Menghapus otomatis pesan Chat untuk organisasi Anda

Anda dapat mengontrol ketentuan serta waktu penghapusan otomatis untuk pesan yang dikirim melalui Google Chat dengan setelan penghapusan otomatis Chat. Fitur ini hanya berlaku untuk pesan yang dikirim saat histori percakapan aktif.

Anda dapat mengaktifkan kebijakan penghapusan otomatis secara terpisah untuk setiap jenis percakapan: pesan langsung personal, pesan grup, dan pesan ruang.

Pesan dengan organisasi eksternal hanya dihapus sesuai dengan kebijakan pembuat percakapan. Jadi, percakapan yang dibuat oleh organisasi Anda akan mengikuti kebijakan penghapusan Anda, sedangkan percakapan yang dibuat secara eksternal tidak akan mengikuti kebijakan Anda.

Penghapusan otomatis Google Chat & Google Vault

Kebijakan penghapusan otomatis Chat dan pesan yang dihapus karenanya tunduk pada aturan retensi Chat serta Google Vault.

Jika aturan retensi Vault berlaku untuk percakapan dengan kebijakan penghapusan otomatis Chat, pesan akan dihapus sebagai berikut:

• Retensi Vault menghapus pesan sebelum periode penghapusan otomatis Chat—Pesan akan dihapus dari percakapan dan disimpan di Vault selama 30 hari karena aturan retensi default. Proses penghapusan permanen dimulai pada hari ke-30 dan mungkin memerlukan waktu beberapa hari untuk diselesaikan, bergantung pada jumlah pesan yang dihapus permanen.
• Periode penghapusan otomatis Chat terjadi sebelum periode retensi data Vault—Pesan akan dihapus dari percakapan dan disimpan di Vault selama sisa periode retensi data atau setidaknya 30 hari.
• Pengguna menghapus pesan sebelum penghapusan otomatis atau Vault—Pesan akan disimpan di Vault selama sisa periode retensi data dan setidaknya selama 30 hari.

Jika tidak ada aturan retensi Vault yang berlaku untuk pesan tersebut, pesan yang dihapus otomatis akan disimpan selama 30 hari setelah kebijakan penghapusan otomatis atau setelah pengguna menghapusnya dari percakapan. Proses penghapusan permanen dimulai pada hari ke-30 dan mungkin memerlukan waktu beberapa hari untuk diselesaikan.

Ruang besar & Google Vault

Pembekuan pada akun mencegah data pengguna dihapus. Pembekuan dapat dilakukan pada akun perorangan atau seluruh unit organisasi. Anda dapat menggunakan pembekuan untuk mencegah data pesan dihapus (pesan yang dibuat dengan histori Chat aktif).

Namun, fitur ini tidak berlaku untuk pesan yang dibuat di ruang sangat besar (ruang dengan lebih dari 50 ribu pengguna). Pesan yang diposting ke ruang sangat besar akan dihapus sesuai dengan kebijakan retensi ruang. Pesan yang tidak diposting ke ruang ini akan dibekukan seperti biasa. Karena alasan skalabilitas dan performa, mungkin sulit memeriksa status pembekuan setiap pengguna untuk setiap pesan yang dikirim. Rencanakan dengan cermat cara pengoperasian ruang berukuran besar.

Untuk mempelajari lebih lanjut, baca Mulai menggunakan pembekuan di Google Vault.

Mengelola kebijakan penghapusan otomatis Chat

Mengaktifkan atau menonaktifkan penghapusan otomatis untuk pesan langsung 1:1

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Aplikasi > Google Workspace >  Google Chat.

   Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.

3. Klik Penghapusan otomatis.
4. Klik Pesan langsung 1:1.
5. (Opsional) Untuk menerapkan setelan ke departemen atau tim, di bagian samping, pilih unit organisasi. Tunjukkan caranya
6. Centang atau hapus centang kotak Aktifkan penghapusan otomatis untuk mengaktifkan atau menonaktifkan penghapusan otomatis. 
7. Untuk Jumlah hari saat pesan tetap terlihat di pesan langsung 1:1, masukkan angka antara 30 dan 36.500.
8. Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.

   Untuk memulihkan nilai yang diwarisi pada lain waktu, klik Warisi.

Mengaktifkan atau menonaktifkan penghapusan otomatis untuk pesan langsung grup

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Aplikasi > Google Workspace >  Google Chat.

   Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.

3. Klik Penghapusan otomatis.
4. Klik Pesan langsung grup.
5. Centang atau hapus centang kotak Aktifkan penghapusan otomatis untuk mengaktifkan atau menonaktifkan penghapusan otomatis. 
6. Untuk Jumlah hari saat pesan tetap terlihat di pesan grup, masukkan angka antara 30 hingga 36.500.
7. Klik Simpan.

Mengaktifkan atau menonaktifkan penghapusan otomatis untuk pesan di ruang

1. Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.

   Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.

2. Buka Menu  Aplikasi > Google Workspace >  Google Chat.

   Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.

3. Klik Penghapusan otomatis.
4. Klik Ruang.
5. Centang atau hapus centang kotak Aktifkan penghapusan otomatis untuk mengaktifkan atau menonaktifkan penghapusan otomatis. 
6. Untuk Jumlah hari saat pesan tetap terlihat di pesan ruang, masukkan angka antara 30 hingga 36.500.
7. Klik Simpan.

Informasi tambahan

• Data dapat tetap tersimpan di Vault setelah semua masa berlaku aturan retensi berakhir
• Mempertahankan pesan di Google Chat dengan Vault
• Mengaktifkan atau menonaktifkan histori chat untuk pengguna
• Mengirim dan membagikan file dalam pesan Google Chat