Як налаштувати параметри загального доступу для організації

Цю статтю призначено для адміністраторів. Щоб дізнатися, як керувати доступом до власних файлів, натомість перегляньте цю статтю.

Як адміністратор ви можете налаштовувати параметри загального доступу користувачів до файлів із розділу "Мій диск". За умовчанням користувачам доступно 2 варіанти: Обмежено або "Уся ваша організація". Щоб додати інші опції, створіть цільову аудиторію.

Цільова аудиторія – це список груп і користувачів (наприклад, з певного відділу або команди), який можна налаштувати. Створивши цільові аудиторії, ви можете вибрати певну з них як основну. Ця цільова аудиторія пропонуватиметься користувачам автоматично. Спершу основна цільова аудиторія матиме назву Ваша організація і включатиме всіх користувачів у ній.

• Приклади налаштування параметрів загального доступу
• Як застосовуються параметри загального доступу
• Як налаштувати параметри загального доступу
• Як налаштувати загальний доступ за умовчанням для нових об’єктів

Приклади налаштування параметрів загального доступу

• Налаштування основної цільової аудиторії. Ви можете вказати певну цільову аудиторію як основну за групою або організаційним підрозділом. Наприклад, якщо у вас є маркетинговий організаційний підрозділ, можна створити цільову аудиторію "Маркетинг" і вибрати її як основну для цього організаційного підрозділу. Таким чином, коли користувач у маркетинговому організаційному підрозділі надає загальний доступ до файлу, першою опцією, яку він побачить, буде "Маркетинг".
• Обмеження параметрів загального доступу. Ви можете додавати й вилучати цільові аудиторії в параметрах загального доступу користувачів. Наприклад, можна дозволити користувачам надавати загальний доступ лише для їхнього відділу, а не всієї організації.

Як застосовуються параметри загального доступу

• До спільного диска застосовуються параметри загального доступу, указані для організаційного підрозділу, якому призначено цей спільний диск.
• Якщо вилучити цільову аудиторію з налаштувань спільного доступу, користувачі все одно збережуть доступ до файлів, який їм було надано раніше. Щоб заблокувати такий доступ, вилучіть учасників з аудиторії або видаліть аудиторію зі списку цільових аудиторій у Каталозі.
• Якщо ваша організація має ліцензії Cloud Identity й Google Workspace, параметри загального доступу також застосовуватимуться до користувачів Cloud Identity.

Як налаштувати параметри загального доступу

1. Увійдіть в Консоль адміністратора Google з даними облікового запису адміністратора.

   Без облікового запису з такими правами ви не зможете отримати доступ до Консолі адміністратора.

2. Натисніть значок Додатки > Google Workspace > Диск і Документи.

   Потрібні права адміністратора "Налаштування сервісів".

3. Натисніть Налаштування спільного доступу > Цільові аудиторії.
   У списку Аудиторії відображаються всі цільові аудиторії, які вже застосовано до сервісу, у тому порядку, у якому їх наведено в налаштуваннях спільного доступу користувачів.

4. (Необов’язково) Щоб застосувати налаштування лише для деяких користувачів, збоку виберіть організаційний підрозділ (часто використовується для відділів) або групу конфігурації (додатково). Покрокові вказівки

   Налаштування групи перевизначають значення для організаційних підрозділів. Докладніше.

5. Натисніть Додати цільову аудиторію.
6. Поставте прапорець поруч із потрібною цільовою аудиторією. Якщо єдиною цільовою аудиторією є організаційний підрозділ верхнього рівня, натисніть Створити цільову аудиторію. Щоб дізнатися більше про налаштування цільових аудиторій, перегляньте цю статтю.
7. Натисніть Зберегти.
8. Наведіть курсор на цільову аудиторію, яку потрібно вибрати як основну, і перемістіть її на першу позицію, перетягнувши або вказавши відповідну цифру.
9. (Необов’язково) Укажіть інші цільові аудиторії в бажаному порядку. Щоб вилучити цільову аудиторію, натисніть значок .
10. Натисніть Зберегти. Також можна натиснути Перевизначити для організаційний підрозділ.

    Щоб відновити успадковане значення, натисніть Успадкувати (або Скинути налаштування для групи).

Перш ніж ви побачите зміни, може пройти до 24 годин. Протягом цього часу можуть періодично застосовуватися старі й нові налаштування.

Як налаштувати загальний доступ за умовчанням для нових об’єктів

За умовчанням загальний доступ до файлів обмежено. Це рекомендоване налаштування для більшості користувачів. Так вони можуть самостійно визначати, коли ділитися документами, зберігаючи особисті файли приватними.

1. Увійдіть в Консоль адміністратора Google з даними облікового запису адміністратора.

   Без облікового запису з такими правами ви не зможете отримати доступ до Консолі адміністратора.

2. Натисніть значок Додатки > Google Workspace > Диск і Документи.

   Потрібні права адміністратора "Налаштування сервісів".

3. Натисніть Налаштування спільного доступу > Загальні параметри доступу за умовчанням.

4. (Необов’язково) Щоб застосувати налаштування лише для деяких користувачів, збоку виберіть організаційний підрозділ (часто використовується для відділів) або групу конфігурації (додатково). Покрокові вказівки

   Налаштування групи перевизначають значення для організаційних підрозділів. Докладніше.

5. Виберіть один із варіантів.
   1. Доступ має лише власник. Доступ до нового файлу матиме лише його власник.
   2. До об’єкта можуть отримувати доступ усі користувачі з вашої організації, які мають посилання (для організацій без цільових аудиторій). Файли із цим налаштуванням не відображатимуться в результатах пошуку, якщо посилань на них немає в інших файлах, доступних для пошуку.
   3. Усі користувачі з вашої організації можуть знаходити цей об’єкт (для організацій без цільових аудиторій). Файли з таким налаштуванням відображатимуться на Диску користувача лише після того, як він відкриє їх або отримає відповідний доступ.
   4. Доступ можуть отримувати всі користувачі з основної цільової аудиторії, які мають посилання (для організацій із цільовими аудиторіями). Файли із цим налаштуванням не відображатимуться в результатах пошуку, якщо посилань на них немає в інших файлах, доступних для пошуку.
   5. Основна цільова аудиторія може знаходити цей об’єкт (для організацій із цільовими аудиторіями). Файли з таким налаштуванням відображатимуться на Диску користувача лише після того, як він відкриє їх або отримає відповідний доступ.
6. Натисніть Зберегти. Також можна натиснути Перевизначити для організаційний підрозділ.

   Щоб відновити успадковане значення, натисніть Успадкувати (або Скинути налаштування для групи).

Перш ніж ви побачите зміни, може пройти до 24 годин. Протягом цього часу можуть періодично застосовуватися старі й нові налаштування.