ฟีเจอร์เขตกักเก็บอีเมลของเครื่องมือการดูแล Google Workspace ช่วยให้ผู้ดูแลระบบส่งข้อความอีเมลขาเข้าและขาออกไปยังเขตกักเก็บเพื่อรอตรวจสอบก่อนส่งให้ผู้รับได้ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าเขตกักเก็บอีเมล
คุณสามารถดูข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับข้อความที่กักเก็บไว้ได้ในแดชบอร์ดเขตกักเก็บอีเมล จากนั้นจึงตัดสินใจว่าจะดำเนินการอย่างไรกับข้อความดังกล่าว
- ปล่อยข้อความออกจากเขตกักเก็บเพื่อให้ระบบนำส่งไปยังผู้รับ
- ป้องกันไม่ให้ระบบนำส่งข้อความไปยังผู้รับ
เปิดเขตกักเก็บอีเมล
สำคัญ: เมื่อเข้าสู่ระบบเขตกักเก็บอีเมล สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบจะเป็นตัวบ่งชี้ว่าเขตกักเก็บและข้อความที่กักเก็บไว้ใดบ้างที่คุณสามารถดูได้ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมในหัวข้อให้สิทธิ์ผู้ใช้เข้าถึงเขตกักเก็บอีเมล
คุณเปิดเขตกักเก็บอีเมลได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้
ไปที่แดชบอร์ดเขตกักเก็บในคอนโซลผู้ดูแลระบบ
- ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูง
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูง คุณจะทำตามขั้นตอนเหล่านี้ไม่ได้
- จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่แอป > Google Workspace > Gmail > จัดการเขตกักเก็บ
- คลิกไปที่เขตกักเก็บ
ป้อน URL ของแดชบอร์ดเขตกักเก็บในเบราว์เซอร์
เมื่อเข้าสู่ระบบบัญชี Google Workspace ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ไปที่ http://admin.google.com/ac/moderation จากหน้านี้ คุณจะมีสิทธิ์เข้าถึงเขตกักเก็บทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบทบาทผู้ดูแลระบบของคุณและกลุ่มที่คุณเป็นสมาชิก
ตรวจสอบข้อความที่กักเก็บไว้
เมื่อคุณเข้าสู่ระบบเขตกักเก็บอีเมล มุมมองเริ่มต้นคือข้อความทั้งหมดในเขตกักเก็บทั้งหมดที่มีสถานะรอการคัดกรอง
หากต้องการดูรายละเอียดว่าข้อความอยู่ในเขตกักเก็บใด ให้ชี้ไปที่ข้อความดังกล่าวในแดชบอร์ด จากนั้นช่องรายละเอียดเขตกักเก็บจะเปิดขึ้น และจะแสดงชื่อเขตกักเก็บและการตั้งค่าที่คุณสร้างไว้สำหรับเขตกักเก็บนั้นๆ
แดชบอร์ดเขตกักเก็บจะมีคอลัมน์ต่อไปนี้
คอลัมน์ | คำอธิบาย |
---|---|
ชื่อ | อีเมลของผู้รับ |
เส้นทาง |
เส้นทางข้อความอีเมล:
|
ไม่มีส่วนหัว |
ชื่อเขตกักเก็บ คอลัมน์นี้จะรวมเขตกักเก็บทั้งหมดที่มีข้อความอยู่ ซึ่งการตั้งค่าที่แตกต่างกันจะส่งข้อความไปยังเขตกักเก็บได้มากกว่า 1 รายการ โดยคลิกชื่อเขตกักเก็บเพื่อดูและแก้ไขการตั้งค่าสำหรับเขตกักเก็บ (ไม่บังคับ) ดังนี้
|
ไม่มีส่วนหัว | หัวเรื่องของข้อความ |
ไม่มีส่วนหัว | ส่วนแรกของเนื้อหาข้อความ |
เวลา | เวลาที่ส่งข้อความ ระบบจะแสดงเวลาตามเขตเวลาท้องถิ่นของคอนโซลผู้ดูแลระบบ |
กรองข้อความที่กักเก็บไว้
เมื่อใช้ตัวควบคุมที่ด้านบนของแดชบอร์ด คุณจะกรองข้อความตามเขตกักเก็บหรือตามสถานะข้อความได้
สำคัญ: เมื่อคุณกรองตามสถานะข้อความ ระบบจะแสดงเฉพาะข้อความที่ได้รับอนุญาตจากสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในเขตกักเก็บเท่านั้น โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมในหัวข้อให้สิทธิ์ผู้ใช้เข้าถึงเขตกักเก็บอีเมล
- หากต้องการแสดงข้อความจากเขตกักเก็บหนึ่ง ให้คลิกเขตกักเก็บ จากนั้นเลือกเขตกักเก็บจากรายการ แล้วคลิกใช้
- หากต้องการแสดงข้อความทั้งหมดจากเขตกักเก็บทั้งหมด ให้คลิกเขตกักเก็บ จากนั้นเลือกทั้งหมด แล้วคลิกใช้
- หากต้องการกรองข้อความตามสถานะเขตกักเก็บ ให้คลิกสถานะ จากนั้นเลือกสถานะ แล้วคลิกใช้
สถานะ | คำอธิบาย |
---|---|
รอการคัดกรอง | แสดงข้อความที่ยังไม่ถูกปฏิเสธหรืออนุญาต หากไม่มีการดำเนินการใดๆ กับข้อความเหล่านี้ ระบบจะลบข้อความออกหลังจากพ้นระยะเวลาเก็บรักษาข้อความที่ถูกกักเก็บ |
ถูกปฏิเสธ | แสดงข้อความที่ถูกปฏิเสธการส่ง ระบบจะแสดงเฉพาะข้อความที่ส่งไปยังเขตกักเก็บภายในระยะเวลาเก็บรักษา |
อนุญาต | แสดงข้อความที่ได้รับอนุญาตให้ส่งไปยังผู้รับ ระบบจะแสดงเฉพาะข้อความที่ส่งไปยังเขตกักเก็บภายในระยะเวลาเก็บรักษา |
ค้นหาข้อความที่กักเก็บไว้
หากต้องการค้นหาข้อความโดยการค้นหาจากเนื้อหาข้อความ ให้ป้อนข้อความค้นหาในช่องค้นหาที่ด้านบนของแดชบอร์ด ระบบจะค้นหาเฉพาะข้อความที่ตรงกับตัวกรองของแดชบอร์ดปัจจุบัน (ชื่อเขตกักเก็บและสถานะข้อความ)
ระบบจะค้นหาเนื้อหาข้อความทั้งหมด รวมถึงข้อมูลส่วนหัว เช่น อีเมลผู้ส่ง อีเมลผู้รับ หัวเรื่องของข้อความ และเนื้อหาข้อความ
หากต้องการสร้างการค้นหาที่ตรงเป้าหมายมากขึ้น ให้ใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาเดียวกับที่ใช้ใน Gmail
ช่อง | คำอธิบาย |
---|---|
คำอธิบายกฎ | ชื่อหรือคำอธิบายของการตั้งค่าที่กักเก็บข้อความไว้ โดยช่องนี้จะปรากฏอย่างน้อย 1 ครั้ง ช่องนี้จะปรากฏสำหรับแต่ละกฎที่กักเก็บข้อความไว้ |
ชื่อเขตกักเก็บ | ชื่อของเขตกักเก็บข้อความ ช่องนี้จะปรากฏในเขตกักเก็บแต่ละรายการที่มีข้อความปรากฏอยู่ โดยข้อความจะปรากฏในเขตกักเก็บได้มากกว่า 1 รายการ |
ต้นทาง | ส่วนของข้อความที่ตรงกับการตั้งค่าที่กักเก็บข้อความไว้ เช่น ส่วนหัวหรือเนื้อหาข้อความซึ่งตรงกับสตริงที่คุณป้อนในการตั้งค่าที่กักเก็บข้อความไว้ โดยบางครั้งข้อมูลนี้จะใช้ไม่ได้และระบบจะไม่แสดงช่องนี้ |
สตริงที่ตรงกัน | คำหรือสตริงในข้อความที่ตรงกับการตั้งค่าที่กักเก็บข้อความไว้ โดยบางครั้งข้อมูลนี้จะใช้ไม่ได้และระบบจะไม่แสดงช่องนี้ |
ดูส่วนหัวของข้อความอีเมล
ส่วนหัวคือข้อมูลโค้ดสั้นๆ ที่ส่งไปพร้อมกับข้อความอีเมลและมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อความนั้นๆ ส่วนหัวบางรายการ เช่น "จาก:" และ "เรื่อง:" มักจะปรากฏในข้อความ โดยส่วนหัวอื่นๆ จะปรากฏเฉพาะเมื่อคุณดูส่วนหัวแบบเต็มของข้อความ หากต้องการดูเนื้อหาทั้งหมดของข้อความอีเมลที่กักเก็บไว้ รวมถึงส่วนหัวของอีเมลทั้งหมด ให้ทำดังนี้- ในแดชบอร์ดเขตกักเก็บ ให้คลิกเมนู
ทางด้านซ้ายของคอลัมน์ชื่อ จากนั้นรายการในแดชบอร์ดจะขยายเพื่อแสดงข้อความ
- คลิกแสดงต้นฉบับที่ด้านขวาล่างของรายการที่ขยาย
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนหัวของข้อความอีเมล
ดำเนินการกับข้อความที่กักเก็บไว้
เมื่ออนุญาตหรือปฏิเสธการส่งข้อความที่กักเก็บไว้แล้ว คุณจะยกเลิกการดำเนินการนี้ไม่ได้
อนุญาตให้ส่งข้อความที่กักเก็บไว้
หากต้องการอนุญาตให้ส่งข้อความที่กักเก็บไว้ ให้เลือกข้อความอย่างน้อย 1 ข้อความโดยคลิกช่องทำเครื่องหมายในคอลัมน์ด้านซ้าย แล้วคลิกอนุญาตที่ด้านบนของแดชบอร์ด
ระบบจะส่งข้อความไปยังผู้รับ หากผู้รับไม่พบข้อความ ให้ลองตรวจสอบโฟลเดอร์จดหมายขยะ
ปฏิเสธการส่งข้อความที่กักเก็บไว้
หากต้องการปฏิเสธการส่งข้อความที่กักเก็บไว้ ให้เลือกข้อความอย่างน้อย 1 ข้อความโดยคลิกช่องทำเครื่องหมายในคอลัมน์ด้านซ้าย แล้วคลิกปฏิเสธที่ด้านบนของแดชบอร์ด เมื่อคุณปฏิเสธการส่ง ระบบอาจส่งการแจ้งปฏิเสธเริ่มต้นไปยังผู้ส่งโดยขึ้นอยู่กับตัวเลือกผลลัพธ์ของการปฏิเสธที่คุณเลือกไว้ในการตั้งค่าของเขตกักเก็บ
ข้อความที่ถูกปฏิเสธจะยังคงอยู่ในเขตกักเก็บจนกว่าจะถูกลบออกอย่างถาวร ซึ่งก็คือ 30 วันหลังจากที่ส่ง หลังจากผ่านไป 30 วัน ข้อความดังกล่าวจะไม่อยู่ในเขตกักเก็บ และผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้จะไม่สามารถกู้คืนได้
หากคุณใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม เช่น Google ห้องนิรภัย ข้อความจะยังคงอยู่ในพื้นที่เก็บข้อมูลดังกล่าวจนกว่าจะถึงระยะเวลาหมดอายุที่กำหนดไว้สำหรับพื้นที่เก็บข้อมูลนั้น
ปฏิเสธการส่งข้อความที่อยู่ในเขตกักเก็บมากกว่า 1 รายการ
ข้อความสามารถส่งไปยังเขตกักเก็บได้หลายรายการ ซึ่งผลจากการดำเนินการปฏิเสธจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเขตกักเก็บที่เลือกไว้เมื่อคุณปฏิเสธการส่งข้อความ
ตัวอย่างเช่น ข้อความอาจปรากฏในเขตกักเก็บที่เรียกว่าน่าสงสัย ซึ่งผลลัพธ์ของการปฏิเสธจะเป็นการลบข้อความ และอยู่ในเขตกักเก็บที่ชื่อว่าไฟล์แนบขนาดใหญ่ ซึ่งผลลัพธ์ของการปฏิเสธจะเป็นการแจ้งปฏิเสธการส่ง หากคุณปฏิเสธการส่งอินสแตนซ์ข้อความจากเขตกักเก็บที่น่าสงสัย ข้อความจะถูกลบ แต่จะไม่มีการส่งการแจ้งปฏิเสธ