Eliminare automaticamente i messaggi di Chat per la propria organizzazione

Puoi controllare se e quando i messaggi inviati tramite Google Chat vengono eliminati automaticamente con le impostazioni di eliminazione automatica di Chat. Questa funzionalità si applica solo ai messaggi inviati quando la cronologia delle conversazioni è attiva.

Puoi attivare criteri di eliminazione automatica separati per ogni tipo di conversazione: messaggi diretti 1:1, messaggi di gruppo e messaggi dello spazio.

I messaggi con organizzazioni esterne vengono eliminati solo in base alle policy del creator della conversazione. Pertanto, le conversazioni create dalla tua organizzazione rispetteranno le tue policy di eliminazione, mentre quelle create esternamente non le rispetteranno.

Eliminazione automatica di Google Chat e Google Vault

I criteri di eliminazione automatica di Chat e i messaggi che sono stati eliminati a seguito dell'applicazione dei criteri sono soggetti alle regole di conservazione di Chat e Google Vault.

Se una regola di conservazione di Vault si applica a una conversazione con un criterio di eliminazione automatica di Chat, i messaggi verranno eliminati nel modo seguente:

• La regola di conservazione di Vault rimuove un messaggio prima del periodo di eliminazione automatica di Chat: il messaggio verrà rimosso da una conversazione e conservato in Vault per 30 giorni a causa della regola di conservazione predefinita. Il processo di eliminazione definitiva decorre dal 30° giorno e il suo completamento potrebbe richiedere diversi giorni in base al numero di messaggi da eliminare definitivamente.
• Il periodo di eliminazione automatica di Chat precede il periodo di conservazione di Vault: il messaggio verrà rimosso dalla conversazione e conservato in Vault per il resto del periodo di conservazione o per almeno 30 giorni.
• Un utente elimina un messaggio prima del periodo di eliminazione automatica o dell'intervento della regola di conservazione di Vault: il messaggio verrà conservato in Vault per il resto del periodo di conservazione o per almeno 30 giorni.

Se nessuna regola di conservazione di Vault si applica al messaggio, i messaggi eliminati automaticamente vengono conservati per 30 giorni dopo l'intervento del criterio di eliminazione automatica o se un utente li rimuove da una conversazione. Il processo di eliminazione definitiva decorre dal 30° giorno e il suo completamento potrebbe richiedere diversi giorni.

Spazi di grandi dimensioni e Google Vault

L'archiviazione a fini legali di un account impedisce l'eliminazione dei dati utente. Le archiviazioni a fini legali possono essere applicate a singoli account o a intere unità organizzative. Puoi utilizzare l'archiviazione a fini legali per impedire l'eliminazione dei dati dei messaggi (messaggi creati quando la cronologia chat è attivata).

Tuttavia, questa funzionalità non si applica ai messaggi creati in spazi di dimensioni molto grandi (spazi con più di 50.000 utenti). I messaggi pubblicati negli spazi di dimensioni molto grandi verranno rimossi in base ai criteri di conservazione dello spazio. I messaggi non pubblicati in questi spazi verranno conservati, come di consueto. Per motivi di scalabilità e prestazioni, può essere difficile controllare lo stato di conservazione di ciascun utente per ogni messaggio inviato. Pianifica con attenzione come gestisci gli spazi di grandi dimensioni.

Per saperne di più, consulta la Guida introduttiva all'archiviazione a fini legali di Google Vault.

Gestire il criterio di eliminazione automatica di Chat

Attivare o disattivare l'eliminazione automatica per i messaggi diretti 1:1

1. Accedi a Console di amministrazione Google con un account amministratore.

   Se non utilizzi un account amministratore, non puoi accedere alla Console di amministrazione.

2. Vai a Menu  Applicazioni > Google Workspace >  Google Chat.

   È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".

3. Fai clic su Eliminazione automatica.
4. Fai clic su Messaggi diretti 1:1.
5. (Facoltativo) Per applicare l'impostazione a un reparto o a un team, seleziona un'unità organizzativa a lato Mostrami come fare
6. Seleziona o deseleziona la casella Attiva l'eliminazione automatica per attivare o disattivare le eliminazioni automatiche. 
7. In Numero di giorni durante i quali il messaggio rimane visibile nei messaggi diretti 1:1, inserisci un numero compreso tra 30 e 36.500.
8. Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per unità organizzativa.

   Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita.

Attivare o disattivare l'eliminazione automatica per i messaggi diretti di gruppo

1. Accedi a Console di amministrazione Google con un account amministratore.

   Se non utilizzi un account amministratore, non puoi accedere alla Console di amministrazione.

2. Vai a Menu  Applicazioni > Google Workspace >  Google Chat.

   È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".

3. Fai clic su Eliminazione automatica.
4. Fai clic su Messaggi diretti di gruppo.
5. Seleziona o deseleziona la casella Attiva l'eliminazione automatica per attivare o disattivare le eliminazioni automatiche. 
6. In Numero di giorni durante i quali il messaggio rimane visibile nei messaggi di gruppo, inserisci un numero compreso tra 30 e 36.500.
7. Fai clic su Salva.

Attivare o disattivare l'eliminazione automatica dei messaggi dello spazio

1. Accedi a Console di amministrazione Google con un account amministratore.

   Se non utilizzi un account amministratore, non puoi accedere alla Console di amministrazione.

2. Vai a Menu  Applicazioni > Google Workspace >  Google Chat.

   È necessario disporre del privilegio amministrativo "Impostazioni servizio".

3. Fai clic su Eliminazione automatica.
4. Fai clic su Spaces.
5. Seleziona o deseleziona la casella Attiva l'eliminazione automatica per attivare o disattivare le eliminazioni automatiche. 
6. In Numero di giorni durante i quali il messaggio rimane visibile nei messaggi dello spazio, inserisci un numero compreso tra 30 e 36.500.
7. Fai clic su Salva.

Informazioni aggiuntive

• I dati possono rimanere in Vault dopo la scadenza di tutte le regole di conservazione
• Conservare i messaggi in Google Chat con Vault
• Attivare o disattivare la cronologia chat per gli utenti
• Inviare e condividere file nei messaggi di Google Chat