Передавши повноваження на керування електронною поштою, можна надати одному або кільком уповноваженим користувачам доступ до окремого облікового запису. Наприклад, керівник організації може делегувати її адміністратору право читати й надсилати електронні листи.
Користувачі делегованого облікового запису можуть використовувати більшість функцій Gmail, зокрема:
- автоматично сортувати електронні листи за допомогою фільтрів (правил);
- архівувати електронні листи;
- відстежувати статус електронних листів за допомогою міток.
Уповноважені користувачі можуть читати, надсилати й видаляти повідомлення замість власника делегованого облікового запису, однак їм заборонено спілкуватися в чаті з такого облікового запису або змінювати пароль для нього.
Примітка. У Gmail делеговані облікові записи виконують таку саму функцію, що й поштові скриньки зі спільним доступом.
Коли слід делегувати доступ до електронної пошти?
Можливо, у вашій організації кілька користувачів повинні читати повідомлення, надіслані на певну електронну адресу, і відповідати на них. Наприклад, усім співробітникам відділу продажів потрібно переглядати повідомлення, надіслані на адресу [email protected], і відповідати на них. У такому разі радимо призначити для облікового запису [email protected] уповноважених користувачів.
Крім надання доступу, у Google Workspace є кілька способів співпраці за допомогою електронної пошти. Залежно від того, як ваша організація використовує електронну пошту, вам можуть підійти наведені нижче варіанти.
- Псевдонім електронної адреси (або альтернативна електронна адреса) – це електронна адреса, яку ви додаєте до основної адреси користувача. Повідомлення, надіслані на псевдонім, автоматично спрямовуються в основний обліковий запис користувача. Псевдонім можна призначити лише одному користувачу. Дізнайтесь, як додати альтернативну електронну адресу.
- Пересилання електронних листів. За допомогою цієї функції ви можете надсилати повідомлення не лише вихідному одержувачу, а й додатковим одержувачам, яких ви вказали. Докладніше.
Як делегувати доступ до електронної пошти
- Один обліковий запис Google може містити до 1000 вповноважених користувачів. Щоб ефективність облікового запису не знизилася, радимо надавати доступ не більше ніж 40 користувачам одночасно.
- Адміністратори Google Workspace можуть указати, чи мають листи, надіслані вповноваженими користувачами, містити їхні електронні адреси на додачу до адреси власника облікового запису.
- Групи Google можна додавати як уповноважених користувачів облікового запису (одна група вважається одним уповноваженим користувачем).
- Псевдоніми електронної адреси не підтримують делегування, оскільки не є обліковими записами Google.
Як дозволити користувачам делегувати доступ до електронної пошти
-
Увійдіть в Консоль адміністратора Google з даними облікового запису адміністратора.
Без облікового запису з такими правами ви не зможете отримати доступ до Консолі адміністратора.
- На головній сторінці Консолі адміністратора виберіть Додатки
Google Workspace
- Натисніть Налаштування користувача
- Щоб увімкнути делегування електронної пошти, поставте прапорець біля опції Дозволити користувачам передавати доступ до своїх поштових скриньок іншим у домені.
- Щоб указати, яка адреса відправника відображатиметься для одержувача (власника облікового запису чи вповноваженого користувача), у розділі Інформація про відправника відображається одержувачу виберіть потрібний варіант.
- Натисніть Зберегти.
- Повідомте співробітників, що вони можуть додавати вповноважених користувачів або групи.
