รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Standard และ Education Plus; Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ระบบลบข้อความที่ส่งผ่าน Google Chat โดยอัตโนมัติหรือไม่และเมื่อใด ด้วยการตั้งค่าการลบอัตโนมัติของ Chat ซึ่งฟีเจอร์นี้จะมีผลกับข้อความที่ส่งขณะเปิดประวัติการสนทนาไว้เท่านั้น
คุณสามารถเปิดใช้นโยบายการลบอัตโนมัติแยกต่างหากสำหรับการสนทนาทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ข้อความกลุ่ม และข้อความในพื้นที่ทำงาน
ระบบจะลบข้อความที่มีองค์กรภายนอกตามนโยบายของผู้สร้างการสนทนาเท่านั้น ดังนั้นการสนทนาที่องค์กรสร้างขึ้นจะเป็นไปตามนโยบายการลบของคุณ ส่วนการสนทนาที่สร้างขึ้นจากภายนอกจะไม่เป็นไปตามนโยบายของคุณ
การลบอัตโนมัติของ Google Chat และ Google ห้องนิรภัย
นโยบายการลบอัตโนมัติของ Chat และข้อความที่ถูกลบเนื่องจากนโยบายดังกล่าวจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาของ Chat และ Google ห้องนิรภัย
หากกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยมีผลกับการสนทนาที่มีนโยบายการลบอัตโนมัติของ Chat ระบบจะลบข้อความโดยดำเนินการดังนี้
- การเก็บรักษาของห้องนิรภัยจะนำข้อความออกก่อนถึงระยะเวลาการลบอัตโนมัติของ Chat - ระบบจะนำข้อความออกจากการสนทนาและเก็บรักษาไว้ในห้องนิรภัยเป็นเวลา 30 วันตามกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น ขั้นตอนการลบถาวรจะเริ่มในวันที่ 30 และอาจใช้เวลาหลายวันจึงจะเสร็จสมบูรณ์ ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อความที่ต้องลบถาวร
- ระยะเวลาการลบอัตโนมัติของ Chat มาถึงก่อนระยะเวลาเก็บรักษาของห้องนิรภัย - ระบบจะนำข้อความออกจากการสนทนาและเก็บรักษาไว้ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาที่เหลือของการเก็บรักษาหรืออย่างน้อย 30 วัน
- ผู้ใช้ลบข้อความก่อนการลบอัตโนมัติหรือห้องนิรภัย - ระบบจะเก็บรักษาข้อความไว้ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาที่เหลือของการเก็บรักษาโดยเป็นเวลาอย่างน้อย 30 วัน
หากไม่มีกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยที่มีผลกับข้อความ ระบบจะเก็บรักษาข้อความที่ลบอัตโนมัติไว้เป็นเวลา 30 วันหลังจากนโยบายการลบอัตโนมัติ หรือหลังจากผู้ใช้นำข้อความดังกล่าวออกจากการสนทนา ขั้นตอนการลบถาวรจะเริ่มในวันที่ 30 และอาจใช้เวลาหลายวันจึงจะเสร็จสมบูรณ์
พื้นที่ทำงานขนาดใหญ่และ Google ห้องนิรภัย
การเก็บรักษาบัญชีจะป้องกันไม่ให้ข้อมูลผู้ใช้ถูกลบ โดยสามารถเก็บรักษาบัญชีบุคคลธรรมดาหรือทั้งหน่วยขององค์กรก็ได้ คุณสามารถใช้การเก็บรักษาเพื่อป้องกันไม่ให้มีการลบข้อมูลข้อความ (ข้อความที่สร้างเมื่อประวัติการแชทเปิดอยู่) ได้
อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์นี้จะไม่มีผลกับข้อความในพื้นที่ทำงานขนาดใหญ่พิเศษ (พื้นที่ทำงานที่มีผู้ใช้มากกว่า 50,000 คน) ระบบจะนำข้อความที่โพสต์ไปยังพื้นที่ทำงานขนาดใหญ่พิเศษออกตามนโยบายการเก็บรักษาของพื้นที่ทำงาน ส่วนข้อความที่ไม่ได้โพสต์ไปยังพื้นที่ทำงานดังกล่าวจะได้รับการเก็บรักษาตามปกติ การตรวจสอบสถานะการเก็บรักษาของผู้ใช้แต่ละรายสำหรับทุกข้อความที่ส่งอาจทำได้ยากเนื่องด้วยเหตุผลด้านความสามารถในการปรับขนาดและประสิทธิภาพ โปรดวางแผนวิธีดำเนินงานในพื้นที่ขนาดใหญ่ของคุณอย่างรอบคอบ
โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานการเก็บรักษาใน Google ห้องนิรภัย
จัดการนโยบายการลบอัตโนมัติของ Chat
เปิดหรือปิดการลบอัตโนมัติสำหรับข้อความส่วนตัวแบบ 1:1
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- คลิกการลบอัตโนมัติ
- คลิกข้อความส่วนตัวแบบ 1:1
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กร แสดงวิธีการ ที่ด้านข้าง
- เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องเปิดใช้การลบอัตโนมัติเพื่อเปิดหรือปิดฟีเจอร์ดังกล่าว
- ในส่วนจำนวนวันที่ข้อความจะยังปรากฏในข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ให้ป้อนตัวเลขระหว่าง 30 ถึง 36500
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับ หน่วยขององค์กร
หากในภายหลังต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมา ให้คลิกรับค่า
เปิดหรือปิดการลบอัตโนมัติสำหรับข้อความส่วนตัวในกลุ่ม
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- คลิกการลบอัตโนมัติ
- คลิกข้อความส่วนตัวในกลุ่ม
- เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องเปิดใช้การลบอัตโนมัติเพื่อเปิดหรือปิดฟีเจอร์ดังกล่าว
- ในส่วนจำนวนวันที่ข้อความจะยังปรากฏในข้อความกลุ่ม ให้ป้อนตัวเลขระหว่าง 30 ถึง 36500
- คลิกบันทึก
เปิดหรือปิดการลบอัตโนมัติสำหรับข้อความในพื้นที่ทำงาน
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
หากไม่ได้ใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ คุณจะเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบไม่ได้
- คลิกการลบอัตโนมัติ
- คลิกพื้นที่ทำงาน
- เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องเปิดใช้การลบอัตโนมัติเพื่อเปิดหรือปิดฟีเจอร์ดังกล่าว
- ในส่วนจำนวนวันที่ข้อความจะยังปรากฏในข้อความในพื้นที่ทำงาน ให้ป้อนตัวเลขระหว่าง 30 ถึง 36500
- คลิกบันทึก
