Sebagai administrator Google Workspace, Anda dapat menggunakan setelan Penghapusan otomatis email dan chat untuk mengelola penyimpanan pesan bagi pengguna di organisasi Anda. Anda dapat menetapkan jumlah hari pesan akan disimpan dalam kotak surat pengguna, dan membuat setelan yang:
- Memindahkan pesan ke sampah atau menghapusnya secara permanen ketika jangka waktu penyimpanan berakhir.
- Mempertahankan pesan yang memiliki label tertentu.
- Menghapus pesan secara otomatis atau membiarkan pengguna mengelola penghapusan pesan.
Setelan Penghapusan otomatis email dan chat hanya untuk penyimpanan pesan Gmail dan Hangouts Klasik (tidak digunakan lagi). Untuk mengelola penyimpanan pesan Google Chat, buka Menghapus pesan Chat secara otomatis untuk organisasi Anda.
Mengelola penyimpanan pesan dengan Vault
Jika Anda memerlukan hapus otomatis untuk semua akun dan pesan, misalnya untuk tujuan hukum atau kepatuhan, gunakan Google Vault, bukan setelan Penghapusan otomatis email dan chat. Google merekomendasikan penggunaan setelan penghapusan otomatis atau Vault untuk mengelola retensi pesan, tetapi tidak keduanya. Pelajari lebih lanjut di halaman FAQ retensi Vault.
Cara penerapan setelan hapus otomatis
Bagian ini menjelaskan cara pesan dikelola dengan setelan Penghapusan otomatis email dan chat:
Setelan ini berlaku untuk pesan email di kotak masuk pengguna, pesan yang diarsipkan, dan pesan yang ditambahkan dengan Gmail API.
Jika ada setidaknya satu pesan dalam percakapan yang dipertahankan berdasarkan setelan, semua pesan dalam percakapan akan dipertahankan. Hal ini terjadi baik Tampilan percakapan aktif maupun nonaktif.
Setelan ini tidak berlaku untuk pesan di folder Sampah. Pesan di Sampah akan dihapus secara permanen setelah 30 hari.
Setelan ini diterapkan secara reguler ke pesan secara terjadwal. Jadi, saat periode penyimpanan berakhir, pesan mungkin tidak langsung dihapus. Setelan tersebut akan dihapus saat setelan diterapkan lagi.
Untuk menentukan waktu penghapusan pesan, setelan menggunakan hari dan waktu ketika Gmail menerima pesan. Untuk pesan yang dimigrasikan ke Gmail atau diterima oleh Gmail dari kotak surat POP atau IMAP, setelannya menggunakan header Tanggal: atau atribut Tanggal Internal IMAP.
Mengaktifkan penghapusan otomatis pesan
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Aplikasi > Google Workspace > Gmail > Kepatuhan.
Memerlukan hak istimewa administrator Setelan Gmail.
- Di sebelah kiri, pilih organisasi tingkat teratas, biasanya merupakan domain Anda.
- Scroll ke setelan Penghapusan otomatis email dan chat, lalu pilih Otomatis hapus pesan chat dan email yang lebih lama dari jumlah hari yang ditetapkan.
- Masukkan jumlah hari yang diinginkan untuk menyimpan pesan. Misalnya, masukkan 45 untuk menghapus pesan yang lebih lama dari 45 hari. Jumlah hari minimum adalah 30.
- Di bagian Petunjuk menangani pesan yang dihapus secara otomatis, pilih salah satu opsi untuk pesan yang dihapus:
- Pindahkan semua pesan ke folder Sampah. Pesan akan berada di sampah selama 30 hari lagi sebelum dihapus. Waktu tambahan ini memungkinkan Anda mengambil pesan yang tidak sengaja dihapus.
- Hapus pesan secara permanen: Pesan mengabaikan sampah dan akan dihapus secara permanen setelah jumlah hari yang Anda tentukan. Anda tidak dapat mengambil pesan yang dihapus secara permanen.
-
(Opsional) Untuk mengecualikan pesan dengan label tertentu dari penghapusan otomatis, masukkan daftar nama label yang dipisahkan koma di bagian Jangan hapus otomatis pesan dengan label berikut. Beri tahukan label ini kepada anggota organisasi Anda sehingga mereka dapat membuat label yang sama untuk pesan yang ingin disimpan. Pelajari cara Membuat label untuk mengatur Gmail.
-
Di bagian bawah halaman, klik Simpan.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
