Отслеживайте использование пространства для проведения встреч в организации на панели мониторинга переговорных комнат. Если в вашей организации используется оборудование Google Meet и включен анализ занятости помещений, вы можете более точно оценивать использование устройств и переговорных комнат. Доступные статистические данные позволяют эффективно планировать встречи.
Подготовка
Чтобы пользоваться панелью мониторинга переговорных комнат максимально эффективно:
- Добавьте информацию о зданиях, оснащении и ресурсах Календаря.
- Убедитесь, что ваши переговорные комнаты основаны на структурированной информации о ресурсах в Google Календаре.
- Назначьте календари ресурсам.
- Включите анализ занятости помещения для переговорных комнат с оборудованием Google Meet.
- Выберите категорию "Пространство для проведения встреч" для переговорных комнат.
- Задайте часовой пояс для каждой комнаты.
Как перейти в панель мониторинга переговорных комнат
Для доступа к панели мониторинга необходимо право для Календаря "Мониторинг переговорных комнат".
-
Войдите в Консоль администратора Google как администратор.
Войти в консоль администратора можно, только если вы используете аккаунт администратора.
-
Нажмите на значок меню
Каталог > Здания и ресурсы > Мониторинг переговорных комнат.
Требуется право на управление Календарем.
Панель мониторинга переговорных комнат также можно найти в консоли администратора.
Как отслеживать использование видеовстреч
Используйте панель мониторинга переговорных комнат для отслеживания следующих ключевых показателей:
- количество активных переговорных комнат и других конечных точек для видео;
- количество минут видео в месяц;
- количество встреч в месяц;
- среднее количество участников в одной встрече;
- использование переговорных комнат и типов устройств;
- использование функций (например, звонков по телефону, прямых трансляций и записи).
Как посмотреть статистику использования переговорных комнат и устройств, полученную с помощью оборудования Google Meet
Если анализ занятости помещения включен, вы можете отслеживать использование помещений и устройств за выбранный период. Все указанные ниже графики будут доступны только в том случае, если в вашей организации используется оборудование Google Meet.
Чтобы уточнить результаты, настройте фильтры в разделе "Текущее представление" вверху страницы:
- Все комнаты.
- Переговорные комнаты без оборудования Google Meet.
- Переговорные комнаты с оборудованием Google Meet.
- Переговорные комнаты с оборудованием Google Meet, на котором включен анализ занятости помещений.
Изучите графики, на которых показана статистика использования переговорных комнат и устройств.
Анализ использования переговорных комнат и устройств
Доля бронирований – это среднее время бронирования в часах, поделенное на 10-часовой рабочий день. Учитываются только бронирования в период между 8:00 и 18:00.
Графики использования основаны на данных, полученных с помощью оборудования Google Meet с включенным анализом занятости помещения.
Используйте следующие определения для анализа описанных ниже таблиц:
- Повышенная заполняемость – заполняемость переговорной комнаты превысила 100 % от ее расчетной вместимости.
- Стандартная заполняемость – заполняемость переговорной комнаты составила 50–100 % от ее расчетной вместимости.
- Низкая заполняемость – заполняемость переговорной комнаты составила 1–49 % от ее расчетной вместимости.
- Свободные – в комнате никого не обнаружено.
- Нет данных – в комнате нет нужного оборудования, или анализ занятости помещения был отключен.
- Занятые – в комнате был обнаружен как минимум 1 человек.
- Свободные – в комнате никого не обнаружено.
- Нет данных – в комнате нет нужного оборудования, или анализ занятости помещения был отключен.
Как посмотреть информацию о бронировании
Рекомендуем найти переговорные комнаты, которые использовались чаще всего и реже всего, и попробовать сделать выводы для них.
| Показатель | Что показано на графике |
|---|---|
| Доля бронирований | Продолжительность использования переговорных комнат в процентах от рабочего времени. |
| Распределение бронирований | Среднее время бронирования переговорных комнат в течение дня. |
| Доля бронирований (в зависимости от времени суток) | Как часто пользователи бронируют переговорные комнаты в разное время суток. |
| Доля бронирований (в зависимости от вместимости переговорных комнат) | Продолжительность использования переговорных комнат разной вместимости в процентах от рабочего времени. |
Как посмотреть использование комнат
Определите, переговорные комнаты каких типов пользователи предпочитают для встреч. Выявляйте тенденции и закономерности. Например, вы можете обнаружить, что небольшие группы бронируют большие переговорные комнаты.
Процент принятых приглашений – это среднее количество участников, которые не отклонили приглашение, поделенное на общую вместимость переговорной комнаты. Заполняемость – это среднее количество участников, определенное поддерживаемым оборудованием, поделенное на общую вместимость переговорной комнаты.
| Показатель | Что показано на графике |
|---|---|
| Заполняемость забронированных переговорных комнат | Заполняемость забронированных переговорных комнат. |
| Заполняемость забронированных переговорных комнат в определенный период времени | Заполняемость выбранных переговорных комнат. |
| Заполняемость незабронированных переговорных комнат |
Заполняемость незабронированных переговорных комнат. |
| Заполняемость незабронированных переговорных комнат в определенный период времени | Заполняемость для незабронированных переговорных комнат среди выбранных. |
| Процент принятых приглашений (в зависимости от вместимости переговорных комнат) | Насколько заполнялись переговорные комнаты с учетом принятых приглашений. |
| Приблизительная заполняемость (в зависимости от вместимости переговорных комнат) | Фактические данные о заполняемости получены с помощью оборудования Google Meet с включенным анализом занятости помещения. |
| Наиболее и наименее востребованные переговорные комнаты | Наиболее часто и наиболее редко используемые переговорные комнаты. |
| Наиболее и наименее востребованные здания | Наиболее часто и наиболее редко используемые здания. |
Как посмотреть использование устройств
Ознакомьтесь с агрегированными данными об использовании устройств в выбранный период и используйте эту информацию для планирования переговорных комнат.
| Показатель | Что показано на графике |
|---|---|
| Использование забронированных устройств | Время использования оборудования Google Meet в переговорных комнатах. |
| Использование забронированных устройств в различное время | Использовалось ли оборудование Google Meet в определенный день. |
| Использование незабронированных устройств | Общее время использования оборудования Google Meet в тех переговорных комнатах, где оно было установлено, но которые не были забронированы. |
| Использование незабронированных устройств в различное время | Как оборудование Google Meet использовалось на повседневной основе в тех комнатах, где оно было установлено, но которые не были забронированы. |
Как посмотреть графики отмены бронирования переговорных комнат
Ознакомьтесь со статистикой отмены бронирования переговорных комнат за выбранный период времени. Чтобы уменьшить количество неиспользованных часов, измените настройки.
| Показатель | Что показано на графике |
|---|---|
| Время отмены бронирования | Общее количество часов встреч, которые стали доступны благодаря функции отмены бронирования переговорных комнат. |
| Повторно забронированное время | Количество освобожденных часов, забронированных для новых встреч. |
| Неосвобожденное время | Количество неиспользованных часов, которые не удалось освободить. Такое случается, если функция отмены бронирования не включена для переговорной комнаты или если участник встречи находится в группе исключенных пользователей. |
Рекомендации по изучению использования встреч
Анализируйте показатели встреч и формулируйте цели для улучшения по конкретным направлениям, которые важны для вас.
- Обращайте внимание на данные об использовании, которые помогут определить, переговорные комнаты и устройства каких типов пользователи предпочитают для встреч. Дополнительные выводы можно сделать из типов встреч (например, они могут быть внутренними и внешними).
- Проверяйте данные из активных встреч, чтобы выявлять тенденции и закономерности, которые можно использовать.
- Находите переговорные комнаты, которые использовались чаще всего и реже всего, и пробуйте делать выводы для них. Благодаря изучению использования переговорных комнат вы сможете решить, нужно ли повторно разворачивать системы, которые используются недостаточно интенсивно. Кроме того, вы сможете выявить закономерности, обеспечивающие успешную работу самых часто используемых переговорных комнат.
- Ознакомьтесь с данными о видеоконференциях для других компаний, размер которых аналогичен вашей, и посмотрите, наблюдаются ли такие же закономерности у вас.
- Лучшим показателем для сравнения вашей организации с другой является количество минут видеовстреч в месяц.
Как оценивать технические проблемы
Если возникают технические проблемы, убедитесь в отсутствии следующих распространенных причин:
- недостаточное покрытие сети Wi-Fi;
- неверно настроенные брандмауэр, прокси-сервер или VPN;
- недостаточная пропускная способность сети;
- устаревшее клиентское программное обеспечение.
Чаще всего такие проблемы возникают тогда, когда сотрудник использует для подключения к встрече собственное устройство.
Как использовать другие инструменты аналитики Google Meet
Google Meet предоставляет несколько инструментов, с помощью которых можно понять, как именно используются встречи в вашей организации.
Статьи по теме
- Как отменять бронирование неиспользуемых переговорных комнат в Календаре
- Права администратора для работы с панелью мониторинга переговорных комнат (Календарь)
- Как отслеживать использование переговорных комнат и ресурсов, доступных в Google Календаре
- Как включить анализ занятости помещения
- Использование структурированной информации о ресурсах в Google Календаре
- Как изменить название, тип или описание ресурса
- Как задать часовые пояса
