Dit artikel is bedoeld voor beheerders. Als u meer informatie wilt over hoe u ruimtes maakt en eraan deelneemt, bekijkt u de hulp voor eindgebruikers van Ruimtes.
Ruimtes zijn de primaire plek in Google Workspace om te communiceren, samen te werken en werk gedaan te krijgen. In ruimtes kunnen ideeën beter worden uitgewisseld, is informatie altijd toegankelijk en kunnen mensen makkelijk werken. Met ruimtes kunnen mensen in uw organisatie onderwerpen verkennen en eraan samenwerken. In ruimtes werken teams samen in een meer verbonden en productievere werkomgeving.
De kracht van ruimtes
Ruimtes zijn:
- Een centrale plek
Ruimtes werken als één plek waar het werk, de beslissingen, de mededelingen en de gesprekken van een team samenkomen. Iedereen blijft op de hoogte, omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde content en alle beslissingen kan zien. Workspace-apps en tools van derden zijn geïntegreerd in ruimtes, precies waar u ze nodig heeft.
- Onderwerpgeoriënteerd
Door onderwerpgerichte ruimtes kunnen mensen efficiënt ruimtes ordenen en effectief meldingen instellen.
- Een veilige ruimte voor discussies
Ruimtes bieden een snelle, expressieve en luchtige omgeving met informelere chatgesprekken en emoji's. Door op een informele manier te communiceren, zijn mensen in uw organisatie meer betrokken en kunnen gesprekken vrijer en veiliger worden gevoerd.
Ruimtes of groepsgesprekken?
Ruimtes zijn ideaal voor veel communicatiedoeleinden, zoals hierboven beschreven. We raden ruimtes aan als de primaire plek in Workspace voor project- en teamgerichte samenwerking, maar ook voor sociale gesprekken en algemene kennisoverdracht die steeds moet plaatsvinden.
Kleine groepsgesprekken of 1-op-1-chats zijn ideaal voor snelle, ad-hocberichten, zoals informele verduidelijkingen, snelle opvolgberichten, backchannelcommunicatie waar niet iedereen bij betrokken hoeft te zijn en korte gesprekken.
Zie Praktische tips voor groepscommunicatie voor meer informatie over wanneer u deze en andere communicatietools kunt gebruiken.
Praktische tips voor het instellen van ruimtes
Hier zijn enkele suggesties om ruimtes effectief te gebruiken in uw organisatie.
- In de meeste situaties raden we u aan de geschiedenis standaard aan te zetten, zodat mensen kunnen terugkijken naar informatie en gesprekken uit het verleden. Als de geschiedenis uitstaat, kan het zijn dat een gesprek verdwijnt voordat alle betrokkenen de kans hebben gehad het te zien. Als uw Workspace-versie dit toestaat, raden we u aan de optie De geschiedenis staat altijd aan te selecteren.
- Stel richtlijnen voor de chatetiquette van uw bedrijf op en stuur deze naar de mensen in uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan wanneer u wilt dat uw organisatie e-mail, privéchats, kleine groepsgesprekken of ruimtes gebruikt en of er andere verwachte reactietijden zijn voor deze kanalen.
- U kunt groepen importeren in een ruimte, maar dit is beperkt tot groepen met maximaal 100 leden. Als u een groep met meer dan 100 gebruikers wilt importeren, maakt u een nieuwe vindbare ruimte en stuurt u daarna de groepsleden een link om deel te nemen aan de nieuwe ruimte.
- Als u een privéchat met een groep maakt, de naam ervan wijzigt of upgradet naar een ruimte, moet u een unieke naam gebruiken. Dit geldt ook voor hoofdlettergebruik, interpunctie en internationalisatie. Als u bijvoorbeeld een ruimte heeft met de naam Lunch kunt u de volgende items niet gebruiken:
- luncH
- lun.h
- lŨnch
Dit zijn enkele specifieke richtlijnen die we aanraden:
- Gebruik ruimtes voor asynchrone discussies waarbij mensen niet tegelijkertijd online hoeven te zijn. Ze kunnen zelf bepalen wanneer ze berichten lezen en erop reageren.
- Gebruik @vermeldingen om de aandacht van mensen te trekken en te zorgen dat ze een melding krijgen. Laat gebruikers weten dat ze @all kunnen gebruiken om de aandacht van iedereen in een ruimte te trekken, maar zorg ook dat ze weten dat iedereen dan een melding krijgt. U kunt voorbeelden toevoegen van situaties waarin dit wel of niet zou worden aanbevolen in uw organisatie.
- Raad mensen aan genoeg context toe te voegen als ze mensen @vermelden in chats, vooral in grotere groepsgesprekken en ruimtes. Zo kunnen collega's makkelijker zien waar ze het over hebben, zonder dat ze alle berichten in de ruimte hoeven te lezen.
- Als u wilt dat uw gebruikers reageren op specifieke berichten zonder het hoofdgesprek in de ruimte te onderbreken, kunt u inline threads gebruiken, zodat uw gebruikers antwoorden kunnen groeperen in aparte gesprekken. Bekijk meer informatie over inline threads.
- Overweeg vindbare ruimtes te gebruiken voor onderwerpen die niet beperkt hoeven te zijn tot specifieke personen of teams. Met vindbare ruimtes is informatie transparanter, kunnen organisaties onderling begrip ontwikkelen en kunnen nieuwe leden snel aan de slag.
- Raad werknemers aan hun eigen ruimtes te maken voor hun werk. Vraag leidinggevenden ruimtes actief te gebruiken om anderen aan te moedigen dit ook te doen.
- Werk samen met ruimtebeheerders in uw organisatie om nuttige gesprekken te stimuleren, te zorgen dat mensen niet van het onderwerp afdwalen en te bepalen voor wie een ruimte beschikbaar is in uw organisatie.
Ruimtes in uw organisatie beheren
Ruimtebeheerders zijn verantwoordelijk voor de beschrijving en richtlijnen van de ruimte en voor het verwijderen van storende content. Iedereen in uw organisatie die een ruimte maakt, is automatisch een ruimtebeheerder en kan meer mensen aan de rol toewijzen. Zie Meer informatie over uw rol als ruimtebeheerder voor meer informatie.
U kunt ook instellen dat bepaalde mensen in uw organisatie automatisch de rol van ruimtebeheerder krijgen. Zo voorkomt u dat er onbeheerde ruimtes ontstaan, bijvoorbeeld als een ruimtebeheerder de ruimte verlaat of het account van de ruimtebeheerder wordt verwijderd of opgeschort. Als de maker van de ruimte geen lid meer is of al 90 dagen niet actief is, krijgen maximaal 3 van de eerste actieve leden van de ruimte automatisch de rol van ruimtebeheerder.
In berichten en de ledenlijst staat naast de namen van ruimtebeheerders een ruit .
