Skorzystaj z funkcji przekazania dostępu do adresu e-mail, aby przyznać dostęp do jednego konta co najmniej jednej osobie (przedstawicielowi). Na przykład szef może wyznaczyć swojego asystenta administracyjnego do czytania i wysyłania e-maili.
Konto z przekazanym dostępem ma większość zalet Gmaila, w tym:
- automatyczne sortowanie e-maili za pomocą filtrów (reguł),
- rejestrowanie korespondencji przez archiwizowanie e-maili,
- monitorowanie stanu wiadomości za pomocą etykiet.
Przedstawiciele mogą czytać, wysyłać i usuwać wiadomości na takim koncie. Nie mogą oni jednak czatować z żadnym użytkownikiem z konta z przekazanym dostępem ani zmienić hasła.
Uwaga: w Gmailu konta z przekazanym dostępem i wspólne skrzynki odbiorcze oznaczają to samo.
Kiedy warto używać przekazywania dostępu do poczty e-mail?
W Twojej organizacji być może więcej niż 1 osoba będzie odpowiadać na wiadomości wysyłane na określony adres e-mail lub je odczytywać. Na przykład wszyscy członkowie zespołu sprzedaży będą sprawdzać wiadomości wysłane na adres [email protected] i odpowiadać na nie. W takim przypadku zalecamy przypisanie przedstawicieli do konta [email protected].
Oprócz funkcji przekazywania dostępu do poczty e-mail w Google Workspace dostępne są inne sposoby współpracy przy użyciu poczty e-mail. W zależności od sposobów używania e-maili w organizacji możesz też skorzystać z tych opcji:
- Alias e-mail: określany też jako dodatkowy adres e-mail. To adres, który dodajesz do podstawowego adresu e-mail użytkownika. Wiadomości wysyłane na alias są automatycznie wysyłane na główne konto e-mail użytkownika. Każdy alias możesz przypisać tylko 1 użytkownikowi. Dowiedz się, jak dodać dodatkowy adres e-mail.
- Przekierowanie poczty e-mail: oprócz dostarczania wiadomości do pierwotnego odbiorcy możesz dostarczać wiadomości do nowych, określonych przez Ciebie adresatów. Więcej informacji
Korzystanie z przekazywania dostępu do poczty e-mail
- Jedno konto Google może obsługiwać maksymalnie 1000 przedstawicieli. Aby nie dopuścić, by wpłynęło to na działanie konta, zalecamy używanie maksymalnie 40 kont użytkowników jednocześnie.
- Administratorzy Google Workspace mogą decydować, czy wiadomości wysyłane przez przedstawicieli zawierają adres e-mail właściciela konta i przedstawiciela czy tylko właściciela konta.
- Grupy dyskusyjne Google mogą być dodawane jako przedstawiciele konta. Jedna Grupa dyskusyjna jest liczona jako pojedynczy przedstawiciel tego konta.
- Aliasy e-mail nie obsługują przedstawicieli, ponieważ alias nie jest kontem Google.
Umożliwianie użytkownikom przekazywania dostępu do poczty e-mail
-
Zaloguj się na konto administratora w konsoli administracyjnej Google.
Jeśli nie używasz konta administratora, nie możesz uzyskać dostępu do konsoli administracyjnej.
- Na stronie głównej w konsoli administracyjnej kliknij Aplikacje
Google Workspace
- Kliknij Ustawienia użytkownika
- Aby włączyć przekazywanie dostępu do poczty e-mail, kliknij pole obok opcji Zezwalaj użytkownikom na przekazywanie dostępu do swoich skrzynek pocztowych innym osobom w domenie.
- Aby zmienić adres nadawcy widoczny dla adresata (właściciela konta lub przedstawiciela), wybierz odpowiednią opcję w sekcji Informacje o nadawcy wyświetlane adresatowi.
- Kliknij Zapisz.
- Poinformuj użytkowników, że mogą dodawać osoby lub grupy jako przedstawicieli.
