de inbox van de gebruiker, gearchiveerde berichten en berichten die zijn toegevoegd met de Gmail API.
Als minstens één bericht in een gesprek wordt bewaard op basis van de instelling, worden alle berichten in het gesprek bewaard. Dit gebeurt ook als de gespreksweergave aanstaat.
De instelling is niet van toepassing op berichten in de Prullenbak. Berichten in de Prullenbak worden na 30 dagen permanent verwijderd.
De instelling wordt regelmatig gepland toegepast op berichten. Als een opslagperiode afloopt, worden berichten dus misschien niet meteen verwijderd. Ze worden verwijderd als de instelling de volgende keer wordt toegepast.
De instelling gebruikt de dag en tijd waarop Gmail het bericht heeft gekregen om te bepalen wanneer berichten moeten worden verwijderd. Voor berichten die naar Gmail zijn gemigreerd of die Gmail heeft gekregen via een POP- of IMAP-mailbox, gebruikt de instelling de header Datum: of het IMAP-kenmerk Interne datum.
Automatisch verwijderen van berichten aanzetten
-
Log in met een beheerdersaccount op de Google Beheerdersconsole.
Als u geen beheerdersaccount gebruikt, heeft u geen toegang tot de Beheerdersconsole.
-
Ga naar Menu
Apps > Google Workspace > Gmail > Compliance.
Hiervoor is het beheerdersrecht Gmail-instellingen vereist.
- Selecteer links de organisatie op het hoogste niveau. Dit is meestal uw domein.
- Ga naar de instelling E-mails en chatberichten automatisch verwijderen en kies E-mails en chatberichten die ouder zijn dan het opgegeven aantal dagen automatisch verwijderen.
- Vul het aantal dagen in dat berichten bewaard moeten blijven. Als u bijvoorbeeld 45 invult, worden berichten die ouder zijn dan 45 dagen verwijderd. Het minimumaantal dagen is 30.
- Kies onder 'Wat moet er gebeuren met automatisch verwijderde berichten' een optie voor verwijderde berichten:
- Berichten verplaatsen naar de Prullenbak: Berichten blijven nog eens 30 dagen in de prullenbak staan voordat ze definitief worden verwijderd. Zo kunt u berichten herstellen die per ongeluk zijn verwijderd.
- Berichten permanent verwijderen: Berichten slaan de Prullenbak over en worden permanent verwijderd na het opgegeven aantal dagen. U kunt permanent verwijderde berichten niet herstellen.
-
(Optioneel) Als u berichten met specifieke labels wilt uitsluiten van automatisch verwijderen, voert u onder Berichten met de volgende labels niet automatisch verwijderen een door komma's gescheiden lijst met de labelnamen in. Geef de namen van deze labels door aan mensen in uw organisatie zodat ze dezelfde labels kunnen maken voor berichten die ze willen bewaren. Meer informatie over hoe u labels maakt om Gmail te ordenen.
-
Klik onderaan de pagina op Opslaan.
Wijzigingen verwerken kan tot 24 uur duren, maar meestal gaat het sneller. Meer informatie
